Paramétrage des modes envoi sur le logiciel syndic de copropriété

Le logiciel de gestion syndic de copropriété vous donne la possibilité de « prédéfinir » vos différents types de communications au préalable pour tous les copropriétaires.

Dans ce tutoriel, nous allons voir comment faire ce paramétrage initial ainsi que faire le paramétrage personnalisé en fonction des préférences de chaque copropriétaire.

Pour accéder au nouvel écran de ce paramétrage, allez dans le menu « Paramétrage » puis dans « Paramétrage des communications ».

Ici, vous aurez 6 types de mode d’envoi : Courrier / Remise en main propre / Email / LRE AR24 / Avis électronique / SMS

Pour chaque mode d’envoi, vous avez les différents courriers :

• Message d’information
• Appels de fonds
• Relevés de compte et charges
• Convocation Assemblée Générale
• PV Assemblée Générale
• Relances
• Lettres
• Mandat SEPA

Par défaut, toutes les options sont cochées.

Pour chaque type de courrier indiqué dans la liste à gauche de votre écran, vous pourrez choisir une de ces options :

1. Activé, envoi par défaut : Si vous avez décidé de rester sur cette option, cela signifie que cette combinaison sera par défaut activée sur tous les copropriétaires. Par exemple, si vous mettez « Message d’information » par « Email » sur cette option, cela sera activé pour tous les copropriétaires automatiquement à leur création de ceux ci.
2. Activé : si vous choisissez cette option, le logiciel va considérer que par défaut, cela n’est pas activé sur tous les copropriétaires mais reste activable si vous souhaitez modifier cette information pour certains propriétaires de votre choix.
3. Désactivé : cette option indique que vous ne souhaitez pas utiliser ce mode d’envoi pour ce type de courrier. Donc par défaut, cette option ne sera pas disponible dans le choix de mode d’envoi au niveau des copropriétaires.

Veuillez noter que tous vos choix dans le paramétrage global vont rester modifiables.

Une fois le paramétrage global terminé, vous pouvez vous rendre dans la liste des copropriétaires pour mettre à jour les cas particuliers.

Allez sur la fiche propriétaire de votre choix, cliquez sur « Modifier le propriétaire » puis sur le bouton « Paramétrage des modes de communication » :

Dans cet exemple, nous allons voir un copropriétaire qui :

• Souhaite recevoir uniquement la convocation par courrier : vous pouvez décocher la case « Courrier » puis cocher uniquement pour la convocation ;
• Ne souhaite rien recevoir en main propre : on décoche la case « Remise en main propre » définitivement ;
• Souhaite recevoir tous les documents par mail (à l’exception de convocation, PV et message d’information) ;
• Souhaite recevoir son PV par LRE uniquement ;
• Ne souhaite rien recevoir par Avis électronique ;
• Souhaite recevoir les messages d’information par SMS.

De cette façon, vous pouvez « personnaliser » le choix des modes d’envoi pour chacun des copropriétaires.

Attention, si aucune personnalisation n’est faite, le logiciel se basera sur le paramétrage global.