La gestion des signatures électroniques via le Centre de signatures

Toujours plus réactif et agile, VILOGI vous propose une solution simple et sécurisée pour envoyer et signer vos documents en ligne, comme les baux, actes de cautionnements, procès-verbaux ainsi que vos propres documents en format PDF.

Les signatures électroniques, utilisées sur VILOGI, sont conformes au règlement européen eIDAS. Notre partenaire UNIVERSIGN garantit la sécurité de vos transactions et vous permet de simplifier vos procédures de contractualisation et comme résultat, de diminuer vos coûts.

Vous pouvez lancer et gérer vos signatures électroniques directement depuis le Centre de signatures sur votre logiciel de gestion locative.

Dans ce tutoriel, vous allez apprendre comment gérer, et suivre vos procédures de signature électronique via le Centre de signatures.

Pour lancer une nouvelle procédure de signature électronique sur VILOGI, il existe 2 méthodes : sur la fiche du document VILOGI directement (sur la fiche du bail pour signer le bail et l’acte de cautionnement) et via le Centre de signatures.

Pour accéder au centre de signatures, rendez-vous dans l’onglet « LOCATIONS » puis ouvrez le Centre de signatures.

Depuis le centre de Signatures, vous avez la possibilité de lancer toutes vos procédures de la signature électronique.

Pour ce faire, cliquez sur « Nouvelle signature ».
En cliquant sur le champ de recherche, vous trouverez l’ensemble de vos documents générés par VILOGI – tous les baux et les actes de cautionnement à signer électroniquement. (1)

Si vous souhaitez faire signer d’autres documents qui ne sont pas présents sur VILOGI, vous pouvez tout simplement charger votre document (en PDF) sur VILOGI.
Pour cela, cliquez sur « Autre document » et chargez votre document en format PDF. (2)

Vous pouvez suivre toutes les procédures de la signature électronique via le Centre de signatures : le logiciel vous affiche le statut de vos procédures et leurs avancements en temps réel.

Le Centre de signatures étant synchronisé avec UNIVERSIGN vous informe sur l’avancement de l’ensemble de vos procédures en vous permettant de gérer vos signatures électroniques sans quitter VILOGI.

Ci-dessous les actions que vous pouvez réaliser via le Centre de signatures :

    1) Suivre le statut de vos procédures de signature électronique :

• « Signé » signifie que le document a été signé par toutes les parties concernées ;
• « En cours » signifie que le document n’a pas encore été signé ou a été signé partiellement, c’est-à-dire par une partie des signataires ;
• « Annulé » - ce statut vous informe que la procédure de la signature électronique a été annulée ;
• « Expiré » montre que la procédure a été expirée mais peut être relancée (la procédure de la signature électronique est valide jusqu’à 14 jours et considérée comme expirée au-delà de ce délais).

    2) Suivre qui a signé le document dans la partie « Signataires »

    3) Consulter les intitulés de vos procédures

    4) Consulter la date du lancement de vos procédures

    5) Suivre la date d’expiration de vos procédures

    6) Relancer les procédures expirées auprès de ceux qui n’ont pas encore signé électroniquement

    7) Annuler les procédures de signature électronique.

Si vous souhaitez voir plus de détails sur une signature en particulière, cliquez sur la signature souhaitée pour voir des signataires ayant signés le document.
Cette action vous permet également de consulter des coordonnées des signataires, relancer si besoin la procédure et suivre les statuts de chacun des signataires.

C'est tout-à-fait possible de reprendre et de relancer une procédure annulée ou expirée. Pour ce faire, à côté des procédures annulées, vous trouverez une petite plume qui vous permet de recommencer la procédure de la signature électronique (en cas d'annulation ou d'expiration).

Si vous souhaitez consulter un document à signer, cliquez sur la petite feuille blanche (1).

Pour consulter un document déjà signé (complétement ou partiellement), cliquez sur le l'icône document PDF (2).

Afin d’extraire l’historique des procédures lancées sur votre logiciel de gestion locative, n’hésitez pas à aller dans « Historique des signatures » qui se trouve dans le Centre de signatures. Ici, vous pouvez récupérer la liste de vos procédures sans ou avec des signataires (sous le format excel). Voici comment accéder à l'historique des procédures de signature électronique :