Faire les appels de fonds

Après avoir terminé la saisie du budget de la copropriété (voté et validé par l'AG des copropriétaires), vous voici prêt à lancer les appels de fonds.

1 - Sélectionner l'exercice de l'appel de fonds concerné

2 - Cliquer sur le bouton "Ajouter un appel"

 3 - Sélectionner la date de l'appel de fond concerné

• Le calendrier des appels de fonds a été automatiquement généré par le système lors de la création des lignes du budget

• Si la période de l'exercice courrait du 01 Septembre au 31 Aôut de l'année suivante, là aussi un calendrier des appels de fonds sera créé, (01 Septembre, 1er Décembre, 1er Mars et 1er Juin).

4 - Saisir la date limite de paiement de l'appel de fonds

• Rappelons que les appels de fonds doivent avoir été reglés par les copropriétaires au 1er jour de chaque trimestre si la l'échéancier des appels de fonds est trimestrielle.
• Il est donc recommandé de saisir le 1er jour de chaque trimestre ici (si les appels de fonds sont mensuel, saisir le 1er jour du mois bien sur!)

Considérant que l'article 14-1 de la loi de 1965 précise : « Pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, le syndicat des copropriétaires vote, chaque année, un budget prévisionnel. L'assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent. Les copropriétaires versent au syndicat des provisions égales au quart du budget voté. Toutefois, l'assemblée générale peut fixer des modalités différentes. La provision est exigible le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l'assemblée générale ».  

5 - Saisir un libellé de l'appel de fond. Exemple: Appel de fond du 1er trimestre... 

6 -  Saisir les observations éventuelles.

Vous avez la possibilité de saisir 150 caractères d'observation. Ce texte très pratique permet d'adresser un message aux copropriétaires. En effet ce texte apparaitra sur les appels de fonds à destination des copropriétaires 

7 - Sélectionner la banque:

• Les informations de la banque apparaitront sur l'appel de fonds de manière à permettre aux copropriétaires de rédiger l'ordre du chèque, ou encore d'effectuer un virement de compte à compte.
• Si la copropriété détient 2 comptes bancaires (ou plus), il possible de paramétrer la banque «par défaut» qui s'affichera ici et sur toutes les interfaces de saisie du logiciel.
• Pour cela il suffit d'aller dans PARAMETRAGE, puis BANQUES et appliquer l'option  «Banque par defaut» sur la banque en question

8  - Bouton ENREGISTRER pour lancer les appels de fonds 

9 - OPTIONS: correspond aux différentes OPTIONS d'AFFICHAGE possibles dans le document qui sera soumis aux copropriétaires. (voir ci-dessous) 

10  - Zone d'affichage de tous les appels de fonds générés: ici viendront s'ajouter tous les appels de fonds qui auront été générés pour cette copropriété.

Ces options sont disponibles pour répondre aux différents cas rencontrés par les syndics de copropriété.

  1 - Uniquement les écritures AVANT la date de l'appel: C'est l'option par défaut, sur le relevé de compte intégré dans l'appel de fonds, seuls les écritures antérieures à la date de l'appel de fonds apparaitront. Cette option est utilisée pour les syndics de copropriété qui emettent l'appel de fonds avec retard.

  2 - Toutes le écritures à ce jour (date de l'appel):  sur le relevé de compte intégré dans l'appel de fonds, toutes les écritures apparaitront, même si celles-ci (les écritures) concernent des mouvements financiers ULTERIEURS à la date de l'appel de fonds.

  3 - Sans ancien solde:  il n'y aura pas de relevé de compte sur l'appel de fonds, et aucun solde antérieur apparaitra sur cet appel de fonds. Seul figurera donc le montant de l'appel de fonds.

Cette option permet de regrouper ou de dissocier les types d'appels de fonds.

1 - Appels de fonds unifiés : si plusieur type d'appels de fonds sont prévus (appels de fonds travaux, pour charges courantes ou avances de trésorerie), tous les appels de fonds figureront sur le même document.

2 - Appels de fonds courant uniquement: seul les appels de fonds pour charges courantes figureront sur le document. Si d'autres types d'appels de fonds sont prévus, il faudra les générer séparément.

3 - Appels de fonds exceptionnels uniquement: seul les appels de fonds pour TRAVAUX et OPERATIONS EXCEPTIONNELLES figureront sur le document. Si d'autres types d'appels de fonds sont prévus, il faudra les générer séparément.

4 - Appels de provisions uniquement: seul les appels de fonds pour provisions (AVANCES DE TRESORERIE) figureront sur le document. Si d'autres types d'appels de fonds sont prévus, il faudra les générer séparément.

Cette option permet de détailler les différents postes de dépenses budgetés sur les appels de fonds.

• En effet mettre du détail dans les appels de fonds peut être un avantage si le nombre de poste de dépenses figurant dans le budget est limité à quelques lignes. Mais cela peut vite devenir un inconvénient si le nombre de postes est important (supérieur à 10)
• Pour s'en faire une idée, il suffit d'imaginer un appel de fonds pour un copropriétaire, qui est propriétaire de 10 lots pour un budget de 20 lignes. L'appel de fonds comportera 10 x 20 lignes = 200 lignes, + les sous totaux par lots... donc plusieurs pages à imprimer....

Dans la majorité des cas, les copropriétaires s'y retrouve mieux avec un appel de fonds simplifié

• Cette option permet de faire apparaitre (ou non) les provisions pour charges locatives sur les appels de fonds
• Cette information n'interesse que les copropriétaires qui mettent leurs biens en location et sert à provisionner les charges locatives auprès de leurs locataires

Cliquer sur le bouton GENERER pour lancer le traitement des appels de fonds.

• Durant quelques instants, le logiciel effectue les calculs de répartition des postes de dépenses par lot/clé/copropriétaire, et passe toutes les écritures sur les comptes des copropriétaires
• Patienter quelques instants une nouvelle ligne apparait dans la zone d'archivage des appels de fonds située en bas de l'écran

Attention !

Vous pouvez bloquer la génération des appels de fons s'il y a un problème de répartition de clé.  Pour ce faire, vous devez attribuer cette interdiction ("Blocage des appels de fonds en cas de problème de répartition de clé" à des utilisateurs de votre choix dans "Paramétrage"-> "Gestion utilisateurs".
Une fois activée, cette interdiction bloquera la génération des appels de fonds sur le logiciel pour des utilisateurs concernés.