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Gestion des indemnités d'assurance travaux

Gestion des assurances et des sinistres dans la copropriété


Nous allons distinguer au moins 2 cas de figures

  • Une indemnité d'assurance qui servira à financer des travaux pour réparer le sinistre 
  • Une indemnité d'assurance qui sera distribuée aux copropriétaires, car ils ont pris en charge les travaux du sinistre

Cas 1 - Indemnité d'assurance pour financer les travaux dans la copropriété

Dans l'optique de financer les travaux, la procédure d'enregistrement de l'indemnité est la suivante :

  • Création du budget travaux obligatoire (Suivre ce tutoriel)
  • Enregistrement du paiement de la compagnie d'assurance (Mettre le montant en négatif depuis la page Payer des factures)
  • Affectation du montant remboursé au paiement des travaux (Utilistion du compte subvention spécifique au travaux via Autres Ecritures). Seule l'utilisation du compte Subvention (711500xx) permet de ne pas avoir de clé de répartition de charges.
Les indemnités d assurance en copropriété

Cas 1 - Indemnité d'assurance pour financer les travaux dans la copropriété

  •  Après passage de cette dernière écriture, le montant de l'indemnité sera affectée au compte travaux.
  • Lors de la clôture du compte travaux, l'indemnité sera prise en compte dans le calcul de la répartition des dépenses de travaux pour chaque copropriétaire.
  • Si le montant des dépenses réelles des travaux est inférieur au montant des appels de fonds + l'indemnité sinistre, l'excedent sera versé aux copropriétaires

 


Cas 2 - Indemnité d'assurance redistribuée aux copropriétaires

  •  1ère écriture : Enregistrement de l’indemnité
  • 2ème écriture : Paiement et enregistrement à la banque de l’indemnité par l’assurance
  • Quels journaux utiliser pour passer ces ecritures?
  • Ne pas oublier le sélectionner la clé de charge de répartition!
  • Comment et quand sera distribuée l'indemnité d'assurance aux copropriétaires
  • Que faire si nous ne souhaitons pas redistribuer cette indemnité d'assurance aux copropriétaires?
Ecriture des sinistres sur le logiciel VILOGI

Cas 2 - Indemnité d'assurance redistribuée aux copropriétaires

  •  2 écritures sur 2 journaux!
  • Il y a lieu de passer la 1ère écriture dans le journal des Opérations Diverses (OD)
  • La seconde écriture à passer dans le journal de Banque

Les écritures comptables du versement des indemnités d'assurance en copropriété

  •  Sélectionner la clé de charges!

Surtout ne pas omettre (comme toutes les écritures de dépense et de recette) de saisir la clé de charge de répartition qui sera appliquée pour la redistribution de cette indemnité auprès de tous les copropriétaires. 

 

  • L'indemnité d'assurance sera-t-elle distribuée aux copropriétaires?

L'indemnité d'assurance vient d'être enregistrée en comptabilité de la copropriété, dans un compte de RECETTE (tous les comptes de la classe 71xxxxx) et les fonds sont versés à la banque (compte 512 000).

Le produit (la recette) de cette indemnité sera distribuée lors de la régularisation des comptes en fin d'exercice.

 

Rappelons que le traitement de la régularisation des comptes de la copropriété (rassurez-vous, le logiciel se charge de tout!), effectue le calcul des charges réellement dépensées durant l'exercice, auxquelles on déduit les recettes constituées des appels de fonds + les autres recettes.

Les copropriétaires devront donc patienter jusqu'à la clôture des comptes (à approuver par l'assemblée générale)...

 

  • Ecritures à passer pour ne pas distribuer cette indemnité d'assurance aux copropriétaires!

Comme nous venons de le voir, les comptes 71 sont répartis entre les copropriétaires en fin d’exercice.

Il arrive parfois que l’assemblée générale décide de ne pas redistribuer les produits (indemnités d'assurances, produits financiers versés par la banque, revenus des panneaux publicitaires....)(comptes 713xxx, 716xxx) mais de les affecter sur un compte d'attente (classe 47xxxx) ou encore un compte d'avance (103xxx.) comme les avances sur travaux, ceci afin de mettre ces sommes "de coté" en gestion de "bon père de famille".

Les écritures à passer dans le journal des Opérations Diverses (OD) seront :

Les écritures de sinistre en gestion de copropriété

Les écritures comptables du versement des indemnités d'assurance en copropriété

  •  Grâce à ces ecritures, les comptes de la classe 7 ci-dessus sont soldés et sont sans effet maintenant
  • Les comptes d'attente seront conservés et transférés d'exercices en exercices jusqu'à leurs affectations définitives décidées par l'assemblée...
     
     
Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique
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    • La gestion des évènements, des ordres de services, des sinistres et la todo list
    • La visite technique des immeubles (application sur PC et application mobile sur Smatphone et IPhone)
    • Le carnet numérique du logement
    • La gestion électronique des documents (GED)
    • L'application mobile pour les propriétaires (Smatphone et IPhone)
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    • L’envoi des notifications pas SMS
    • Les lettres recommandées électroniques
    • La télétransmission automatisée des données au REGISTRE DES COPROPRIETE
    • Outils dédiés aux controleurs de la caisse de garantie
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