Comment mettre en place un échéancier de paiement locataire

Le module « Echéancier » permet de mettre en place une échéance sur les comptes des locataires qui est pour le but d’« étaler » le montant de dette sur plusieurs mois.

L’échéancier donne la possibilité de répartir les impayés des locataires, d’exclure les locataires concernés des relances des impayés, de lancer des prélèvements par montant d’une échéance automatiquement.

Ce tutoriel va montrer comment créer un échéancier mais également comment faire toutes les actions indiquées ci-dessus sur votre logiciel de gestion locative.

Afin de commencer la création d’un échéancier, allez sur la fiche du locataire concerné.

Un peu plus bas sur la fiche locataire, vous aurez le module « Echéancier ».  Cliquez sur « Générer un échéancier » pour commencer la procédure.

Voici les données à compléter afin d’enregistrer un échéancier :

1. Montant global : par défaut, le logiciel met le montant de dette actuelle du locataire. Bien évidemment, si le montant de l’échéancier est différent, vous pouvez modifier le montant manuellement
2. Date Début de l'échéancier : correspond à la date de début de l’échéance
3. Date Fin de l'échéancier : correspond à la fin de l’échéance
4. Echéancier : vous devez choisir la fréquence à laquelle le locataire va devoir payer le montant dû. Vous pouvez choisir une seule période
5. Nombre d'échéance : cette case se remplit automatiquement en fonction des dates et de la fréquence de paiement
6. Montant d'une échéance : cette case se remplit automatiquement en fonction du montant total et de la fréquence d’échéancier
7. Type d'échéancier : à vous de choisir s’il s’agit d’un échéancier provoqué par la décision de justice ou à l’amiable.

Suite à la création d’un échéancier, vous aurez plusieurs icônes qui correspondent aux actions suivantes :

• PDF : à la création d’un échéancier, le logiciel génère un document pdf avec toutes les échéances à payer. Ce document est à envoyer au locataire concerné pour la signature
• Cahier bleu : en cliquant sur ce dernier, vous pouvez modifier les dates et les montants de l’échéancier manuellement. Vous pourrez également modifier le « statut » de chaque échéance (mettre « en attente » / « payé » / « impayé »)
• Cadenas jaune pour clôturer l’échéancier
• Poubelle rouge pour supprimer définitivement.

A la date de fin de l'échéancier, ce dernier passera naturallement dans l'onglet "Echéanciers clôturés" :

En cliquant sur le cahier bleu à côté de l'échéancier, vous aurez un aperçu de toutes les échéances avec les dates, les montants et leurs statuts. Tous ces éléments peuvent être modifiés manuellement.

Voici les 3 statuts d'échéancier :

1. En attente : par défaut, toutes les échéances sont "en attente" de paiement. Cela veut dire que le système n'a pas encore vu le paiement venir ;
2.  Payé : si un prélèvement par "échéancier" a été lancé et le montant d'une échéance a été encaissé, le logiciel va automatiquement changer le statut en "payé" ;
3. Impayé : si à la date de l'échéance aucun prélèvement n'a été fait, le logiciel va automatiquement mettre le statut "impayé" pour l'échéance concernée.

Attention, si les réglèments des échéances ont été saisis manuellement et pas par "prélèvement", c'est à vous de changer le statut des échéances manuellement.

La création d’échéancier n’est pas seulement indicative.

Elle permet également :

• D’exclure automatiquement les locataires concernés de relances. Si un locataire est en échéancier, il sera automatiquement exclu des lettres de relance. Par contre, lors de la génération des relances vous pouvez tout de même annuler cette exclusion manuellement.
• De lancer des prélèvements « par échéancier ».  Si au moins un échéancier est en cours, le logiciel vous donne la possibilité de faire des prélèvements par échéancier. Lors de ce type de prélèvement, le logiciel va prélever le montant d’une échéance au lieu du montant total de dette.