Signature électronique des procès-verbaux sur VILOGI

Toujours plus réactif et agile, VILOGI vous propose une solution simple et sécurisée pour envoyer et signer vos documents en ligne, comme des procès-verbaux,  les baux, actes de cautionnements ainsi que vos propres documents en format PDF.

Les signatures électroniques, utilisées sur VILOGI, sont conformes au règlement européen eIDAS. Notre partenaire UNIVERSIGN garantit la sécurité de vos transactions et vous permet de simplifier vos procédures de contractualisation et comme résultat, de diminuer vos coûts.

Il existe 2 méthodes de lancement des signatures électroniques sur VILOGI :

1. Directement dans le module "Assemblée Générale", en cliquant sur la petite plume à côté du PV ;

2. Depuis le Centre de Signatures dans l’onglet COPROPRIETE, en cliquant sur « Nouvelle signature »

(Consulter le tutoriel « La gestion des signatures électroniques via le Centre de signatures").

Lancez une procédure de signature électronique en utilisant une de ces méthodes et suivez les étapes suivantes afin de terminer votre procédure d’e-signature.

La deuxième étape vous permet d’ajouter des signataires (président de séance, scrutateur, secrétaire) ainsi que des observateurs. Contrairement aux signataires, les observateurs ne participent pas à la signature électronique, mais ils recevront le document une fois signé par toutes les parties.

Pour saisir les parties concernées, vous pouvez soit remplir les champs manuellement, soit charger des profils existants sur VILOGI.

Commencez par donner un intitulé (titre) à votre signature. L’intitulé représente le nom du document après la signature et vous aidera de le retrouver plus facilement dans le Centre de Signatures.

Saisissez l’information sur les parties concernées (président de séance, scrutateur, secrétaire). Si vous souhaitez supprimer un de ces signataires, vous pouvez supprimer la ligne en cliquant sur « - ». Vous avez également la possibilité d’ajouter plus de signataires / observateurs en cliquant sur « Ajouter ».

Il existe 2 types de signature électronique : simple (il s’agit d’une signature simple horodatée) et avec pièce d’identité. La procédure de la signature électronique avec pièce d’identité exige la présentation d’une pièce d’identité numérisée.

Attention ! Une fois la signature électronique avec pièce d’identité faite, un certificat unique sera associé aux mail et numéro de téléphone du signataire. Ce certificat permet de réutiliser le même adresse mail & numéro sans devoir fournir de nouveau une pièce d’identité pour des futures procédures de signature.

Si le signataire change son numéro et/ou son adresse mail, il va devoir révoquer son certificat afin de modifier ses coordonnées et obtenir un nouveau certificat.

Dès que tous vos signataires et leurs coordonnées sont saisis, cliquez sur « Valider » pour valider vos signataires et passer à l’étape suivante.

Suite à la validation de vos signataires, on passe à l’étape suivante : vérification du document à signer. Après la vérification, avant de lancer votre procédure, vous devez déposer les noms des signataires aux emplacements de signature prévus sur le document à signer.

Vous pouvez ajouter une ou plusieurs conditions d’acceptation sur votre document à signer : cliquez sur « Ajouter une condition d’acceptation » et ajoutez une ou plusieurs conditions de votre choix. Sachez qu’une condition « J’ai lu et j’accepte le document ci-dessus » est présente par défaut sur tous vos documents à signer. Associez votre condition au(x) signataire(s) de votre choix en cliquant sur leurs noms :

En cliquant sur « Lancer », vous validez la procédure et le logiciel s’occupe du reste : les signataires vont automatiquement recevoir un lien de notre partenaire Universign par mail qui les invite à consulter et signer le document.