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Mandat du syndic de copropriété - paramétrage

Gestion des outils du syndic de copropriété avec le logiciel syndic en full web

Le mandat du syndic figure dans la liste des documents à mettre à la disposition des copropriétaires

Il est nécessaire de rappeler les textes qui font référence à l'obligation des syndics de donner aux copropriétaires l'accès en ligne aux documents de la copropriété et la liste obligatoire de ces documents.

La loi du 23 novembre 2018, dite loi Élan, indique que le syndic de copropriété doit proposer aux copropriétaires un accès en ligne aux documents relatifs à la gestion de la copropriété.

Le décret du 23 mai 2019 détermine la liste minimale des différents documents mis à la disposition des copropriétaires dans l'espace dématérialisé. Ce texte s'applique à partir du 1er juillet 2020.

La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l'immeuble, mis à disposition par le syndic professionnel dans l'espace en ligne sécurisé accessible à l'ensemble des copropriétaires, est la suivante :
1° Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;
2° La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965;
3° Le carnet d'entretien de l'immeuble ;
4° Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;
5° Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
6° L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
7° Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
8° Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
9° Le contrat de syndic en cours.

Accès en ligne aux documents de la copropriété

3 févr. 2020

La loi du 23 novembre 2018 dite loi Élan indique que le syndic de copropriété doit proposer aux copropriétaires un accès en ligne des documents relatifs à la gestion de la copropriété.

Le numéro des mandats du syndic sur le logiciel syndic

Le logiciel de gestion de syndic de copropriété permet de générer automatiquement des numéros de mandat.

Ces numéros de mandat sont configurés de manière à pouvoir être identifiés chronologiquement.

Dans l'exemple ci-dessous, nous pouvons constater le numéro de mandat M-2023-000001 :

Caractère 1 : une lettre choisie par le syndic, ici nous avons la lettre M pour Mandat.

Caractère 2 : un tiret qui sépare chaque section.

Caractères 3 et 4 : le mois de génération du numéro de mandat.

Caractère 5 : un tiret qui sépare chaque section.

Caractères 6 à 9 : l'année de génération du numéro de mandat.

Caractère 10 : un tiret qui sépare chaque section.

Caractères 11 à 16 : le numéro chronologique du mandat (la largeur de cette zone peut être ajustée).

Ce numéro par défaut a été mis en place avec le concours de syndics professionnels, mais il peut s'adapter en fonction des besoins du syndic.

Paramétrer le numéro des mandats du syndic

Naviguez vers le menu PARAMÉTRAGE situé en haut à droite de chaque écran.
Sélectionnez l'option SEQUENCES.

L'image ci-dessus montre les différents champs à configurer :

3. Le numéro de mandat du syndic

4. Le libellé correspondant au format du numéro de mandat

5. Un exemple du format tel qu'il apparaîtra lors de l'enregistrement d'un nouveau mandat par le syndic, puis cliquez sur l'icône bleue pour modifier le paramétrage du numéro de mandat du syndic.

Le format de vos numéros de mandat de syndic de copropriété

Ici se trouvent les différents champs permettant de paramétrer le format de vos mandats de syndic de copropriété.

Il est important de noter le champ n°3 dans l'image, qui correspond à la longueur en chiffres du numéro chronologique. Celui-ci s'incrémentera automatiquement par le logiciel lorsque le syndic de copropriété enregistrera un mandat (figurant dans le carnet d'entretien de la copropriété).

Voici la déscritpion des divers termes présents dans le détail de la séquence :

Saisir des lettres : 3 lettres sont suffisantes
Saisir le format de l'année (par exemple : YYYY pour voir l'année 2019, sinon YY pour voir l'année 19)
Saisir la longueur du numéro chronologique. Ici nous avons 8 chiffres mais vous pouvez en mettre 5 ou 6.
Saisir le séparateur entre les phases du numéro. Le tiret reste le plus communément utilisé
Valeur par défaut : ici le zéro (0) sera placé avant le numéro du mandat comme par exemple 0000001 pour le 1er numéro et 00000002 pour le 2ème numéro). Nous vous conseillons de laisser le chiffre 0.
Vous pourrez enregistrer vos données en cliquant sur l’onglet « Enregistrer ».

Avantages du Logiciel en Full Web

Gain de temps : Consacrez plus de temps à votre cœur de métier.
Gestion simplifiée : Centralisation des informations et accès en ligne.
Conformité : Respect des lois ALUR et Élan.

Conclusion Le paramétrage adéquat du mandat de syndic est crucial pour une gestion transparente et efficace des copropriétés. Utiliser le logiciel VILOGI permet d'automatiser et de sécuriser ce processus, facilitant ainsi la gestion pour les syndics professionnels.

Pour plus de détails, visitez le tutoriel complet.

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