Configurer la messagerie SMTP

Le logiciel de gestion de syndic VILOGI (tout comme les autres logiciels immobiliers VILOGI) dispose d'un service de messagerie intégrée, appelé le CENTRE DE DIFFUSION.

Cela permet au syndic d'envoyer des messages et tous les documents de gestion aux copropriétaires, aux locataires, aux propriétaires bailleurs et aux fournisseurs/pretataires comme par exemple:

Chaque copropriétaire reçoit son document individuellement par mail (pour cela il est bien sur nécessaire que le syndic collecte les mails de chaque copropriétaire)

Le syndic optimise sa mission par un gain de temps, une plus grande efficacité opérationnelle, la fluidité et la transparence de sa gestion.

Pour bénéficier au mieux de ce service, le gestionnaire sera amené à paramétrer sa messagerie pour l'envoie des messages à partir de la plateforme VILOGI, et plus particulièrement ce qui est appelé le compte SMTP de sa messagerie.

Préalable :

Si le paramétrage est rendu facile grâce à l'interface simplifiée mise à la disposition des gestionnaires d'immeubles, il est souhaitable:

• De réunir préalablement tous les éléments qui ont servi au responsable de l'agence pour paramétrer sa messagerie.
• Faire appel à son installateur ou bien son informaticien

 Si ce paramétrage n'est pas effectué, la messagerie du syndic fonctionnera tout de même parfaitement, le seul inconvénient est que le mail reçu par les copropriétaires indiquera que c'est VILOGI qui a envoyé le message.

Il est donc préférable de parametrer le SMTP du syndic, et cette fois c'est bien le nom de domaine du syndic qui apparaitra sur le mail reçu par les copropriétaires

A titre d'exemple nous allons prendre l'agence immobilière L'AGENCE DU COIN dont l'adresse de messagerie est : contact@agenceducoin.fr.

Le responsable de l'agence a pris un abonnement chez son fournisseur d'accès internet LAPOSTE.FR

Voici les paramètres donc vous aurez besoin:

1. Email : contact@agenceducoin.fr
2. Adresse: laposte.fr
3. Port: le port d'accès à la messagerie (interrogez votre conseil informatique ou votre installateur)
4. Type de compte : choix entre SSL ou TLS  (interrogez votre conseil informatique ou votre installateur)
5. Type de compte : choix entre SSL ou TLS (interrogez votre conseil informatique ou votre installateur)
6. Login d'authentification : votre login (identifiant de messagerie)
7. Mot de passe : votre mot de passe de messagerie
8. ENREGISTRER les paramètres

• Attention l'utilisation via le SMTP de GMAIL demande une confirmation spéciale depuis votre compte gmail.
• Vous devez autoriser l’application tierces à se connecter via votre compte GMAIL pour envoyer vos messages.
• Pour cela, aller ici https://support.google.com/accounts/answer/6010255
• A titre d'information, cela permet au serveur SMTP sécurisé de VILOGI à passer par votre compte GMAIL pour envoyer vos mails envoyés aux copropriétaires.
• Une fois configuré, vous n'aurez jamais à revenir dessus!

Voici un modèle à adapter.

Par exemple, si votre fournisseur d'accès est free il faudra indiquer :

• email : xxxx@free.fr
• adresse du serveur : smtp.free.fr
• login : xxxx@free.fr

Par exemple, si votre fournisseur d'accès est orange il faudra indiquer :

• email : xxxx@orange .fr
• adresse du serveur : smtp.orange .fr
• login : xxxx@orange .fr

Par exemple, si votre fournisseur d'accès est monsyndic.com il faudra indiquer :

• email : xxxx@monsyndic.com
• adresse du serveur : smtp.monsyndic.com
• login : xxxx@monsyndic.com

On remarquera que le nom de domaine est identique sur les 3 rubriques (email, adresse du serveur et le login).