Régularisation des charges du locataire automatique

Votre logiciel immobilier de gestion locative dispose d'un outil de régulatisation des charges en automatique à partir de l'écran du locataire.

Pour le calcul de la régularisation des charges qui prend en compte :

• les provisions appelées auprès du locataire pour la période à régulariser
• les appels de fonds du syndic de copropriété payés par l'administrateur de biens pour le compte du bailleur
• les dépenses effectuées pour le compte du bailleur par le gestionnaire, pour le logement loué
• les dépenses assurées directement par le bailleur qu'il est possible d'ajouter (à la volée) en «extra comptable» pour les prendre en compte dans la régul des charges du locataire.

Le logiciel immobilier proposera le calcul et le montant de la régularisation calculée.

Après validation du montant de la régularisatrion proposé, le logiciel passe automatiquement toutes les mouvements comptables utiles sur le compte du locataire:

• soit une régularisation négative au profit du locataire (au crédit de son compte)
• soir une régularisation positive qui viendra s'ajouter au débit du compte du locataire.

Enfin le logiciel immobilier gérance locative, proposera un relevé qui récapitule les calculs, ce document restera archivé sur le logiciel.

Pour commencer, aller sur l'écran du locataire et cliquer sur l'icone «REGULARISATION DES CHARGES»

Dans l'exemple qui suit, nous allons procéder à la régularisation des charges du locataire LAMARRE Pathy de l'exercice 2017.

En effet nous avons reçu et enregistré en date du 14/02/2018 la réédition des charges du syndic de copropriété.

Nous sommes le 22/02/2018 et nous allons lancer la procédure de régularisation du locataire

1. La partie supérieur pour saisir «à la volée» des dépenses payées directement par le bailleur (sans passer par le cabinet de gestion)

   Nous verrons plus loin comment ajouter à la volée des dépenses que pourrait avoir engagé le bailleur pour le logement loué, sans être passé par l'administrateur de biens.

   On y retrouve souvent la Taxe d'ordures ménagère, frequemment payé directement par le bailleur

2. Le cadre au centre fait ressortir toutes les dépenses enregistrées sur le logiciel immobilier par l'administrateur de biens (voir le détail ci-dessous)
3. Enfin le bloc inférieur fait le relevé de toutes les provisions sur charges qui ont été imputées sur le compte du locataire. Il s'agit ici de toutes les écritures de provisions s/charges qui ont été appelés sur le compte du locataire à partir des avis d'échéances de loyer mensuel.

Ce bloc récapitule des mouvements financiers que l'administrateur de biens aura engagé et imputé sur le compte du locataire.

On y retrouve:

• les appels de fonds du syndic de copropriété
• la régularisation des charges de copropriété (en positif ou en négatif)
• les dépenses diverses comme des réparations engagées pour le compte du locataire
• les éventuelles taxes (TOM) par exemple

Chaque ligne correspond à l'enregistrement d'une dépense liée au bien loué, enregistrée sur le logiciel immobilier de gestion locative par l'administrateur de biens, pour le compte de son mandant.

1. cochez les cases qui entrent dans le calcul des dépenses pour la régularisation des charges en cours (celles qui concernent l'exercice à régulariser)
2. dates des mouvements comptables
3. libellés
4. le nom du bien et de son locataire visés
5. les montants affectées au débit du compte (vient ajouter des dépenses au locataire)
6. les montants affectés au crédit du compte de dépenses (vient en déduction des dépenses au profit du locataire)
7. les comptes des fournisseurs des dépenses
8. la part de ces charges récupérables sur le locataire, ce sont ces montants qui seront pris en compte pour affecter les dépenses au locataire.
   Exemple, sur la dernière ligne ici, le montant total de la dépenses payée par le gestionnaire (qui correspond à la régularisation des charges reçues du syndic de la copropriété où est situé le logement loué) s'élève à 95.68€, alors que la part récupérable auprès du locataire n'est que de 72.20€.

Le bloc des provisions perçues, correspond aux provisions sur charges qui ont été appelées sur les avis d'échéance du locataire.

Celles-ci vont venir en déduction des dépenses réelles de la période considéré.

1. cocher les lignes qui correspondent aux provisions affectées pour la prériode
2. date de l'écriture comptable (avis d'échéance du locataire)
3. libellé
4. bien loué et rappel du nom du locataire
5. montant des charges provisionnées
6. compte de contrepartie utilisé (ici c'est le compte «410-71 quittances à recouvrer» utilisé par le logiciel immobilier de gestion locative)

Cette fonctionnalité permet d'ajouter à la volée des dépenses que pourraient avoir engagé le propriétaire bailleur de son propre chef. On y trouve souvent la TOM ou d'autres dépenses d'entretien. Ces dépenses viendront se greffer à celles enregistrées par l'administrateur de bien pour assurer la régularisation des charges du locataire.

L'enregistrement de ces informations n'aura aucun conséquence sur la comptabilité tenue par l'administrateur de biens, elles serviront uniquement à calculé la regularisation.

Avant de réaliser cette régularisation, l'administrateur de bien aura donc intérêt à demander au bailleur un relevé détaillé des dépenses qu'il aura effectué durant la période.

1. Cliquer sur le bouton «Ajouter une information»
2. saisir la date de la dépense
3. sélectionner le bien ciblé parmis le choix (si le bailleur à confié les mandats pour plusieurs bien en gestion)
4. saisir un n° de piece
5. saisir un libellé de la dépense
6. saisir le montant TTC
7. saisir le montant de la TVA (utile si le locataire récupère la TVA)
8. enregistrer votre travail

Ici nous avons enregistré le montant de la TOM qui a été payée directement par le bailleur (et qui n'apparaisent pas sur les comptes tenus par l'administrateur de biens).

Verifiez bien que vous avez bien pris l'ensemble des éléments qui serviront à calculer la régularisation des charges.

Le nouvel écran qui apparait montre le résultat de la régularisation des charges.

1. résultat de la régularisation
2. saisir la date à laquelle sera passée ce montant sur le compte du locataire
3. saisir la période qui a servi de référence de calcul pour la régularisation
4. valider la régularisation pour confirmer le passage de la régularisation
5. en dessous on aperçoit le détail des rubriques pris en compte dans le calcul de la régularisation des charges

Le résultat de la régularisation s'élève à 585.45€, montant qui sera imputé sur le compte du locataire automatiquement.

L'écriture comptable de la régularisation des charges a été passée automatiquement au débit du compte du locataire.

1. on remarque le libellé explicite qui reprend l'exercice concerné par la régularisation
2. la piece justificative de la régularisation jointe (GED) décompose le détail pour le locataire 
3. comme partout sur le logiciel immobilier gérance, si vous disposez des droits, vous avez la possibilité de modifier l'écriture, ou de la supprimer pour recommencer ce traitement.

Ci-dessous un specimen du justificatif qui sera mis à disposition du locataire à travers son extranet.

Donc inutile de lui envoyer, il pourra le consulter directement à partir de sont compte extranet locataire.