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Gestion des relances automatiques sur VILOGI

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Configuration des lettres de relances sur VILOGI

Grâce à cette nouveauté sur VILOGI, vous allez pouvoir laisser le logiciel générer vos lettres de relances automatiquement et à la date de votre choix !

Pour éviter de remettre les mêmes informations à chaque relance, nous avons développé la partie « Configuration » des relances qui vous permet de paramétrer toutes les valeurs indiquées dans l’étape 3 par type de relance. Dans ce cas, lors de l’édition de vos relances, le logiciel va automatiquement chercher des valeurs paramétrées au préalable afin de faciliter la gestion des relances pour vous. Si vous souhaitez faire la configuration préalable, cliquez sur le bouton « Configuration de relances » comme ci-dessous.

Configuration préalable des relances sur VILOGI

Configuration des lettres de relances sur VILOGI


Comment configurer les relances sur VILOGI

En cliquant sur ce bouton (Configuration des relances), vous pouvez paramétrer toutes les variables des relances d’avance.

La première partie de cette image correspond au paramétrage global.

  1. Choisissez le type de relance pour lequel vous faites cette configuration.
  2. Seuil de relance correspond au montant minimum de relance
  3. Texte : vous avez un texte prédéfini de VILOGI mais il reste modifiable
  4. Des différentes exclusions que vous pouvez « annuler ». Si vous annulez une exclusion, par exemple » Prélèvement », le logiciel ne va pas exclure des locataires en prélèvements des relances.

La deuxième partie correspond au paramétrage des factures de relance lié à ce type de relance.

  1. Frais de relance : mettez le montant qui sera facturé à chaque locataire relancé
  2. Compte fournisseur : correspond au compte fournisseur de votre agence
  3. Compte de charges correspondant à la facturation des frais de relance
  4. Bouton « Validation de facture automatique » qui permet de valider les factures de frais de relance automatiquement à la validation des relances. Dans le cas contraire, ça serait à vous de valider les brouillons de factures manuellement.

La troisième partie correspond à l’automatisation des relances. Si vous souhaitez automatiser le processus de génération des relances, le logiciel peut le faire pour vous. Pour ce faire, il vous suffit de paramétrer cette partie

  1. Ordre de relances : si vous souhaitez que ce type de relance soit la premier à se générer, mettez 1. En fonction de chiffre choisi, le logiciel va générer l’ordre des relances.
  2. Jours du mois d’exécution : le jour de la génération automatique des relances.

Selon la configuration ci-dessous, le logiciel va d’abord générer la lettre de première relance, tous les 10 du mois.

 

Tout en bas, dans la partie « Paramétrage des relances, vous aurez toutes les configurations réalisées pour chaque type de relances. Lors de la génération des relances, le logiciel va se baser sur cette configuration uniquement.

Configuration automatique des relances sur VILOGI

Comment configurer les relances sur VILOGI


Activation des relances automatiques

Pour activer la génération automatique des relances à base du paramétrage effectué, allez dans l’onglet « LOCATIONS » Ici, dans le module « Génération automatique » vous avez la « Gestion des relances ». Il vous suffit de cliquer sur le cahier bleu et d’activer le bouton de génération en automatique.

De cette façon, le logiciel va générer les lettres de relances automatiquement à la date configurée.

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En externalisant votre comptabilité, vous aurez tout le loisir de travailler à fidéliser et améliorer vos relations avec vos clients, tout en gardant un contrôle total sur la gestion de votre portefeuille et sa valorisation.
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