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Associer les clés de répartition aux lots

Les lots et les clés de répartition de la copropriété

Préparer les documents pour affecter les lots aux clés de charges de la copropriété

Documents nécessaires pour réaliser cette opération:

Liste des copropriétaires et des lots à jour
Liste des clés de répartition de chacun des lots à jour

Pré-requis pour réaliser cette manipulation:

Vous avez déjà saisi TOUS les lots de la copropriété
Vous avez déjà saisi TOUTES les cles de répartition

Observations:

En principe l'affectation des clés aux lots est une opération qui aurait du être réalisée lors de l'initialisation du logiciel dans la phase de paramétrage
Il arrive cependant que la saisie des clés par lot se réalise pour des raisons particulières, telle que la création de nouvelles clés de charges durant la vie de la copropriété (changement de reglement de copropriété, fusion ou division de lots ou encore cession de parties communes dans la copropriété).

Clé de charges ou clé de répartition?

Ces 2 expressions sont fréquemment utilisées pour exprimer la même chose, clé de charges = clé de répartition sous-entendu "clé de répartition de charges"

Pour acceder aux clés de charges :

aller dans PARAMETRAGE en haut, à droite de chaque écran
puis sur le menu de gauche CLES DE REPARTITION

Les clés de répartition de charges de la copropriété

Bouton Ajouter une nouvelle clé de charges
Bouton pour créer automatiquement une nouvelle clé de charges calculée à partie de la consommation individuelle d'eau des copropriétaires
Numéro des clés dans le logiciel syndic
Libellé des clés de charges
Tantièmes total (ou millièmes ) de chacune des clés de répartition de charges

Modifier une clé de répartition de charges de la copropriété

Sur la partie supérieure de l'écran apparait le cadre sur lequel figure de nouveau le détail de la clé de charges qu'il sera possible de modifier:

Le numéro de la clé de charges
Le nom de la clé
Les tantièmes de la clé (qui doit correspondre au total des tabtièmes de chaque lot figurant en bas de l'écran)
Des commentaires éventuels
La possibilité de désactiver la clé lorsque celle-ci n'est plus utilisée dans la copropriété (cas des modifications du règlement de la copropriété)
Enregistrer les modifications
Possibilité de supprimer la clé ( ne le faire que si la clé n'a jamais été utilisée).

Répartition des tantièmes de la clé de charges par lots avec le logiciel syndic

C'est à partir de ce formulaire situé en bas de l'écran de la clé de charges qu'il est possible de modifier ou d'affecter les tantièmes (ou millièmes) par lots.
Figure dans ce document tous les lots de la copropriété, qu'ils soient ou non affectés par la répartition.

Cela veut dire que :

Certains lots sont concernés par la clé de répartition de charges, dans ce cas il faudra y faire figurer le nombre de tantièmes correspondant,
Certains lots ne sont pas concernés par la clé de charges, dans ce cas aucun nombre de devra figurer dans la case correspondante (voir le point 7 )

Colonne correspondant aux numéros de lots de la copropriété

Détail du lot (porte, étage, type)
Nom de la clé de charges
Millièmes (ou tantièmes) affectés au lot
Nom des propriétaires actuels des lots
Exemple du nombre de tantièmes pour le lot 2 (soit 10/390ème)
Exemple d'un lot non affecté par cette clé de répartition

Total de lots et tantièmes pour la clé de charges de la copropriété

Le nombre total de lots de la copropriété
Le nombre de tantièmes répartis pour cette clé sur l'ensemble des lots

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Lot indivi dont chaque propriétaire en détient un tiers

Comment gérer un lot en indivi dans la copropriété?

le lot N°1 est, pour notre copropriété, un lot indivi dont chaque propriétaire en détient un tiers.

Ceci impact donc les charges générales puisque chacun dispose d’un tiers des tantièmes de ce lot. Toutefois dans le logiciel, je n’ai pu affecter le lot à plusieurs copropriétaires.

Cela est-il possible ?

Cette fonctionnalité est pour nous indispensable dans la mesure où elle détermine le calcul des tantièmes de chacun.

B à SUZE (26400)

Ne pas affecter de clé à ce lot

Bonjour,

1 - Pour le lot en indivis

Si ce lot n'est pas loué, nous vous conseillons de ne pas affecter de clé à ce lot.

De cette façon, ce lot sera considéré comme un local commun et l'ensemble des dépenses de la copropriété sera répartie auprès des autres lots affectés par la ou les clés, sans impacter le lot en indivis.
Un appartement divisé en 2 lots

Un propriétaire qui a réalisé une surélévation il y a 2 ans, a créé 2 appartements sous les toits

Bonjour, Je viens d'apprendre qu'un des propriétaires (qui avait réalisé une surélévation il y a 2 ans, en créant 2 appartements sous les toits, identifiés par le même lot dans le règlement de copropriété actuel), souhaite en vendre un en début d'année prochaine.

Ce propriéraire est bien au courant qu'il va donc devoir rédiger un nouveau RCP pour bien prendre en compte les 2 appartements en 2 lots bien distincts, mais je ne sais pas comment je vais pouvoir le prendre en compte et le déclarer dans le logiciel syndic VILOGI, surtout en plein milieu de mon année comptable qui se termine au 31 mars 2020.

La vente elle aura lieu très certainement avant, et j'aurai donc des papiers à fournir au notaire sur une partie du lot actuel seulement...

Pourriez vous me décrire la démarche à suivre dans un cas comme celui-ci (sans prendre le risque de perdre toute la comptabilité déjà réalisée sur l'année 2019 - 2020)?

Merci d'avance de votre retour.

Bonne journée.

Cordialement,

C.B.

Ne rien entreprendre avant la modification du reglement de copropriété

Bonjour,

1 - dans tous les cas, vous ne pourrez rien entreprendre tant que l'état descriptif de la division du reglement de la copropriété n'a pas été modifé, validé par l'AG et enregistré.

2 - dès que vous aurez le nouveau reglement de copropriété il faudra créer une (ou plusieurs) nouvelle(s) clé(s) de répartition de charges,

3 - puis à compter de la date du nouveau RCP, enregistrer les factures avec les nouvelles clés de charges.

4 - lors de la régularisation des comptes et la clôture des comptes, le logiciel effectura la répartition en fonction des clés qui ont été enregistrées lors de l'enregistrement des factures. Ainsi vous ne perdrez pas les données des exercices précedents.

5 - Après l'exercice intermédiaire, vous pourrez sur le logiciel syndic, archiver les anciennes clés afin de les rendre inactives.

Cordialement
Plusieurs lots restent non affectés

Plusieurs lots restent non affectés alors qu'ils le sont ?

Bonjour,
nous avons enregistré les différents lots avec les différents propriétaires, malgré cela 2 lots restent non affectés alors qu'ils le sont.
merci de me donner la procédure
salutations
Mettre plusieurs copropriétaires sur 1 lot

Mettre plusieurs copropriétaires sur 1 lot

VALERIE D Bonjour, J'ai un petit problème concernant 1 lot: les caves.

En effet, chacun des 6 copropriétaires possède 1/6ème des caves.

Comment puis-je faire pour les attribuer à chacun des propriétaires ?
Car du coup, quand je fais mes appels de fonds, le logiciel ne prend pas en charge les tantièmes des caves.
J'ai donc un écart dans le budget. Merci pour votre aide.
Cordialement,
Achat de lots par la copropriété pour la création de parties communes
Frais pour la création d'une partie commune pour desservir de nouveaux lots dans la copropriété

Bonjour,
Je me permet de vous poser une question pour laquelle je n'ai pas trouvé de réponse.
Suite au décés d'un copropriétaire sans héritiers, il a été décidé avec le service des domaines que son lot de comble serait divisé et vendu a 3 autres copropriétaires, et la création d'une partie commune pour desservir ces nouveaux lots.
Lors de la meme opération notariée, 3 parties communes seront cédées à d'autres copropriétaires.
Le notaire a fait un appel de fond à la copro d'un montant gloabal de 5000€ pour couvrir l'achat du lot de la personne décédée + les frais notarié de l'ensemble de l'opération.
J'ai donc calculé et appelé la somme dûe par chacun des propriétaires concernés, afin que le syndic puisse payer le notaire de l'ensemble de la somme.
J'ai passé cela en compte de débours.La somme n'est pas encore versée au notaire en attendant la finalisation de l'acte.
Le probleme est que lorsque je veux cloturer mon exercice 2017, le compte de débours se retrouve en charges "négatives" avec une clé de répartition générale, ce qui fausse l'ensemble des calculs.
Pouvez vous m'indiquer comment "bloquer" les sommes avancées, afin qu'elle n'apparaissent pas en charges ?
Merci à vous,
Bien cordialement
Les frais de notaires pour l'acquisistion de lots par la copropriété sont des dépenses

Bonjour,

Les frais de notaires pour l'acquisistion de lots par la copropriété sont des dépenses qu'il faudra passer en charges.

Cependant, s'agissant d'une opération exceptionnelle, vous devrez passer par la création d'un budget TRAVAUX ET OPERATIONS EXCEPTIONNELLES, car il ne s'agit pas ici d'une opération courante.

Or vous avez passé cette dépense dans les charges courantes, et en plus vous avez passé les écritures à l'envers (les charges sont à passer obligatoirement au débit du compte de charges).
- 1 - Dans un premier temps, vous devez supprimer toutes ces écritures, après avoir décloturé votre exercice.
- 2 - Puis créer un budget TRAVAUX ET OPERATIONS EXCEPTIONNELLES du montant des frais de notaire, avec un échéancier d'un seul appel de fonds et faire l'appel de fonds correspondant.
- 3 - Puis passer l'écritures dans le compte de dépense de travaux (cpt 621000xx qui porte le même nom que le budget TRAVAUX ET OPERATIONS EXCEPTIONNELLES) pour les frais par le compte de fournisseur "NOTAIRE X" cela enregistrera la dette vis à vis du notaire.
- 4 - Saisir le reglement des copropriétaires qui payent cet appel de fonds TRAVAUX ET OPERATIONS EXCEPTIONNELLES.
- 5 - Enregistrer le reglement qui vous avez pu faire au notaire.
- 6 - Cloturer le budget TRAVAUX ET OPERATIONS EXCEPTIONNELLES, puis cloturer l'exercice.
- 7 - L'opération des frais de notaires apparaitra dans l'annexe 4 et 5.
ATTENTION : ne cloturer les travaux (point 6) qu'à la condition que les points 3, 4 et 5 aient été enregistrés, cloturant ainsi les mouvements comptable des TRAVAUX ET OPERATIONS EXCEPTIONNELLES.

Cordialement

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Comment gérer un lot en indivi dans la copropriété?

Ne pas affecter de clé à ce lot

Un propriétaire qui a réalisé une surélévation il y a 2 ans, a créé 2 appartements sous les toits

Ne rien entreprendre avant la modification du reglement de copropriété

Plusieurs lots restent non affectés alors qu'ils le sont ?

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