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Inscription à la Facturation Électronique (SenDoc)

Paramétrer facilement votre logiciel de syndic de copropriété

En bref

Ce guide explique, étape par étape, comment un syndic s'inscrit à la facturation électronique via notre partenaire SenDoc, directement depuis Vilogi. L'inscription se fait en 3 grandes étapes :

Créer le compte de facturation électronique.
Ajouter au moins un utilisateur au compte.
S'inscrire sur l'annuaire RFE (obligatoire pour émettre et recevoir des factures électroniques).

Aucune compétence technique n'est requise : la plupart des informations sont pré-remplies automatiquement à partir du dossier du syndic.

https://www.vilogi.com/newsletters/20260821_VILOGI_Facturation_electronique_Option_SENDOC.pdf

Où accéder à la fonctionnalité

Depuis le menu de gauche des Paramètres, rubrique :

Facturation Électronique → configuration de la facturation électronique

La page s'ouvre sur l'écran « Nouveau compte client SENDOC ».

Étape 1 — Créer le compte

Sur la page « Nouveau compte client SENDOC », l'utilisateur découvre d'abord :

1.1 Les conditions tarifaires (à accepter)

Un encadré « Conditions tarifaires SenDoc » présente l'offre et son prix :

l'accès à l'offre SenDoc de facturation électronique ;
la souscription à la Plateforme Agréée (PA) SenDoc (émission, réception, transmission des factures) ;
le tarif annuel (calculé automatiquement selon le nombre de lots du syndic) ;
les frais de mise en service ajoutés à la souscription.

→ L'utilisateur doit cocher la case « J'ai lu et j'accepte les conditions tarifaires ». Tant que la case n'est pas cochée, le formulaire d'inscription reste masqué.

1.2 Le formulaire de création

Une fois les conditions acceptées, le formulaire apparaît. Il est déjà pré-rempli avec les informations du dossier :

Bloc	Informations pré-remplies	Source
Entreprise	Nom de l'entreprise, SIREN, SIRET	Fiche du syndic
Adresse	Adresse, code postal, ville	Fiche du syndic
Contact	Civilité, nom, prénom, email, téléphone	Utilisateur connecté

L'utilisateur vérifie et complète si besoin. Les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires, notamment le nom de l'entreprise et le SIREN à 9 chiffres.

→ Cliquer sur « Créer le compte ».

Résultat : un message de confirmation vert s'affiche — « Compte SENDOC créé avec succès ». À cette étape, le compte est automatiquement relié à nos services (les notifications de factures sont activées en arrière-plan).

Étape 2 — Ajouter un utilisateur

Une fois le compte créé, la page affiche la fiche du compte et la section « Utilisateurs du compte ».

→ Cliquer sur « + Nouvel utilisateur », puis renseigner :

Email de connexion (servira d'identifiant) — obligatoire ;
Prénom et Nom — obligatoires ;
Droit : Utilisateur ou Super utilisateur.

→ Valider avec « Créer l'utilisateur ».

À noter : il faut au moins un utilisateur pour pouvoir passer à l'inscription RFE.

Étape 3 — S'inscrire sur l'annuaire RFE

La section « Inscription annuaire RFE » apparaît une fois qu'au moins un utilisateur existe.

Qu'est-ce que le RFE ? C'est l'annuaire officiel qui permet d'émettre et de recevoir des factures électroniques conformément à la réglementation. L'inscription y est obligatoire.

→ Cliquer sur « Inscrire sur l'annuaire RFE ». Un formulaire s'affiche, pré-rempli (raison sociale, SIREN, adresse, email du dirigeant).

L'email du dirigeant est important : c'est lui qui recevra un email DocuSign pour signer le mandat.

→ Vérifier les informations puis valider l'inscription.

Résultat : un message confirme « Inscription RFE initiée ».

Ce qu'il se passe ensuite (côté dirigeant)

Après la demande, le dirigeant reçoit un email DocuSign et doit :

Signer le mandat électronique ;
Fournir le K-bis et une pièce d'identité ;
Attendre la validation par la plateforme RFE (plusieurs jours ouvrés).

Suivre l'avancement

Sur la même page, un statut d'inscription est affiché et peut être actualisé :

Statut affiché	Signification
En attente de validation	Dossier envoyé, en cours de traitement (DocuSign + pièces)
Actif — inscrit sur l'annuaire	Inscription validée, la facturation électronique est opérationnelle
Inscription refusée	Dossier rejeté (un motif est indiqué)
Client désactivé	Compte inactif

Le bouton « Actualiser le statut » permet de rafraîchir l'information.

Récapitulatif du parcours

Paramètres → Facturation Électronique → configuration
Accepter les conditions tarifaires (case à cocher)
Vérifier le formulaire pré-rempli, puis « Créer le compte »
Ajouter un utilisateur via « + Nouvel utilisateur »
« Inscrire sur l'annuaire RFE » : vérifier l'email du dirigeant, puis valider
Le dirigeant signe le mandat DocuSign et envoie le K-bis + une pièce d'identité
Attendre le statut « Actif — inscrit sur l'annuaire »

Questions fréquentes

Combien ça coûte ?

Un abonnement annuel (dont le montant dépend du nombre de lots du syndic), plus des frais de mise en service payés une fois à la souscription. Le montant exact est affiché dans l'encadré des conditions tarifaires avant l'inscription.

Qui reçoit l'email de signature ?

Le dirigeant, à l'adresse email renseignée lors de la création du compte (reprise automatiquement à l'étape RFE).

Combien de temps pour être opérationnel ?

L'inscription est immédiate, mais la validation RFE prend plusieurs jours ouvrés : le temps que le dirigeant signe et que la plateforme valide les pièces.

Peut-on modifier les informations pré-remplies ?

Oui, tous les champs pré-remplis restent modifiables avant validation.

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