Gérer les impayés des copropriétaires sur VILOGI

Il incombe au syndic d'assurer le suivi des créances des copropriétaires vis-à-vis du syndicat des copropriétaires. La gestion financière de la copropriété repose sur les contributions des copropriétaires, qui garantissent l'équilibre des dépenses liées à l'entretien de l'immeuble et, par conséquent, la préservation de leur patrimoine.

Votre logiciel de gestion de syndic vous permet de suivre en temps réel les impayés. Il offre une visibilité instantanée sur les retards de paiement des copropriétaires ainsi que ceux de la copropriété envers ses fournisseurs.

Voici les outils proposés par le logiciel :

• Synthèse des retards de paiement des copropriétaires, accessible depuis la page d'accueil de votre copropriété
• Graphique des impayés des copropriétaires
• Synthèse des retards de paiement des fournisseurs, également disponible sur la page d'accueil
• Graphique des retards de paiement des fournisseurs
• Détail des impayés avec possibilité d'impression des lettres de relance
• Gestion complète des lettres de relance pour les copropriétaires en retard de paiement
• Imputation automatique des frais de relance sur le compte des copropriétaires (option)
• Codes d'exclusion pour les copropriétaires exemptés des relances
• Mise en place d'échéanciers pour le règlement des appels de fonds

Pour consulter vos impayés et générer vos lettres de relance, rendez-vous dans l'onglet « Finances », puis sélectionnez « Impayés ».

Sur la page des impayés, vous pourrez visualiser tous les copropriétaires débiteurs ainsi que les montants des impayés à ce jour.

Avant de générer les relances, vous avez la possibilité de configurer les paramètres des impayés, vous permettant de personnaliser les lettres de relance pour chaque immeuble.

Pour générer vos lettres de relance, commencez par sélectionner la copropriété à relancer. Pour cela, faites glisser les immeubles souhaités vers la droite comme illustré ci-dessous :

• Si vous souhaitez générer des lettres de relance pour toutes vos copropriétés, cliquez sur « Ajouter » pour sélectionner tous les immeubles.
• Si vous souhaitez des lettres de relance pour une coporpriété, faites glisser la copropriété souhaitée dans la section « Copropriétés sélectionnées ».

Pour générer vos lettres de relances :

5. Date de relance : Indiquez la date de relance.

6. Montant minimum relance : Si ce montant est 0, tous les propriétaires seront inclus dans les relances, quelle que soit leur dette. En entrant un montant différent de 0, vous filtrerez les copropriétaires en fonction de leurs dettes.

7. Frais de relance : Vous pouvez appliquer des frais de relance à tous vos copropriétaires. Pour ce faire, indiquez le montant des frais et précisez votre cabinet de syndic dans la section « Fournisseur ».

8. Relance : Séléctionner le type de relance (1ère, 2ème ou mise en demeure).

9. Pourcentage minimum de relance : vous pouvez définir un taux d'impayés pour les copropriétaires. Par exemple, si M. Dubois doit 200 euros et a payé 150 euros, il a un taux d'impayés de 25%. En entrant 25% dans ce champ, seuls les propriétaires ayant un taux d'impayés égal ou supérieur à ce pourcentage seront relancés. Notez que le logiciel prendra en compte soit le montant minimum de relance, soit le pourcentage minimum de relance, mais pas les deux simultanément.

10. Compte fournisseur : Sélectionnez le compte fournisseur approprié.

11. Générer : Générer la relance.

12. En cliquant sur « Plus d’options », vous pouvez personnaliser le texte par défaut qui apparaîtra sur les lettres de relance.

13. La section dans laquelle vous pourrez adapter le texte de relance à votre convenance.

14. Vous avez la possibilité d'inclure les relevés de compte dans chaque lettre de relance en glissant le curseur sur "OUI".

15. Vous avez la possibilité  de valider automatiquement les factures de relance sur les comptes des copropriétaires en glissant le curseur sur "OUI".

16. Vous pouvez également annuler les exclusions présentes sur les fiches des propriétaires.

17. Vous pourrez voir apparaître  la liste des propriétaires à relancer.

18. Vous aurez la possibilité d'imprimer au format PDF la liste des propriétaire en impayés.

19. Cliquez sur l'onglet « Générer » pour fusionner les documents.