La reprise en Gestion Locative étape par étape (1)

Pour la première utilisation de votre nouveau logiciel de gérance en mode SaaS VILOGI, il est nécessaire de faire la reprise des données techniques et comptables.

Cela concerne les données des locataires, des bailleurs,  des biens, les mandats de gestion, les baux détaillés...

L'organisation de cette reprise est simple à réaliser sur le logiciel des gestion locative full web VILOGI.

Les données seront reprises dans l'ordre, de manière à reconstituer le détail des baux d'origine.

Ces éléments serviront pas la suite à assurer la gestion chronologique des mandats de gestion et des baux sur le logiciel de gestion locative VILOGI, comme par exemple la révision des loyers, suivre les dates clés des baux, assurer les traitements de la sortie des locataires et disposer de comptes cohérents lors du contrôle de votre caisse de garantie.

Etapes clés :

1. Dans un premier temps, il faudra collecter les données techniques de base qui serviront à reconstituer les baux et les comptes habituellement utilisés par le cabinet de gestion.
   • Création de bailleurs, informations, mandats de gestion/mise en location, les contrats d'assurances...
   • Création des biens et des immeubles,
   • Lier les biens aux bailleurs
   • Création des locataires
   • Création des fournisseurs
2. Puis il s'agira de reconstituer les baux qui uniront les informations du bail (locataire, bailleur et le bien loué) ainsi que les paramètre du bail
3. Il reste maintenant la saisie de la reprise des soldes des comptes de gestion, bailleurs, locataires...
4. Vérifier que l'ensemble de la reprise des soldes est cohérent et que la balance de reprise est équilibrée (le total des montants au débit doit égal au total des montants au crédit)

A titre d'exemple simplifié, voici un tableau récapitulant les divers élements à reprendre.

1. La date de la reprise des soldes,
2. Le numéro de compte,
3. Le libellé ou intitulé des comptes,
4. La colonne des montants au débit,
5. La colonne des montants au crédit,
6. Le montant au débit du compte de la banque de gestion
7. On remarquera l'équilibre des soldes de la colonne DEBIT et celle au CREDIT

Explications pour une reprise des soldes au 01/01/2015 :

Dans la colonne DEBIT :

Ligne 1 : les montants dus par les locataires à la date de la reprise (ici 2 locataires, DUPONT et DURANT) (on reprendra ici le solde individuel de chaque locataire)

Ligne 2 : le solde du compte de la banque de gestion du cabilet

Ligne 3 :le solde du compte banque sur lequel sont entreposés les dépôts de garantie détenu par le cabinet

Dans la colonne CREDIT :

Ligne 4 : le compte QUITTANCE A RECOUVRER correspondant à la contrepartie de la ligne 1 (ci-dessus)

Ligne 5 : Les montant des Dépôt de Garantie détenus par le cabinet pour le compte de ses mandants les bailleurs (on remarquera que le total des DG correspond ici au solde de la banque dédié aux DG)

Ligne 6 : Les montants dus aux bailleurs par le cabinet de gestion à la date de la reprise (on reprendra ici le solde individuel de chaque bailleur)

Ligne 7 : La dette du cabinet vis à vis de son fournisseur AXA pour l'assurance GLI

Ligne 6 : Le montant des honoraires de gestion du compte 70612 (produits collectés par le cabinet au titre de ses honoraires)

Ligne 7 : Le montant des honoraires relatifs à le GLI facturés aux bailleurs du compte 70616 (produits collectés par le cabinet au titre de la GLI)

Ligne 10 : Les totaux des colonnes débit et crédit qui doivent ABSOLUMENT être égaux.

Pour accéder à l'interface de la reprise des soldes sur le logiciel gérance locative :

1. Cliquer sur le lien PARAMETRAGE en haut à droite de chaque écran
2. Cliquer ensuite sur le menu REPRISE DE SOLDE à gauche de l'écran

Cette étape est très simple à réaliser :

Nous allons saisir ici le solde du compte d'un locataire (les loyers restant à payer)

1. Sélectionner le compte du locataire dans la liste des comptes (faire défiler la liste)
2. S'assurer que l'exercice est le bon sur lequel vous allez démarrer avec l'application VILOGI
3. Saisir la date de la reprise (comme indiqué plus haut, saisir toujours la reprise à une date unique ET le premier jour de l'exercice comptable du cabinet qui est à réaliser par année civile)
4. Sélectionner le bien loué par le locataire (le bien actuellement loué apparaitra automatiquement)
5. Saisir le montant du par le locataire dans la case DEBIT
6. Enregistrer l'écriture et passer à la suivante

Une fois le mouvement enregistré, vous apercevez l'écriture dans le cadre inférieur de l'écran comme indiqué à l'étape suivante.

Pour illustrer ce premier exemple de saisie de la reprise du solde du locataire, aller dans l'écran du locataire, et observez le cadre des ECRITURES.

On voit ici la seule et unique écriture de reprise du solde qui vient d'être passée sur le compte du locataire.

1. Date de l'écriture
2. Libellé de l'écriture, placé automatiquement par le logiciel
3. La désignation du bien du locataire
4. Le journal comptable concerné (défini automatiquement par le logiciel)
5. Le montant saisi précédemment au débit du compte du locataire
6. Le compte de contre-partie passé automatiquement par le logiciel (ici le compte 110000 qui est un compte réservé par le logiciel que vous ne devez jamais modifier)
7. Le solde (glissant) du locataire à la date indiquée

Toujours sur le même principe, voici comment saisir la reprise du solde de la banque de gestion du cabinet.

1. Sélectionner le compte correspondant à la banque de gestion
2. Vérifier l'exercice
3. La date de reprise (toujours la même)
4. Saisir le montant du solde de la banque au 1er jour de l'exercice
5. Cliquer sur le bouton ENREGISTRER.

Pour la banque sur laquelle sont entreposés les Dépôts de Garantie, procéder de la même manière (non montré ici)

On remarquera en dessous les écritures préalablement passées pour les locataires.

Nous repronnons ici le solde du compte quittance à recouvrer, mais dont les montant figure cette fois au crédit (pour rappel ce compte correspond au montant total des sommes dues par les locataires du cabinet à la date de reprise).

1. Sélectionner le compte 410-70 quittance à recouvrer
2. Vérifier l'exercice
3. La date de reprise (toujours la même)
4. Saisir le montant du solde AU CREDIT
5. Cliquer sur le bouton ENREGISTRER.

Continuer à saisir les dépôts de garantie détenus pour chacun des bailleurs (dans cet exemple nous saisirons le 2ème DG non montré ici).

Nous reprendrons ici le montant du dépôt de garantie déténu pour le compte du mandant, le bailleur LAVIGNE dans cet exemple de reprise des soldes.

Celui-ci s'élève à 120€

1. Sélectionner le compte 400-X-20 qui est le sous-compte du bailleur qui porte le n° de compte 400-1-20 dans cet exemple
2. Vérifier l'exercice
3. La date de reprise (toujours la même)
4. Saisir le bien qui fait l'objet du DG
5. Saisir le montant du solde AU CREDIT
6. Cliquer sur le bouton ENREGISTRER.

Poursuivre la saisie de tous les dépôts de garantie détenus par le cabinet de gestion.

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