Lettrage des paiements locataires

Vous avez déjà certainement remarqué l'icône en forme de télévision de couleur violette sur les fiches de certains locataires juste après l’encaissement de ces derniers.

Si le locataire n’est pas créditeur et la télé s’affiche toujours, cela indique que vous devez finaliser le lettrage des écritures, c’est-à-dire affecter les paiements aux montants dûs.

Le lettrage des écritures permet de montrer au logiciel ce que le locataire a payé réellement.
En effet, la procédure de lettrage affecte les chacun des encaissements des locataires à leurs dettes.

Suite au lettrage, le logiciel bascule les écritures de loyer et de charges sur les comptes bailleurs et génère les honoraires.
C’est pour cela qu’il est nécessaire de faire le lettrage à chacun des encaissements que vous saisissez.

Si vous passez par les modules « Encaisser un locataire » ou « Remise encaissement » pour enregistrer les paiements de vos locataires, vous pouvez faire le lettrage lors des encaissements directement.

Lorsque vous saisissez vos encaissements dans les modules mentionnés ci-dessus, le logiciel vous propose de faire le lettrage directement. En effet, il va vous proposer de lettrer ces encaissements avec leurs dettes les plus anciennes (et non-lettrées).

Dans l’exemple ci-dessous, on enregistre un paiement de 705 euros d’un locataire.

Comme vous pouvez constater, un peu plus bas, le logiciel vous propose de lettrer cette somme avec son loyer de juin automatiquement. De cette manière, ça ne sera pas nécessaire de lettrer les écritures sur la fiche du locataire après l'encaissement.

Notez que le lettrage lors des encaissements n’est pas possible lors des encaissements par prélèvement ou lors de l’import des écritures de banque.

Si vous avez remarqué l'icône en forme télé violette sur la fiche de votre locataire alors qu’il n’est pas créditeur, cela signifie que le lettrage sur son compte n’est pas finalisé.

Il vous suffit d’aller sur la fiche de ce locataire et de cliquer sur cette télé mauve. De suite, vous verrez l’écran de lettrage. Il est séparé en 2 colonnes : à gauche on voit les encaissements du locataire et à droite les montants dûs (loyer, charges, différentes factures, etc..).

Par défaut, le logiciel vous propose de lettrer les encaissements les plus anciens avec les anciennes dettes. Il suffit de cliquer "Enregistrer" pour faire le lettrage.

Bien évidemment, vous pourrez modifier la combinaison des écritures pour les rapprocher comme vous souhaitez.

Une fois le lettrage finalisé, la télé violette sur le compte de ce locataire disparaitra automatiquement.

Le lettrage individuel (locataire par locataire) peut devenir assez compliqué si vous avez plusieurs locataires.

Cependant, il est possible de faire le lettrage pour tous les locataires d’un coup.
Pour ce faire, cliquez d’abord sur n’importe quelle télé mauve sur la liste de vos locataires.

Sur l’écran du lettrage, cliquez sur le mot « Multiples » afin d’accéder au lettrage global de tous vos locataires. En faisant cela, vous aurez l’accès à tous les lettrages sur un seul écran. Il vous suffit de cliquer sur « Valider répartition » et le logiciel fera le lettrage global à fur et à mesure.

Il est également possible de supprimer le lettrage existant et de le recommencer sur le compte d'un locataire.

Cela peut être nécessaire si le lettrage a été mal fait depuis le début et que le compte du bailleur soit erroné.

Voici comment procéder pour supprimer tout le lettrage existant sur un locataire :

• Allez sur la fiche du locataire et mettez-vous sur l’exercice souhaité au niveau de ses écritures comptables ;
• Cliquez sur le montant de solde dû tout en haut à droite ;
• Le logiciel vous demandera si vous souhaitez supprimer le quittancement de l’exercice, cliquez sur « OK » :
• L'icône en forme de télé violette apparaitra. Cliquez dessus pour recommencer le lettrage de l’exercice choisi.

Si vous souhaitez modifier le lettrage des écritures spécifiques sans devoir refaire le lettrage de l’exercice, procédez comme ci-dessous :

• Cliquez sur le cahier bleu à côté des écritures que vous souhaitez délettrer ;
• Cliquez sur le bouton « information supplémentaire » ;
• Vous aurez la liste des écritures lettrées. Appuyez sur « Effacer quittancement » ;
• Recommencer le lettrage de cette écriture en cliquant sur la télé violette sur la fiche du locataire.