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Appels de fonds travaux traités séparément
Gestion complète des travaux avec le logiciel syndic de copropriété
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- Utiliser les fonds de travaux ALUR pour financer les travaux
Certains syndics de copropriété qui ont à administrer de nombreuses copropriétés souhaitent pour des raisons purement comptables gérer les appels de fonds travaux de manière tout à fait autonome, en séparant les types d'appels de fonds.
Ainsi les différents appels de fonds seront générés séparément, et cela concerne :
- Les appels de fonds pour charges courantes
- Les appels de fonds pour les travaux
- Les appels de fonds pour les avances de trésorerie
- Le logiciel de gestion de syndic VILOGI propose cette fonctionnalité qui a l'avantage de pouvoir traiter chacune des copropriétés avec ou sans cette option :
- La gestion des appels de fonds travaux est directement affectée par la comptabilité car ils seront enregistrés dans les comptes comptables 4502000XX, de même que pour les avances de trésorerie avec les comptes 4503000XX
- Pour accéder au paramétrage des appels de fonds travaux il faudra se rendre dans le menu PARAMETRAGE, puis le menu latéral PLAN COMPTABLE comme indiqué ci-dessous.
Sélection des options pour gérer les travaux séparement dans la copropriété
- Descendre tout en bas de l'écran listant tous les comptes du PLAN COMPTABLE de la copropriété
- Figure à cet endroit les 2 options possibles pour cette copropriété:
Activer sous-comptes travaux
Activer sous-comptes avances
Dès qu'une de ces options est sélectionnée, tous les appels de fonds travaux ou avances seront traités séparément dans cette copropriété.
Cela a des conséquences non négligeables pour le gestionnaire !
La séparation des comptes de travaux et d'avances est réservée aux comptables ferrus! Prenez bien la mesure de la tâche avant de vous lancer dans ce traitement!
En effet les contraintes lors du paiement des copropriétaires ne sont pas négligeables car il faudra enregistrer chaque paiement des copropriétaires sur le bon compte ! Il faudra bien distinguer chaque les versements des copropriétaires!
Le retour en arrière n'est pas possible!
Les comptes de travaux pour les coproprietaires 4502000 sont créés automatiquement
Si l'option est activée, les comptes 4502000xx de chacun des copropriétaires seront créés par le logiciel :
Les comptes de avances de trésorerie pour les coproprietaires 4503000 sont crées automatiquement
Si l'option est activée, les comptes 4502000xx de chacun des copropriétaires seront créés par le logiciel :
A chaque appel de fonds travaux doit correspondre un règlement distinct des copropriétaires
Si l'option de GESTION DES TRAVAUX SEPARÉS est sélectionnée (idem pour les avances de trésorerie), le gestionnaire devra :
- éditer les appels de fonds travaux séparément (un appel de fonds distinct pour les travaux)
- éditer les appels de fonds pour charges courantes séparément (ne pas les mettre avec les appels de fonds travaux)
- éditer les appels de fonds pour avances séparément (idem que pour les travaux)
Pour cela l'administrateur de biens devra sélectionner l'option «TOUS LES APPELS SEPARÉS» dans l'interface habituelle pour générer les appels de fonds.
Cette option permet en quelques clics de générer les différents types d'appels de fonds séparément.
- les appels de fonds pour charges courantes sur une feuille
- les appels de fonds pour travaux sur une feuille
- les appels de fonds pour avances sur une feuille
(Rappelons toutefois qu'il existe plusieurs options mis à la disposition de l'administrateur de biens pour éditer les appels de fonds.)
Si les comptes des travaux portent un compte spécial (4502000xx), cela veut aussi dire que les copropriétaires devront payer leurs appels de fonds travaux distinctement, soit un règlement pour un appel de fonds travaux.
Les comptes spécifiques des appels de fonds travaux apparaissent sur le grand-livre de la copropriété
Sur l'ensemble des documents comptables de la copropriété, apparaitront dorénavant les comptes distincts :
- Travaux 4502000xx,
- Les comptes 4503000xx
- et les comptes 45000xx de chacun des copropriétaires
L'extrait du Grand Livre ci-dessus fait ressortir le montant des appels de fonds travaux spécifique sur le compte 45002 des copropriétaires
Les montants des appels de fonds apparaissent en gras sur le compte des copropriétaires
Si le montant des appels de fonds travaux sont bien enregistrés sur le compte 4050200xx des copropriétaires, pour simplifier la tâche de l'administrateur de biens, l'ensemble des écritures sont portés distinctement sur le seul compte de chaque copropriétaire somme indiqué sur l'image ci-dessous.
Le gestionnaire ne verra pas d'autre différence à ce stade sur le compte du copropriétaire autre que le libellé figure en gras.
Pourquoi externaliser son back-office ?
En externalisant votre comptabilité, vous aurez tout le loisir de travailler à fidéliser et améliorer vos relations avec vos clients, tout en gardant un contrôle total sur la gestion de votre portefeuille et sa valorisation.
L’externalisation vous permettra également d’éviter le recrutement d’un gestionnaire dédié et/ou de consacrer une grande partie de votre temps à gérer vous-même votre portefeuille. Le gain financier et l’économie de temps de cette solution d'externalisation de votre gestion seront appréciables.
Vous pourrez utiliser ce temps pour bâtir une relation solide avec vos clients, activité indispensable afin de garder le contrôle sur l'évolution de votre bizness.
Par ailleurs, le back-office, activité la plus chronophage et moins intéressante du métier, ne sera plus qu’un lointain souvenir.
Le syndic de copropriété peut gérer les appels de fonds travaux séparement des autres appels de fonds