1 - La reprise des comptes - Principes

Le solde (report) à nouveau en comptabilité de syndic de copropriété est un traitement comptable qui consiste à enregistrer les soldes comptes de bilan (classe 1 à 5) de l’exercice précédent sur l’exercice suivant.
C'est la part des comptes qui n’ont pas été soldés au cours de l’exercice précédent, ou de la période précédent la reprise des comptes.

Il permet de reporter le solde des comptes à une année ultérieure. Pour la copropriété, c'est un moyen de reprendre le cours de la gestion de la copropriété d’un exercice à l’autre.

La saisie des Reports des A Nouveaux est à réaliser une seule et unique fois lors de l'initialisation des comptes de la copropriété dans le logiciel.
Les "A Nouveaux" sont à saisir le premier jour de votre nouvel exercice (exemple: le 1er janvier pour un exercice courant du 01 janvier au 31 décembre).

Nous insistons, la saisie des Reports des A Nouveaux ne doit être passée que lors du premier exercice. (passage d'un ancien logiciel à celui de VILOGI).
Pour les prochains exercices, les reports de soldes sont réalisés automatiquement par le logiciel sans intervention de votre part, d'une année sur l'autre lors du traitement de la Répartition et Cloture des comptes.
Vous n'entendrez plus parler de cette expression...

Saisir au débit les avoirs du syndic :

• Les copropriétaires qui doivent de l'argent au syndic.
• Les comptes bancaires excédentaires.
• Les fournisseurs dont le compte est débiteur
  (avances ou trop payés aux fournisseurs ce qui devrait être assez rare!).

Saisir au crédit (les dettes du syndic):

• Les copropriétaires excédentaires (ils ont trop payé le syndic ou les avances de fonds des copropriétaires)
• Les fournisseurs dont les factures sont à payer.
• Les comptes bancaires déficitaires.
  (avances ou trop payés aux fournisseurs ce qui devrait être assez rare!).

A la fin de la saisie, bien vérifier que tous les comptes de report s'équilibrent ( le total des débits doit être égal au total des crédits).

En cas d'erreur, aucune inquiétude, il vous est possible de modifier ou supprimer à tous moments les informations saisies.

Le report à nouveau intervient lors de la reprise des compte d'un nouveau syndic ou bien lors du changement de logiciel.
En effet, lors du changement de syndic, le nouveau syndic devra ressaisir les "en cours " des comptes enregistrés dans la comptabilité tenue par l'ancien syndic.
Dans ce cas, le nouveau syndic qui recevra les documents et pièces comptables de l'ancien syndic devra saisir les solde des comptes à la date de la reprise.

Il y a lieu de distinguer plusieurs approches pour la reprise des comptes:

• Une reprise des soldes des comptes de bilan (classe 1 à 5). Cette procédure est destinée le plus souvent lorsque la reprise des comptes intervient au 1er jour de l'exercice suivant (voir la procédure décrite ci-dessous).
  Si la reprise intervient au cours de l'exercice (au milieu de l'année par exemple) cela va obliger le comptable à saisir toutes les écritures passéee entre le premier jour de l'exercice jusqu'au jour de la reprise des comptes.
• Une reprise complètes des soldes des comptes de bilan (classe 1 à 5) et de charges/produits (classe 6 et 7): cette reprise intervient en cours d'un exercice précédent non encore clôturé.
  Le syndic pourra dans ce cas reprendre à la date de reprise des comptes, saisir les soldes des comptes de bilan ainsi que le solde des compte de charges et de produit de la période comprise entre le premier jour de l'exercice comptable et la date de la reprise des comptes par le nouveau syndic (voir la procédure décrite ici). 
  Ce type de reprise est toutefois résernée aux professionnels ou les syndics qui disposent d'une connaissance approfondie de la comptabilité de la copropriété, qui est bien plus complexe que la comptabilité générale d'entreprise!
  Cette méthode présente aussi un inconvénient MAJEUR: les copropriétaires ne pourront pas visualiser le détail des dépenses dans le relevé général des dépenses, car celles-ci auront été regroupées par compte,  dans cette reprise des soldes!
• La reprise des comptes de travaux commencé avant la la date de la reprise par le nouveau syndic.
  Cette procédure particulière nécessite quelques attentions afin de ne pas troubler d'une part le calcul des appels de fonds pour travaux restants à effectuer et d'autre part, le calcul de la régularisation des comptes travaux, lors de la clôture de ceux-ci (voir la procédure décrite ici).

Attention ! La balance des A NOUVEAU doit être équilibrée!

Cette écriture de début d’année reprenant les A NOUVEAU, comme toutes les ecritures, doit être obligatoirement équilibrée. Le total débit doit être égal ou total crédit!
Ici le total des montants de la colonne DEBIT est égal au total des montants de la colonne CREDIT: soit 3 800 €.

Si les totaux n'étaient pas équilibrées:

• Cela affectera l'équilibre de l'ensemble des comptes de la copropriété: cela signifie que toute la comptabilité sera faussée et ne pourra donc pas être présentée pour obtenir le quitus lors de l'AG des copropriétaires.
• Un avertissement apparaitra sur le cadre de CONTROLES