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Assistance comptable pour syndic de copropriété !  avec le logiciel syndic de copropriété
Assistance comptable pour syndic de copropriété !

Vilogi vous propose de réaliser la saisie à distance, de la comptabilité mandant de vos copropriétés (hors gestion de trésorerie)!

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Créer et modifier une clé de charges de copropriété

Gestion des clés de charges (clés de répartition de charges) avec le logiciel syndic de coproriété


Ecran de paramétrage de la clé de charges

  • On distingue les clés de charges générales qui concernent les dépenses réparties sur l'ensemble des copropriétaires comme l'assurance, la sortie des poubelles, le nettoyage des parties communes...
  • Les charges particulières sont crées lorsque la copropriété gère des parties spécifiques dont la répartition des dépenses est affectée
    • soit à partir d'une répartition des tantièmes différente des "tantièmes généraux"
    • soit pour l'affectation de charges spécifiques à l'usage de certains copropriétaires (ascenseur, charges du bâtiment A et celui de bâtiment B par exemple....)
les clés de charges de copropriété

Ecran de paramétrage de la clé de charges

Cette étape permet de créer une nouvelle clé de charges de la copropriété :

  • Lien PARAMETRAGE
  • Lien CLE DE CHARGES
  • Puis, cliquer sur Ajouter une clé

Renseigner les éléments de la clé de charges (clé de répartition)

Nouvelle clé de charges

Renseigner les éléments de la clé de charges (clé de répartition)

Cette étape permet de créer une nouvelle clé de charges de la copropriété :

  • 4 - Le numéro de la clé est affiché automatiquement, il n'y a normalement pas lieu de la modifier
  • 5 - Nom de la clé de charges qui apparaitra dans tous les documents comptables de la copropriété
  • 6 - Nombre de tantièmes total correspondant à la répartition de cette clé (somme des tantièmes de tous les lots affectés par cette clé de répartition)
  • 7 - Saisir eventuellement des commentaires et observations concernant cette clé (ne sera pas visible sur les documents)
  • 8 - Appuyer sur le bouton ENREGISTRER pour valider la création de cette nouvelle clé de répartition
  • 9 -Liste de toutes les clés de répartition de la copropriété

Ecran de répartition des tantièmes de la clé de charges sur chacun des lots

Répartition des clés de charges de copropriété

Ecran de répartition des tantièmes de la clé de charges sur chacun des lots

Après avoir enregistré la nouvelle clé de répartition de charges apparait l'écran de répartition des tantièmes de cette clé par lot :

  • 10 - Zone de détail de la clé de charges qui vient d'être crée.
  • 11 - Zone de répartition des tantièmes par lot
  • Dans cette zone apparait la liste de lots composants la copropriété :

Apparait à coté du nom de chaque lot, le nom de la clé de charge ainsi qu'une zone pour saisir les tantièmes de cette clé pour chacun des lots


La liste des tantièmes par lot et par clé de répartition apparaissent, en principe, dans le règlement de copropriété qui a été confié au propriétaire lors de son acquisition


Détail de la zone de saisie des tantièmes de cette clé par lot

Saisie des clés de charges de copropriété

Détail de la zone de saisie des tantièmes de cette clé par lot

  • 12 - Liste des numéros des lots
  • 13 - Détail de chaque lot
  • 14 - Nom de la clé de charges
  • 15 - Zone de saisie des tantièmes de la clé de charge pour chaque lot
  • 16 - Total de lots dans la copropriété
  • 17 - Nombre total de tantièmes de cette clé de charges répartis sur la copropriété (ici 0 (zéro) car aucune saisie n'a encore été réalisée.

Saisie des tantièmes de cette clé de charges de répartition par lot

Première clé de charges de copropriété

Saisie des tantièmes de cette clé de charges de répartition par lot

  • 18-  Lors de la saisie du nombre de tantièmes d'un lot, le total des tantièmes est automatiquement calculé.
  • Lorsque la fin de la saisie des tantièmes par lot est terminée, cela permet de vérifier que le total saisit correspond bien au nombre de tantièmes que doit comporter cette clé. (cliquer n'importe où sur l'écran si le total n'apparait pas tout de suite)
  • Dans cet exemple il a été saisi 4000 tantièmes sur le premier lot et rien sur le second. Le total est donc de 4000 tantièmes saisi, mais ne correspond pas au total de la clé qui est de 10.000 tantièmes
  • Lorsque vous entrez les tantièmes dans la case, le logiciel enregistre instantanément l'information sans avoir à appuyer sur un bouton.

Verifier le nombre des tantièmes de cette clé de charges saisi pour tous les lots

Le total des clés de charges de copropriété

Verifier le nombre des tantièmes de cette clé de charges saisi pour tous les lots

  • 19- Lorsque la fin de la saisie des tantièmes par lot est terminée, le total des tantièmes saisis doit être égal au nombre de tantièmes que doit comporter cette clé.
  • Cliquer n'importe où sur l'écran si le total n'apparait pas tout de suite
  • On constate dans cet exemple que le total des tantièmes des 2 lots (4000 et 6000) soit un total de 10.000 visible en bas, correspond bien à la configuration de la clé de charges (10.000 tantièmes).

Importer les clés automatiquement à partir d'un fichier excel

  • Lors du paramétarge des clés de charges (clés de répartition) il est possible d'imprter automatiquement les clés de charges détaillés par lots.
  • Voici le lien qui vous permettra de récupérer le modèle EXCEL pour vous aider à importer les clés de charges par copropriété:
  • Téléchargez le fichier EXCEL des lots d'une copropriété.
  • Il suffira de remplir ce fichier EXCEL à partir de ce modèle, puis de procéder au traitement des importation des clés dans le menu PARAMETRAGE.
  • Pour chacune des clés, renseigner autant de ligne qu'il y a de lots et saisir les tantièmes par lots comme indiqué dans le modèle.
Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique
  • Majoration d Majoration d'une clé de répartition
  • Créer un lot spécial pour la piscine de la copropriété Créer un lot spécial pour la piscine de la copropriété
  • Mettre plusieurs copropriétaires sur 1 lot Mettre plusieurs copropriétaires sur 1 lot
  • Le représentant d Le représentant d'une indivision
  • Un appartement divisé en 2 lots Un appartement divisé en 2 lots
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    • Le carnet numérique du logement
    • La gestion électronique des documents (GED)
    • L'application mobile pour les propriétaires (Smatphone et IPhone)
    • Un centre de diffusion pour piloter vos communications avec les propriétaires, les locataires, les gardiens et les fournisseurs incluant une messagerie intégrée
    • L’envoi des notifications pas SMS
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    • Les lettres recommandées électroniques
    • La télétransmission automatisée des données au REGISTRE DES COPROPRIETE
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    • Les sauvegardes assurées par VILOGI
    • Les mises à jours automatiques
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