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- Quittance de loyer trimestrielle ou annuelle à terme échu
- Ecritures de loyer et de provisions sur charges
- Déclaration des loyers à l'observatoire CLAMEUR automatique
C'est rare, mais cela peut arriver...qu'un locataire paye occasionnellement son loyer directement au propriétaire-bailleur!
Les conséquences sont génantes pour la gestion du cabinet, car impossible d'enregistrer le flux «financier» sur le compte du locataire, ni de calculer les honoraires et de gérer le compte du bailleur, le mandant.
VILOGI a donc la solution pour pallier à cet inconvénient.
Nous allons :
- passer 1 écriture spécifique dont ci-dessous la trame comptable,
- puis mettre en relation le montant versé par le locataire au bailleur, avec les rubliques (loyer principal et provision s/charges: cela permettra de calculer et d'enregistrer les honoraires et de mettre à jour le relevé du bailleur.
Ecriture pour solder le compte du locataire et calculer les honoraires
Cette écriture permet de solder le compte du locataire qui a déverser le loyer directement sur le compter au bailleur.
- Aller dans l'onglet FINANCES
- puis le menu AUTRES ECRITURES
- Débit : le compte du bailleur (400-YY)
- Crédit : le compte du locataire soldant ainsi sa dette
- Saisir la date souhaitée pour l'écriture (celle du paiement du locataire)
- Le journal par défaut sera celui des Opérations Diverses
- Sélectionner OUI si vous souhaitez faire apparaitre cette information sur la quittance de loyer du locataire
- Sélectionner le bien concerné
- Saisir le montant versé par le locataire au bailleur
- Saisir un libellé suffisament explicite
- ENREGISTRER l'écriture
Lettrer le paiement du locataire
Dernière étape pour lettrer les rubriques payées par le locataire pour calculer les honoraires et basculer les éléments sur le compte du bailleur.
- Onglet FINANCES
- Menu LOCATAIRES CREDITEURS
- Sélectionner le locataire
- Cocher la case qui servira à rapprocher les rubriques payées
- Ici on aperçoit le montant à rapprocher avec les rubriques (en attente en compta) payées par le locataire.
- Ici les cases à cocher pour affecter les rubriques payées par le locataire, cocher celles qui convient
- On aperçoit ici le montant qui sera pris en considération pour le calcul des honoraires et le reversement au bailleur.
- Enregistrer le mouvement
Comment cela se matérialise sur le compte du locataire?
Sur le compte du locataire, on peut voir que le versement du loyer versé directement par le locataire au bailleur apparait comme un reglement habituel.
Comment cela se matérialise sur le compte du bailleur?
- On aperçoit bien le montant de 300€ payé par le locataire directement au bailleur.
- Colonne des crédits du bailleur : Le montant du loyer et des provisions sur charges payés par le locataire
- Colonne des débits du bailleur : On aperçoit aussi le montant des honoraires et les montant de la GLI calculés par le logiciel de gestion locative.
- Le solde final du bailleur après le décompte de tous ces mouvements (attention le compte du bailleur ne devra JAMAIS présenter un solde DEBITEUR, mais TOUJOURS CREDITEUR ).
L'externalisation de son back-office pour qui ?
En externalisant votre comptabilité, vous aurez tout le loisir de travailler à fidéliser et améliorer vos relations avec vos clients, tout en gardant un contrôle total sur la gestion de votre portefeuille et sa valorisation.
Vous rencontrez au moins une des problématiques suivantes :
- Une rentabilité trop faible causée par un nombre de lots insuffisants
- Des ressources internes inconstantes, insuffisantes voir inexistantes
- Une expertise métier incomplète pour apporter un service de qualité
- Un gestionnaire qui souhaite externaliser et faire des économies
Lorsque le locataire à versé le montant du loyer directement au bailleur