Ag contenu de la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires

Afin d'être parfaitement au courant des questions qui seront débattues à l'occasion de l'AG, la convocation qui est adressée aux copropriétaires doit contenir un certain nombre de précisions obligatoires :

• l'indication du lieu, de la date et de l'heure de la réunion ;
• l'indication de l'ordre du jour de l'assemblée ;
• les modalités de consultation des pièces justificatives des charges de copropriété, lorsque l'AG doit statuer sur les comptes.

En fonction des questions inscrites à l'ordre du jour, la convocation doit être obligatoirement accompagnée d'un certain nombre de documents.
Ils doivent, pour la validité juridique des décisions prises, être "notifiés" (c'est à dire adressés de la même manière que la convocation) au plus tard en même temps que l'ordre du jour.
Il s'agit par exemple des documents comptables (état financier et comptes de gestion conformes aux règles comptables spécifiques des syndicats des copropriétaire fixés par décret) lorsque l'AG aura à approuver les comptes de l'année écoulée, projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l'assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel.

Pour certains types de décisions, il doit également être joint un projet de résolution, par exemple lorsque l'assemblée est appelée à autoriser un copropriétaire à effectuer des travaux affectant les parties communes, ou à autoriser, s'il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice.

Tout copropriétaire peut , une fois par an et pendant un jour au moins, consulter chez le syndic les pièces justificatives des charges de copropriété (factures, contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants, quantité consommée et prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, etc.).
Ce droit de consultation s'exerce dans le délai qui s'écoule entre la convocation de l'assemblée générale appelée à approuver les comptes et la tenue de celle-ci.
Cette consultation se fait selon des modalités déterminées à l'occasion d'une précédente assemblée générale, ou d'un commun accord entre les copropriétaires intéressés et le syndic. Si vous voulez exercer ce droit que vous reconnait la loi, le plus simple est de prendre contact avec votre syndic, ou avec le président de votre conseil syndical.

L'AG ne peut prendre de décisions que sur les questions qui figurent dans l'ordre du jour.
Attention, les questions doivent en outre être précises : cela signifie que l'AG ne peut prendre de décisions valables si leur libellé est trop vague ou imprécis, comme par exemple "questions diverses", ou encore "problèmes à règler sur les parties communes". Une discussion sur un sujet non inscrit ou trop vague est évidemment possible, mais aucune décision ne pourra être prise sur un tel sujet, sous risque d'être annulée.

L'ordre du jour de l'AG est établi par la personne qui procède à la convocation, c'est-à-dire en principe le syndic.
La plupart du temps, bien que cela ne soit pas une obligation, celui-ci prend soin d'y associer le Conseil syndical, ou du moins son président.
A tout moment, vous pouvez adresser par lettre recommandée au syndic la ou les questions que vous voudriez voir inscrites à l'ordre du jour de l'assemblée générale.
Le syndic doit porter ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la première assemblée qui suit.
Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante.

Toute question doit être formulée de façon précise et accompagnée des documents éventuellement nécessaires pour la validité de la décision, par exemple des devis s'il y a demande d'une autorisation de faire des travaux.
Le syndic n'est pas censé suppléer à cette tâche.
Cependant, si ces conditions sont remplies, le syndic sera obligé de donner suite à la demande.
Si la question inscrite comporte une décision à prendre, il restera alors peut-être le plus difficile : obtenir de l'AG une décision qui corresponde à aux souhaits demandés.