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Ecritures de subvention pour travaux de la copropriété PROCEDURE
Gestion des emprunts et des subventions avec le logiciel syndic de copropriété
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Le gestionnaire du syndic devra suivre cette procédure spéciale pour passer les écritures comptables de subvention sur le logiciel de syndic de copropriété.
La gestion des subventions passe par 2 statuts distincts:
- La subvention à recevoir lorsque celle-ci a été notifiée par l'organisme de l'état.
- La subvention reçue lorsque le syndic reçoit le chèque de l'organisme de l'état
Le système calera les documents de synthèse comme l'annexe 4 ou 5 en fonction du statut de la subvention,
Nous allons donc procéder en 2 étapes pour faire évoluer le statut de la subvention:
- Enregistrement de la subvention dès que le syndic aura reçu la notification de l'organisme qui accordera la subvention. A ce stade, la subvention aura le statut de SUBVENTION A RECEVOIR.
- Enregistrement du reglement de la subvention: cette 2ème étape demande un peu d'attention car il faudra enregitrer successivement deux écritures. A ce stade, la subvention aura le statut de SUBVENTION REÇUE.
Voici comment procéder pour réaliser ces 2 étapes.
1 - Enregistrement de la notification de la subvention par l'organisme d'état
Enregistrer l'écriture lorsque la subvention a été notifiée au syndic de copropriété
2 - Règlement de la subvention 2 écritures à enregistrer sur le logiciel de gestion syndic
1 ère écriture: Enregistrer l'encaissement du chèque de la subvention (ou le virement) à la banque du syndicat de copropriété.
2 ème écriture: Enregistrer cette écriture spéciale qui aura pour effet de supprimer le statut de la subvention à recevoir. Seule l'écriture n°1 ci-dessus affecte la subvention au statut de subvention reçue.
3- Création d'un budget de copropriété sans subvention
Créer un budget pour les travaux votés par l'assemblée générale sans tenir compte à ce stade de la subvention du montant prévu par ces travaux :
Exemple: il a été prévu de refaire l'éclairage de la voirie de la copropriété pour un montant de 80.000€. Le conseil régional à accordé un subvention de 35.000€ à la copropriété.
Le syndic doit donc créer un budget travaux "Travaux subventionnés éclairage voirie" pour un montant de 80.000€ qui servira à calculer les appels de fonds des copropriétaires
4 - Modifier l'échéancier des appels de fonds des travaux subventionnés en copropriété
Saisie de la modification de l'échéancier des appels de fonds des travaux subventionnés (suite)
- On aperçoit ici dans l'échéancier du budget travaux que les 2 appels de fonds prévus s'élèvent à 40.000€ chacun, soit 80.000€ au total
- L'objectif sera d'appeler uniquement les fonds nécessaire au financement des travaux auprès des copropriétaires, c'est à dire, déduction faite du montant de la subvention de ces travaux
- C'est à cet endroit que l'on va prendre en compte la subvention, pour en déduire le montant des appels de fonds restants à échoir comme indiqué sur l'écran ci-dessous
5- Echéancier des appels de fonds des travaux subventionnés avant modification
5- Echéancier des appels de fonds des travaux subventionnés avant modification (suite)
- Modifier le montant des appels de fonds :
Le montant total des appels de fonds correspond maintenant au montant du budget (déduction faite du montant de la subvention)
- soit 65.000€
- correspondant au montant total du budget de 80.000€ moins les 15.000€ de subvention..
Le premier appel de fonds travaux a déja été appelé, il n'est donc pas possible de modifier ce montant
- Nous pouvons déduire au regard de l'écran ci-dessous que le montant total du premier appel de fonds pour les travaux, appelé auprès des copropriétaires s'élève à 40.000€, alors que le second s'élève à 25.000€
- Passer maintenant une écriture spéciale pour IMPUTER le montant de la subvention au compte 711000 du budget travauX
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