Consulter et éditer les comptes de gestion de bailleurs

Procédure pour etablir une facture au bailleur avec le logiciel de gestion locative

Bonjour,

Sur le logiciel immobilier gestion locative, vous disposer d'une rubrique commerciale qui vous permet de facturer toutes sortes de prestations à vos mandants ou tout autre tiers.

Pour facturer un bailleur pour des prestations :

1 - Aller dans l'onglet FINANCES, puis TOUT EN BAS

2 - puis dans CREER DES PRESTATIONS -> la vous pouvez créer des prestations correspondant à vos souhaits.

3 - Aller dans le menu CREER UNE FACTURE

Sélectionner le bailleur et le bien visés, sélectionner votre CABINET dans la liste des fournisseurs ( il faut le créer le cas échéant).

Puis sélectionner les éléments à facturer

Les éléments apparaissent en bas, avec le nombre de prestations à facturer, la TVA et le libellé saisi plus haut.

Dès que vous saisissez une ligne, les éléments s'ajoutent tout en bas de l'écran qui simule la facture, avec la TVA et le montant total à payer.

Puis valider sur le bouton VALIDATION tout en haut de l'écran.

Aller dans le menu FACTURES -> un brouillon de facture temporaire apparait, si elle vous convient, VALIDER le brouillon (attention c'est irréversible, et en cas d'erreur il faudra en refaire une autre mais en négatif).

Une numérotation chronologique des factures est imposée.

A ce stade, le bailleur est facturé, les écritures comptables sont passées sur son compte, avec la facture générée au format PDF, qui restera figée sur la ligne de l'écriture (icone PDF).

Bonne journée.

Cordialement

Facture sur un compte d'attente pour un locataire à éviter

Bonjour,

Nous vous déconseillons cette méthode, car si vous utilisez un compte intermédiaire (type compte d'attente), cela signifie que c'est le cabinet de gestion qui prend en charge (même momentanément) la dette d'un mandant, ce qui n'est pas permis.

Vous devez donc affecter la dette sur le compte du locataire qui devra à un moment régulariser sa situation.
Sinon vous devrez patienter que le locataire paye cette facture pour l'enregistrer sur son compte.

Cordialement

Les versements des locataires doivent être rapprochées des rubriques payées

Il faut savoir que les montants payés par les locataires apparaissent automatiquement sur le compte du locataire dès que le reglement est enregistré ET que les montants payés sont pointés vers les rubriques payées.

Cela a pour conséquence aussi, de calculer les honoraires de l'administrateur de biens.

Ce traitement est réalisé automatiquement par le logiciel.

Un rubrique est par exemple le loyer principal, les charges ou encore la taxe d'ordures ménagères....

Cependant, lorsque le locataire a trop payé sur le logiciel (même si c'est par erreur), il n'y a pas de rubrique à rapprocher avec son règlement en trop, donc pas de transfert sur le compte du bailleur.

Par contre, l'anomalie du locataire CREDITEUR se mise en évidence sur le logiciel de gestion locative (icones en forme de TV).

Lors du prochain avis d'échéance que vous lancerez, il vous sera possible de rapprocher le trop perçu avec le nouvel avis d'échéance, et cela aura pour effet de transferer les éléments sur le compte du bailleur.

Cordialement

Le locataire doit avoir une date de sortie pour ne plus apparaitre sur le CRG

Bonjour,

Pour que le locataire n'apparaisse plus sur le CRG il doit:

• avoir une date de sortie,
• avoir tous ses comptes soldés
• et avoir été archivé.

Le CRG est un document qui est généré: 

• soit dynamiquement sur l'écran du bailleur et celui ci n'est pas figé et n'est pas supprimable,
• soit celui que vous pouvez générer sur la page des COMPTE RENDU DE GESTION de l'onglet LOCATION (et celui-ci est supprimable).

Dans tous les cas, le compte-rendu de gestion est consultable par les bailleurs directement sur leur extranet proposé par VILOGI pour le logiciel des gestion locative.

Cordialement

Vérifier si le locataire apparait dans les locataires créditeurs

Bonjour,

La prémière chose à faire si le CRG ne correspond pas au relevé de compte du bailleur est de vérifier si le locataire apparait dans les «locataires créditeurs».

Vous pourrez observe ça, car une icône en forme de TV de couleur mauve apparait partout sur le logiciel devant les noms des locataires dans cette situation d'anomalie.

Cela veut dire que le système n'a pas pointé tous les reglements des locataires avec les rubriques payées (loyer/provision/DG...).

Si le système ne l'a pas pris en compte, le reglement du locataire ne figurera pas sur le compte du bailleur et vos honoraires passeront à la trappe !

Pour corriger, cliquer sur l'icone de couleur mauve en forme de TV devant le nom du locataire et vous serez dirigé sur l'interface des locataires créditeurs.

Cette interface fonctionne comme un rapprochement bancaire, il suffit de mettre en adéquation les montants payés avec les rubriques, en respectant bien la chronologie des reglements/avis d'échéance...

Cela modifiera le CRG des bailleurs, ainsi que les honoraires de votre cabinet de gestion.

Vérifier ensuite que le solde du relevé de gestion (CRG) correspond bien au solde du relevé de compte du bailleur, ce qui est certainement le cas.

Cordialement