Reprise des dépôts de garantie conservés

Lors de la reprise des comptes sur le logiciel de gérance VILOGI, il est impératif de resonstituer les Dépôts de Garanties Conservés en Portefeuille par le Cabinet.

Ce traitement consiste à reconstituer les flux financiers de ces dépôts de garantie qui sont très simples à effectuer.

Il sera nécesssaire en fin de traitement de vérifier l'ensemble des dépôts de garantie  conservés grace au document de synthèse spécial proposé sur le logiciel.

Rappellons que les Dépôts de garantie conservés avec le logiciel de gérance locative, apparaissent aussi sur les relevés de gestion des bailleurs.

En préalable, il est bien évident que le gestionnaire devra reconstituer le bail, liant le locataire, le bien loué et le bailleur, avec la date d'entrée dans les lieux, le montant du loyer, les provisions pour charges....).

C'est à partir de ces éléments que la reprise des soldes (ici le Dépôt de Garantie) est rendu possible.

A la fin de la reprise de tous les dépôts de garantis conservés, il sera ainsi facile de vérifier que le montant en banque correspond aux encours locataires/bailleurs ainsi que du montant total des dépôts de garantie conservés.

Voici le détail des écritures comptables passées sur le logiciel à l'occasion de la saisie de la reprise des soldes par le gestionnaire.

La reprise des dépôts de garantie se fera en 2 écritures sur le logiciel de gérance locative.

1. Une première écriture pour affecter le compte spécial DG du bailleur avec en contrepartie le compte du locataire. A ce stade, le compte du locataire se trouve, pour quelques instants, affecté d'un montant qu'il a déjà versé lors de son entrée dans les lieux (à la signature du bail).
2. Une seconde écriture qui va solder le compte du locataire de ce montant, avec en contrepartie de compte banque du gestionnaire. On retrouve ici la notion des dépots de garanties figurants sur le compte banque de l'agent immobilier.

Nous allons voir maintenant comment passer ces écritures de reprise sur le logiciel.

Les écritures sont à passer sur l'écran des écritures comme indiqué ci-dessous

Nous allons ici simuler l'affectation du DG du locataire sur le compte spécifique (lié au bailleur).

Voici les éléments à saisir avec beaucoup d'attention de manière à ne pas faire d'erreur, chaque point de détail ayant son rôle et ses conséquences dans la gestion du bien.

Sélectionner le compte du locataire qui est visé par le dépôt de garantie:  le n° commence par 411 suivi de différents chifres et du nom du locataire puis du bailleur entre parenthèse, comme par exemple 411-xx-17 GOBAGYM (Bailleur WILSON Valérie ).

1. Sélectionner le compte DEPOT DE GARANTIE DU BAILLEUR: le n° commence par 400 et fini par 20 suivi du nom du bailleur, comme par exemple 400-17-20 WILSON Valérie DG
2. Sélectionner le bien qui a fait l'objet du bail et du dépôt de garantie conservé
3. Saisir un n° de piece, ici nous avons saisi «Reprise DG»
4. Saisir le montant du DG
5. Saisir la date de la reprise (ici le 01/01/2017)
6. Sélectionner le journal des A Nouveau (ce qui permettra de localiser les écritures de reprise par la suite)
7. Sélectionner l'exercice (ici l'exercice 2017)
8. Saisir un libellé explicite (ici nous avons saisi « Reprise Dépôt de Garantie»)
9. Sur la ligne de déclaration qui concerne la bailleur NE RIEN REMPLIR
10. Possibilité de joindre un document scanné sur cette écriture (GED)
11. Sur la ligne des charges locatives NE RIEN REMPLIR
12. Enregistrer votre travail

Cette seconde écriture SIMULE le reglement du DG, ce qui permet de solder le compte du locataire pour ce DG 1ère écriture passée ci-dessus. Elle consiste simplement à saisir le reglement de ce DG.

Cela alimentera le compte Banque de gestion du cabinet, ce qui est obligatoire pour reconstituer aussi les fonds conservés.

1. Sélectionner le locataire
2. La date de l'écriture (saisir la même date que la 1ère écriture ci-dessus)
3. Le local loué par le locataire
4. La banque du gestionnaire qui gère les DG
5. Le journal de Banque
6. N° piece (facultatif)
7. Saisir un libellé explicite "reprise du DG" par exemple, de manière à bien repérer cette écriture sur les relevés de comptes.
8. Le montant du dépôt de garantie
9. Vérifiez bien que le montant affecté au reglement est bien coché comme indiqué dans le cercle rouge ci-dessous !
10. ENREGISTRER l'écriture

Sur l'écran du bailleur (tout en bas) figure le détail de la reprise du dépôt de garantie que nous venons de saisir.

On apperçoit ici le dép$ot de garantie que nous avons saisi lors de la reprise.

Le traitement des dépôts de garantie est maintenant terminé pour ce bail.

Les relevés de gestion remis aux bailleurs font apparaitre les dépots de garantie conservés par le cabinet de gestion.

Pour éditer et imprimer l'ensemble des dépôts de garantie conservés par le cabinet de gestion :

1. Onglet FINANCES
2. Menu Dépôts de Garantie
3. Saisir la date à laquelle vous souhaitez éditer l'ensemble des dépôts de garantie détenus
4. Cliquer sur le bouton consultation, cela a pour effet d'éditer la liste nominative des dépots de garanties
5. Cliquer sur le lien VERSION IMPRIMABLE pour éditer le document au format PDF exportable et imprimable.