6 - Reprise des comptes charges et produits

Lors de la reprise des comptes d'une nouvelle copropriété par le syndic élu lors de l'AG, cela veut dire qu'il faut reprendre les soldes des comptes de ladite copropriété

• L'ancien syndic doit communiquer au nouveau syndic le grand livre et la balance des comptes à la date de l'AG au cours de laquelle il a été déchu
• Sur ce grand livre figure donc l'ensemble des traitements comptables passés tout le long de l'année (l'exercice comptable) dans les comptes de la copropriété, jusqu'à la date de l'AG
• Tous les comptes de bilan (comptes de la classe 1 à 5) et tous les comptes de charges et de produits apparaissent ainsi dans le grand livre, regroupés par classe de comptes.
  Le nouveau syndic verrait d'un bon oeil une reprise des comptes tels quels, cela lui faciliterait bien le travail.

Cependant de gros risques guettent le syndic  : qui se lancerait dans cette aventure et pourquoi ?

A titre d'exemple, voici par exemple un extrait du grand livre concernant :

• Le poste ELECTRICITE d'une copropriété
• Les écritures ont été passées du 01/01/2011 au 28/09/2011 juste avant la date de l'AG

A noter qu'il est fréquent de voir des factures de prestations similaires, affectées à des dépenses spécifiques d'une copropriété (compteurs électriques pour les ascenseurs ou pour l'éclairage d'un parking par exemple).

• On aperçoit des clés de répartition (les clés de charges) différentes pour certaines dépenses d'électricité
• Ces dépenses sont réparties différemment en fonction des règles fixées par le règlement de copropriété.
• Lors de l'enregistrement des factures des fournisseurs, on affectera donc des clés de répartition adaptées aux dépenses

Dans les circonstances qui nous préoccupent ici (la reprise des comptes d'une copropriété en cours d'exercice), on comprend qu'il ne sera pas possible de reprendre les comptes regroupés par type de compte (ici le 602000 ELECTRICITE), englobé dans sa totalité

Il est absolument nécéssaire de reprendre (saisir) le détail de chacune des factures avec les clés de répartition adéquates.

• Ce qui revient à reprendre la totalité des factures de dépenses enregistrées entre le premier jour de l'exercice et la date de l'AG
• Pour être en conformité, le syndic devra reprendre l'intégralité des écritures comptables passées par l'ancien syndic!

Ecriture par écriture, le nouveau syndic devra donc saisir l'ensemble de celles passées par l'ancien syndic

Alors au travail!