Réaliser les appels de fonds de la copropriete avec le logiciel syndic

Sélection de la date de l'appel de fonds concerné :
Le calendrier des appels de fonds est généré automatiquement par le système lors de la création des lignes du budget.
Par exemple, si l'option « Tous les trois mois » a été choisie lors de la création du budget, un calendrier sera créé avec 4 appels de fonds dans l’année (1er janvier, 1er avril, 1er juillet et 1er octobre).
Si l'exercice s'étend du 1er septembre au 31 août de l'année suivante, un calendrier des appels de fonds sera également généré (1er septembre, 1er décembre, 1er mars et 1er juin).
Saisir la date limite de paiement de l'appel de fonds :
Rappel : les appels de fonds doivent être réglés par les copropriétaires au premier jour de chaque trimestre si l'échéancier est trimestriel. Il est donc recommandé de saisir le premier jour de chaque trimestre ici (ou le premier jour du mois si les appels de fonds sont mensuels).
Conformément à l'article 14-1 de la loi de 1965 : « Pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, le syndicat des copropriétaires vote, chaque année, un budget prévisionnel. L'assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent. Les copropriétaires versent au syndicat des provisions égales au quart du budget voté. Toutefois, l'assemblée générale peut fixer des modalités différentes. La provision est exigible le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l'assemblée générale. »
Saisir un libellé pour l'appel de fonds :
Exemple : "Appel de fonds du 1er trimestre..." (Le libellé apparaîtra dans l’historique et sur les appels de fonds).
Saisir des observations éventuelles :
Vous pouvez saisir jusqu’à 150 caractères dans le champ d'observations. Ce texte, utile pour communiquer avec les copropriétaires, apparaîtra sur les appels de fonds à leur destination (ex : « Appel travaux voté à l'AG » ou « Joyeux Noël »).
Sélection de la banque :
Les informations bancaires apparaîtront sur l'appel de fonds afin que les copropriétaires puissent rédiger l'ordre du chèque ou effectuer un virement.
Si la copropriété dispose de plusieurs comptes bancaires, il est possible de définir une banque "par défaut" qui s'affichera sur toutes les interfaces du logiciel. Pour cela, allez dans PARAMÉTRAGE, puis BANQUES, et appliquez l'option "Banque par défaut" sur le compte souhaité.
Plus d'options :
Cette section correspond aux différentes options d'affichage possibles dans le document soumis aux copropriétaires (voir ci-dessous).
Méthode de calcul des soldes des appels de fonds (Ces options sont disponibles pour répondre aux différents cas rencontés par les syndics de copropriétés) :

Uniquement les écritures avant la date de l'appel : Par défaut, seules les écritures antérieures à la date de l'appel de fonds seront affichées sur le relevé intégré à l'appel de fonds. Cette option est utilisée lorsque le syndic émet l'appel de fonds avec un retard.
Toutes les écritures à ce jour (date de l'appel) : Toutes les écritures, y compris celles enregistrées après la date de l'appel de fonds, seront affichées sur le relevé intégré à l'appel de fonds.

Sans ancien solde : Aucun relevé de compte n'apparaîtra sur l'appel de fonds, et aucun solde antérieur ne sera affiché. Seul le montant de l'appel de fonds sera indiqué.

13. Types d'appels de fonds pour les copropriétés : Cette option permet de regrouper ou de séparer les différents types d'appels de fonds :

Appels de fonds unifiés : Si plusieurs types d'appels de fonds sont prévus (travaux, charges courantes, ou avances de trésorerie), tous seront inclus sur le même document.
Appels de fonds séparés : Si plusieurs types d'appels de fonds sont prévus, chaque type sera généré sur un document distinct.
Appels de fonds pour charges courantes uniquement : Seuls les appels de fonds pour charges courantes seront inclus dans le document. Les autres types d'appels de fonds devront être générés séparément.
Appels de fonds exceptionnels uniquement : Seuls les appels de fonds pour travaux et opérations exceptionnelles figureront dans le document. Si d'autres types d'appels de fonds sont prévus, ils devront être générés séparément.
Appels de provisions uniquement : Seuls les appels de fonds pour les provisions (avances de trésorerie) seront inclus dans le document. Les autres types d'appels de fonds devront être générés séparément.

14. Détail des appels de fonds par poste de dépenses (optionnel) :

Poste par poste du budget : Cette option permet de détailler les différents postes de dépenses budgétés dans les appels de fonds. Ajouter ce niveau de détail peut être utile si le nombre de postes de dépenses dans le budget est limité. Cependant, cela devient rapidement un inconvénient lorsque le nombre de postes dépasse une dizaine.

Par exemple, imaginez un appel de fonds pour un copropriétaire possédant 10 lots, avec un budget de 20 lignes. L'appel de fonds comportera alors 10 x 20 lignes, soit 200 lignes, sans compter les sous-totaux par lot, ce qui peut entraîner plusieurs pages à imprimer.

Dans la plupart des cas, un appel de fonds simplifié est plus clair pour les copropriétaires. Vous pouvez effectuer des tests pour observer le résultat, et si nécessaire, revenir en arrière en supprimant les appels de fonds, puis recommencer en ajustant les options.

15. Appels de fonds incluant (ou non) les charges locatives : cette option permet d'afficher (ou non) les provisions pour charges locatives sur les appels de fonds. Elle concerne uniquement les copropriétaires qui mettent leurs biens en location et permet de provisionner les charges locatives auprès de leurs locataires.

16. Génération automatique des prélèvements : Vous aurez la possibilité de générer un fichier de prélèvements, à condition d'avoir enregistré le numéro ICS dans la banque de la copropriété (à demander à votre banque) et d'avoir renseigné le RIB des copropriétaires dans leur fiche. Vous pourrez ensuite choisir entre un prélèvement mensuel, trimestriel, etc.

Pas de prélèvement : Sélectionnez cette option si vous ne réalisez pas de prélèvements auprès de vos copropriétaires.
Prélèvement par solde : Un fichier de prélèvement sera créé en fonction des soldes des copropriétaires.
Prélèvement par montant de l'appel de fonds : Un fichier de prélèvement sera généré selon les montants des appels de fonds

Pour information, le fichier de prélèvements est accessible dans Finance > Prélèvements.

17. Génération des appels de fonds : Cliquez sur le bouton GÉNÉRER pour démarrer le traitement des appels de fonds.

Le logiciel calcule la répartition des postes de dépenses par lot, clé et copropriétaire, puis enregistre les écritures sur les comptes des copropriétaires. De là, ne nouvelle ligne apparaîtra dans la zone d'archivage des appels de fonds située en bas de l'écran.

Attention ! Il est possible de bloquer la génération des appels de fonds en cas de problème de répartition des clés. Pour ce faire, vous devez attribuer cette restriction ("Blocage des appels de fonds en cas de problème de répartition des clés") à des utilisateurs spécifiques dans Paramétrage > Gestion utilisateurs. Une fois activée, cette restriction empêchera la génération des appels de fonds pour les utilisateurs concernés.