4 - Exemples de reprise des comptes - les travaux

Maintenant que la reprise des soldes est faite, il faut reprendre les travaux. Dans cette phase de travail, on va chercher à reconstituer l'annexe 5. Cet annexe, fournie par l'ancien syndic, est donc la base de ce travail. 

Travail découpé en 4 étapes, et chaque étape va remplir une colonne de l'annexe : 

• Colonne A : Saisie du budget 
• Colonne D : Reprise de solde sur le compte 102 pour simuler des appels de fonds ayant déjà eu lieu sur ces travaux
• Colonne C : Enregistrement de factures déjà reçues
•  Colonne B : Reprise de soldes pour enregistrer les factures déjà payées

Bien sur, en fonction de l'avancement des travaux à reprendre, certaines étapes peuvent ne pas être nécessaires. 

ATTENTION : ce que nous décrivons ici ne concerne que la reprise, au 1er jour de l'exercice.  Pour toute écritures postérieures à cette date, elle devra être passé dans un journal comptable autre que le journal des a-nouveaux. 

Comme indiqué dans le tutoriel précédent, si vous avez des travaux à reprendre, vous avez déjà créé la ligne de travaux. 

Pour saisir le budget, vous cliquez sur cette ligne de travaux, et ensuite vous cliquez sur AJOUTER UNE LIGNE AU BUDGET dans la section BUDGET de la fiche TRAVAUX. 

La colonne A de l'annexe 5 est désormais remplie.

Vous pouvez créer vos différents lignes de budget. Et en cas de finacement via le fond ALUR, vous pouvez ajouter celle ligne, comme indiqué dans le tutoriel sur la création du budget. 

Pour cet échéancier, il faut distinguer plusieurs cas : 

Reprise pour historique : dans ce cas, vous allez reprendre des travaux sur des excices non créés dans l'outil, qui ne donnent pas lieu à de la reprise. Donc pas d'échéancier. La ligne de travaux et son budget ne sont là que pour l'historique. 

Reprise car travaux encore en cours : dans ce cas, vous reprenez des travaux commencé par l'ancien syndic et dont vous allez devoir gérer la suite. Dans ce cas, vous pouvez créer l'échéancier. Si en plus, il y a des appels qui n'ont pas encore été passé, la saisie de l'échéancier devient obligatoire. 

Evidemment, pour faire une reprise d'échéancier, si ceui-ci est sur plusieurs exercices, il faut que tous les exercies comptables soient créés. 

Attention : si vous reprenez des travaux sur lequels des appels de fonds ont déjà été faits, vous devrez créer l'échéancier ET le modifier pour cocher la case NE PAS APPELER en face de chaque échéance déjà appelé par le précédent syndic. 

Astuce : si vous devez reprendre des travaux qui s'étalent sur plusieurs exercices, mais que certains exercices sont anciens et ne font pas l'objet d'une reprise, plutôt que de les créer juste pour les travaux, vous pouvez créer l'échéancier, le modifier et placer la première échéance tout ce qui a déjà été appelé. En date pour cette échéance, indiquez la date de la reprise, et cochez la cas NE PAS APPELER. 

C'est l'étape la plus simple, et vous l'avez passée sans vous en rendre compte. 

Lors de la reprise de soldes, si le grand livre indique un solde pour un compte 102(compte de travaux), vous avez déjà repris ce solde.  De plus, comme dit dans le précédent tutoriel, vous avez déjà fait une répartirion de cette avance via l'onglet REPARTITION DES AVANCES. 

Le  job est donc déjà fait, la colonne D de l'annexe 5 est remplie. 

Si vous avez d'ores et déjà réceptionné des factures pour ces travaux, et bien il faut les enregistrer. Pour ce faire, on quitte les écrans de reprise et on se rend dans FINANCES / ENREGISTRER UNE FACTURE. 

Plusieurs éléments très importants à ne surtout pas manquer : 

Le journal : vous devez vous placer dans le journal des a-nouveaux, pour indiquer au logiciel que c'est une écriture de reprise

Date de la facture : c'est la date de la reprise 

Compte de la dépense : le compte 671 qui correspond à vos travaux

En procédant ainsi, vous remplissez la colonne C de l'annexe 5.

Si c'est le cas, retour sur l'écran de reprise des soldes pour donner l'info à VILOGI. 

Vous allez saisir un solde, au débit du fournisseur, du montant de la facture. 

Et ainsi, vous remplissez la colonne B de l'annexe 5. 

Tout dépend de ce que vous devez reprendre. ET c'est ce qui rend l'annexe 5 aussi importante lors d'une reprise. 

Pour chaque ligne de travaux à reprendre, vous devrez accomplir l'étape qui correspond à la colonne que vous devez remplir. 

Si par exemple, il y a un budget et qu'un appel de fonds a déjà été fait, mais encore aucune facture réceptionnée, le travail s'arrête après l'étape 2. 

Dans tous les cas, une fois reconstituée, votre annexe 5 ressemvlera à ceci :