Enregistrement des factures par OCR

Le module SCAN des factures vous permet d'enregistrer les factures au format PDF grâce à la reconnaissance OCR. Vous aurez la possibilité de valider plusieurs factures simultanément, y compris celles rédigées à la main. Après avoir déposé vos factures scannées, l'OCR remplira automatiquement les champs nécessaires pour l'enregistrement. Il suffit de déposer vos factures, valider la saisie OCR, et elles apparaîtront dans la liste des écritures OCR en attente de validation.

Pour enregistrer des factures via OCR, suivez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur l'onglet "Finances".
2. Sélectionnez "Scan des factures".
3. Une fois sur la page, cliquez sur "Joindre vos documents"

Une et une seule règle pour les factures soumises à l'OCR : 1 FACTURE = 1 FICHIER

Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers, mais chaque fichier ne doit contenir qu'une seule facture

Une fois la reconnaissance des factures terminée, elles apparaîtront dans la liste des écritures OCR en attente de validation. Vous aurez la possibilité de compléter ou modifier les champs sur cet écran.

Suppression,  Editer la facture,   Valider,  Aperçu de la facture,  Ecritures multiples

• Consultation de la facture : en cliquant sur l'icône oeil à la fin d ela ligne, vous ouvrez la facture et pouvez la consulter
• Editer la facture : vous emmène sur un écran similaire à "ENREGISTRER DES FACTURES" sur lequel vous pouvez également voir la facture pour contrôler ce que l'OCR a lu et interprété. 
• Ecritures multiples :  ce bouton vous donne accès à une fenêtre permettant la saisie d'écritures multiples pour enregistrer cette facture, dans le cas d'un éclatement de la facture sur plusieurs comptes de dépenses et / ou clés de charges. 

VILOGI ne créera jamais une ligne comptable sans validation de votre part. 

Vous pourrez vérifier les détails de la facture et les valider en cliquant sur l'onglet "Enregistrer" pour confirmer les données.

Vous avez également la possibilité de chercher un contrat fournisseur pour basculer sur une écriture multiple selon le scénario définit dans ce contrat.

Vous pouvez depuis une facture soulise à l'OCR basculé vers un écran d'écritures multiples. Cet écran ressemblera toujours à la fenêtre suivante : 

Vous pouvez ajouter des lignes en fonction de votre besoin, et voir la facture en dessous des lignes de saisies. 

VILOGI vous permet de transmettre automatiquement vos factures à l’OCR par e-mail, sans avoir à les télécharger manuellement dans le logiciel.

Pour cela, VILOGI met à votre disposition une adresse e-mail dédiée. Vous pouvez notamment communiquer cette adresse à vos fournisseurs afin qu’ils y envoient directement leurs factures. Les factures reçues seront alors automatiquement intégrées dans le module OCR de VILOGI.

Comment activer cette fonctionnalité ?

1. Rendez-vous sur la page Scan des factures.
2. Cliquez sur le bouton Aide, représenté par une icône en forme de point d’interrogation (?).
3. Activez l’option permettant la réception des factures par e-mail.
4. VILOGI vous communique alors l’adresse e-mail dédiée à utiliser pour l’envoi de vos factures.

Vous pouvez ensuite transmettre cette adresse à vos fournisseurs ou l'utiliser vous-même pour envoyer des factures vers l'OCR.