La remise d'encaissement via chèques scannés

La réglementation impose aux gestionnaires (syndics / administrateurs de biens) d’enregistrer les chèques reçus au fur et à mesure de leur réception.
Tout chèque réceptionné doit être inscrit dans les livres comptables de la copropriété, même s’il n’est pas immédiatement déposé à la banque.

La procédure de remise de chèques permet au syndic d’enregistrer ces chèques au fil de l’eau, sans avoir à se soucier de la copropriété ou du compte bancaire associé :

• À partir du nom du copropriétaire émetteur, le logiciel identifie automatiquement la copropriété concernée ainsi que la banque correspondante.

• Une fois la saisie des chèques terminée, le logiciel génère les bordereaux de remise, distinctement pour chaque banque et chaque copropriété.

• Les montants saisis sont d’abord enregistrés sur le compte intermédiaire 5112000 – Chèques à encaisser, qui apparaît alors en contrepartie sur les comptes des copropriétaires.

• Lors de la validation de la remise des chèques (via le bouton VALIDATION), et uniquement à ce moment-là, le compte intermédiaire est soldé par le débit du compte bancaire 512000xx.

• Lors du rapprochement bancaire de la copropriété, seul le montant global de la remise en banque devra être pointé (correspondant au total des chèques déposés).

Attention : Après validation de la remise des chèques à l’encaissement, il ne sera plus possible de la modifier. Conformément à la réglementation, toute anomalie constatée après validation devra être corrigée par des écritures comptables appropriées.

Remarque : Lors de l’enregistrement des chèques, c’est bien le compte 511200 qui apparaîtra en contrepartie sur les comptes des copropriétaires, et non le compte bancaire 512000.

1 - Accéder à la remise d’encaissement
Pour accéder à la fonctionnalité, allez dans l’onglet «Finances», puis cliquez sur «Remise d’encaissement».

2 - Afficher la liste des remises d’encaissement
Une fois dans l’écran dédié, vous verrez apparaître la liste de toutes les remises d’encaissement déjà enregistrées.

3 - Ajouter une nouvelle remise d’encaissement
Si vous souhaitez enregistrer une nouvelle remise, utilisez l'onglet «Nouveau» depuis cet écran.

4 - Supprimer, modifier ou consulter une remise existante
Pour gérer une remise existante, sélectionnez-la dans la liste, puis choisissez l’action souhaitée : Supprimer (icône poubelle rouge), Modifier (icône feuille bleue) ou Consulter (icône document PDF).

Comme indiqué précédemment, si vous souhaitez enregistrer une nouvelle remise de chèques, il vous suffit de cliquer sur l'onglet "Nouveau".

1- Sélectionner le type de dépôt
Choisissez entre "Remise de chèques" ou "Virements".

2-  Saisir la date du dépôt
Indiquez la date du dépôt des chèques à la banque. Cette date correspond aux écritures figurant sur le journal de banque de chaque copropriété.

3-  Modifier l'apparence du bordereau (si nécessaire)
Ici, vous pouvez ajuster l’apparence du bordereau de remise de chèques. Par défaut, tous les éléments saisis lors de l'encaissement (dans la rubrique "Encaisser un copropriétaire") seront automatiquement renseignés dans la case "Libellé automatique" : Chèque, n° de pièce, nom de l'émetteur et date.

4- Télécharger les chèques scannés
Si vous avez des chèques scannés, vous pouvez les télécharger ici.

5- Enregistrer la remise
Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour valider la création de la remise. La nouvelle remise apparaîtra ensuite dans la liste des remises, et vous pourrez y accéder à tout moment en cliquant sur l’icône bleue en face de chaque remise.

Sur cet écran, vous pouvez définir plusieurs paramètres :

• Indiquer la référence de l’appel de fonds concerné (vous pouvez utiliser l’icône loupe pour afficher la liste des appels de fonds disponibles).

• Sélectionner le copropriétaire payeur.

• Choisir la banque.

• Saisir, si nécessaire, le numéro de pièce.

• Indiquer la date.

• Renseigner la banque émettrice.

• Indiquer le nom de l’émetteur.

• Joindre une copie numérisée du chèque (si besoin).

• Saisir le montant exact du chèque.

• Cliquer sur ENREGISTRER.

Une fois ces informations enregistrées, le chèque sera ajouté à la remise. Vous pouvez saisir des chèques pour plusieurs copropriétés : VILOGI générera automatiquement un bordereau de remise distinct pour chaque copropriété.

Si vous avez ajouté vos chèques scannés lors de la création de la remise, le logiciel vous indiquera le nombre de chèques en attente de traitement.

Pour valider chaque chèque importé, procédez comme suit :

• Cliquez sur la ligne «x chèque(s) scanné(s) en attente».

• Sélectionnez le chèque à traiter.

• Vérifiez les informations pré-remplies par le logiciel : il tentera d’alimenter automatiquement les champs Copropriétaire, Banque, N° de pièce, Montant, N° de compte chèque.

• Si certaines informations n’ont pas pu être identifiées, complétez-les manuellement.

• Cliquez sur Enregistrer pour valider le chèque.

Légende :

1. La poubelle permet de supprimer le chèque.

2. L’entonnoir permet d’alimenter l’écran de saisie avec les informations du chèque, à contrôler.

3.  Pour voir le chèque scanné, recto et verso.

4. Il vous revient de vérifier les informations préremplies et de les corriger si nécessaire. VILOGI complète automatiquement les champs à partir des données disponibles sur le chèque.

   Une fois les informations validées, cliquez sur «Enregistrer».

Lorsque les liasses de chèques et leurs bordereaux respectifs (que vous aurez édités à l’aide des icônes PDF situées en face de chaque remise enregistrée) sont prêtes à être déposées à la banque :

• Cliquez sur «VALIDER LA REMISE».

• VILOGI générera automatiquement les écritures comptables sur les comptes des copropriétaires payeurs.

À noter :

• Lors de la remise à l’encaissement, le logiciel enregistre immédiatement les paiements sur les comptes des copropriétaires via le compte 511000 – Chèques à encaisser.

• Lors de la validation de la remise (pour dépôt en banque), le logiciel génère automatiquement une écriture de transfert entre le 511 et le 512, pour le montant total de la remise.

• Cette méthode vous permet de ne pointer qu’une seule écriture globale sur le compte bancaire lors du rapprochement bancaire.

• Cette procédure est conforme à la réglementation comptable en vigueur.