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Enregistrement des factures par OCR

Gestion des fournisseurs et des factures sur le logiciel syndic de copropriété.


L'intérêt de la reconnaissance OCR

Le module SCAN des factures vous permet d'enregistrer les factures au format PDF grâce à la reconnaissance OCR. Vous aurez la possibilité de valider plusieurs factures simultanément, y compris celles rédigées à la main. Après avoir déposé vos factures scannées, l'OCR remplira automatiquement les champs nécessaires pour l'enregistrement. Il suffit de déposer vos factures, valider la saisie OCR, et elles apparaîtront dans la liste des écritures OCR en attente de validation.


L'accès à l'enregistrement des factures via OCR

Pour enregistrer des factures via OCR, suivez les étapes suivantes :

 

  1. Cliquez sur l'onglet "Finances".
  2. Sélectionnez "Scan factures".
  3. Une fois sur la page, cliquez sur "Joindre un document".
  4. Sur cet écran, vous verrez la liste des écritures OCR en attente de validation : factures déjà scannées en attente de vérification avant enregistrement.

 

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L'accès à l'enregistrement des factures via OCR

Vous trouverez toutes les options pour enregistrer une facture. En validant l'enregistrement, vous passerez à la facture suivante. La facture sera correctement insérée dans le RGDD, sur le compte et la clé, même si vous avez un contrat qui la répartit (50 % en clé générale et 50 % en clé bâtiment).


Dépôt de factures

Pour finaliser l'enregistrement de vos factures via OCR, procédez comme suit :

  1. Cliquez ou faites glisser vos factures dans "Pièces Jointes".
  2. Les documents déposés apparaîtront dans la liste.
  3. Cliquez sur "Saisir" et un message « veuillez patienter » s'affichera pendant que la reconnaissance OCR valide les factures.
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Dépôt de factures

Notez bien : Chaque facture doit être regroupée en un seul fichier PDF, même si elle comporte plusieurs pages. Il n'y a pas de limite au nombre de PDF que vous pouvez déposer (10, 20, 50, 100, etc.).


Saisie et validation des factures

Une fois la reconnaissance des factures terminée, elles apparaîtront dans la liste des écritures OCR en attente de validation. Vous aurez la possibilité de compléter ou modifier les champs sur cet écran.

Suppression

Validation & enregistrement sans modification

Aperçu de la facture

Eclater la facture sur plusieurs comptes ou clés

 En visualisant l'illustration ci-dessous , vous pourrez lire les champs suivants :

1. En cliquant, l'écran d'enregistrement des factures s'ouvrira

2. Vérifiez les données de la facture pré-saisie

3. Facture scannée

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Saisie et validation des factures


Détails de l'écriture OCR à valider

Vous pourrez vérifier les détails de la facture et les valider en cliquant sur l'onglet "Enregistrer" pour confirmer les données.

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Détails de l'écriture OCR à valider

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