- Annexes comptables
- Appels de fonds
- Application mobile copropriétaires
- Archiver
- Assemblée générale
- Assurances & Sinistres
- Avances de trésorerie
- Banques et finances
- Budgets charges courantes
- Caisse de Garantie
- Carnet d'entretien copropriété
- Centre de diffusion pour le syndic
- Clés de répartition de la copropriété
- Clôture et régularisation des comptes
- Comptabilité et écritures
- Copropriétaires
- Copropriété
- Courrier de la copropriété
- Demandes de devis
- Eau et compteurs
- Ecritures planifiées
- Emprunts et subventions
- Extranet des copropriétaires
- Facturation du syndic
- Fonds travaux (loi ALUR 105000)
- Fournisseurs - Factures
- Gestion des droits et des utilisateurs
- Gestion des évènements ODS & Agenda
- Impayés dans la copropriété
- Importer les données d'une copropriété
- Lettre recommandée électronique
- Loi ALUR
- Lots - Bâtiment
- Lots en usufruit et nue-propriété
- Mutation de lots
- Outils du gestionnaire
- Paramétrage du logiciel syndic
- Prélèvement - SEPA
- Registre des copropriétés
- Remises de chèques
- Reprise des comptes
- Signature électronique
- SMS
- Syndic de copropriété
- Travaux - reprise travaux
- Travaux dans la copropriété
- Virement SEPA
- Visite techniques de l'immeuble
- Vos Anomalies en gestion-comptabilité
- Vos astuces du logiciel VILOGI
Mandat du syndic de copropriété - paramétrage
Gestion des outils du syndic de copropriété avec le logiciel syndic en full web
- Gestion du mandat de syndic
- Mandat du syndic de copropriété - paramétrage
- Créer le mandat du syndic pour une copropriété
Il est nécessaire de rappeler les textes qui font référence à l'obligation des syndics de donner aux copropriétaires l'accès en ligne aux documents de la copropriété et la liste obligatoire de ces documents.
La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l'immeuble, mis à disposition par le syndic professionnel dans l'espace en ligne sécurisé accessible à l'ensemble des copropriétaires, est la suivante :
1° Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;
2° La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965;
3° Le carnet d'entretien de l'immeuble ;
4° Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;
5° Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
6° L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
7° Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
8° Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
9° Le contrat de syndic en cours.
Accès en ligne aux documents de la copropriété
3 févr. 2020
La loi du 23 novembre 2018 dite loi Élan indique que le syndic de copropriété doit proposer aux copropriétaires un accès en ligne des documents relatifs à la gestion de la copropriété.
Le numéro des mandats du syndic sur le logiciel syndic
Le logiciel de gestion de syndic de copropriété permet de générer automatiquement des numéros de mandat.
Ces numéros de mandat sont configurés de manière à pouvoir être identifiés chronologiquement.
Dans l'exemple ci-dessous, nous pouvons constater le numéro de mandat M-2023-000001 :
Caractère 1 : une lettre choisie par le syndic, ici nous avons la lettre M pour Mandat.
Caractère 2 : un tiret qui sépare chaque section.
Caractères 3 et 4 : le mois de génération du numéro de mandat.
Caractère 5 : un tiret qui sépare chaque section.
Caractères 6 à 9 : l'année de génération du numéro de mandat.
Caractère 10 : un tiret qui sépare chaque section.
Caractères 11 à 16 : le numéro chronologique du mandat (la largeur de cette zone peut être ajustée).
Paramétrer le numéro des mandats du syndic
- Naviguez vers le menu PARAMÉTRAGE situé en haut à droite de chaque écran.
- Sélectionnez l'option SEQUENCES.
L'image ci-dessus montre les différents champs à configurer :
3. Le numéro de mandat du syndic
4. Le libellé correspondant au format du numéro de mandat
5. Un exemple du format tel qu'il apparaîtra lors de l'enregistrement d'un nouveau mandat par le syndic, puis cliquez sur l'icône bleue pour modifier le paramétrage du numéro de mandat du syndic.
Le format de vos numéros de mandat de syndic de copropriété
Ici se trouvent les différents champs permettant de paramétrer le format de vos mandats de syndic de copropriété.
Il est important de noter le champ n°3 dans l'image, qui correspond à la longueur en chiffres du numéro chronologique. Celui-ci s'incrémentera automatiquement par le logiciel lorsque le syndic de copropriété enregistrera un mandat (figurant dans le carnet d'entretien de la copropriété).
- Voici la déscritpion des divers termes présents dans le détail de la séquence :
- Saisir des lettres : 3 lettres sont suffisantes
- Saisir le format de l'année (par exemple : YYYY pour voir l'année 2019, sinon YY pour voir l'année 19)
- Saisir la longueur du numéro chronologique. Ici nous avons 8 chiffres mais vous pouvez en mettre 5 ou 6.
- Saisir le séparateur entre les phases du numéro. Le tiret reste le plus communément utilisé
- Valeur par défaut : ici le zéro (0) sera placé avant le numéro du mandat comme par exemple 0000001 pour le 1er numéro et 00000002 pour le 2ème numéro). Nous vous conseillons de laisser le chiffre 0.
- Vous pourrez enregistrer vos données en cliquant sur l’onglet « Enregistrer ».
Avantages du Logiciel en Full Web
- Gain de temps : Consacrez plus de temps à votre cœur de métier.
- Gestion simplifiée : Centralisation des informations et accès en ligne.
- Conformité : Respect des lois ALUR et Élan.
Conclusion Le paramétrage adéquat du mandat de syndic est crucial pour une gestion transparente et efficace des copropriétés. Utiliser le logiciel VILOGI permet d'automatiser et de sécuriser ce processus, facilitant ainsi la gestion pour les syndics professionnels.
Pour plus de détails, visitez le tutoriel complet.
Votre gestion immobilière digitalisée!
- Chez VILOGI, nous considérons que la vie de l’immeuble est au cœur des préoccupations des propriétaires et des locataires.
- Le digital est votre clé d’entrée. Il vous permet d’améliorer vos performances d’aujourd’hui et de vous positionner sur les marchés de demain.
- Depuis 2010, VILOGI a choisi de participer à la révolution numérique des métiers de l'immobilier, pour réinventer et simplifier la gestion immobilière avec ses offres de services en ligne dédiés aux métiers de l'immobilier, pour accompagner les mutations dans les usages et préparer l’évolution des technologies.
- Disponibles sur une seule et unique plateforme collaborative en mode SaaS (full web), nos logiciels, nos applications mobiles et nos API de dernière génération facilitent l’intégration de tous les acteurs de l’immobilier.
Le mandat du syndic figure dans la liste des documents à mettre à la disposition des copropriétaires