Paramétrage des évènements-type sur VILOGI

VILOGI, votre outil de gestion syndic en ligne, vous offre la possibilité de gérer vos événements sans devoir quitter le site !

Vous avez la possibilité de gérer tous les types d'événements liés à la gestion des copropriétés : des sinistres, des ordres de service, des litiges et bien plus ..

La gestion des événements sur VILOGI vous permet de :

1) Lancer des événements liés à la vie de vos copropriétés directement sur VILOGI ;

2) Affecter vos événements aux biens / propriétaires / fournisseurs concernés ;

3) Réaliser chaque étape de votre événement directement sur votre logiciel de gestion syndic ;

4) Suivre le déroulement de votre événement en temps réel ;

5) Affecter des actions aux membres de votre équipe ;

6) Assurer la clôture de vos événements et de les historiser.

Avant de lancer et réaliser vos événements de gestion syndic sur VILOGI, vous pouvez consulter les modèles disponibles pour votre utilisation. Cette action vous permet de visualiser chaque modèle et de le modifier si besoin, ainsi que d'ajouter vos propres modèles d'événements sur VILOGI.

Pour consulter des événements-type sur votre logiciel de gestion syndic, rendez-vous dans « Paramétrage », puis « Gestion des événements » :

VILOGI vous propose plusieurs modèles d’événements disponibles pour votre utilisation. Cliquez sur « Modèles d’événements existants » afin de consulter et choisir un modèle qui correspond à votre événement.

Ici, vous allez trouver les modèles disponibles pour les événements suivants :

• AG Convocation
• Contentieux & Litiges
• Correspondance
• Envoi d’un courrier
• Facture
• Ordre de service
• Rendez-vous
• Sinistre dégât des eaux
• Visite technique copropriété

Dès que vous avez choisi un modèle correspondant, VILOGI vous donne un aperçu de toutes les étapes (actions) nécessaires pour la réalisation de l'événement. N'hésitez pas à étudier les modèles pré-enregistrés et de les modifier si vous souhaitez les adapter à votre style de fonctionnement.

Si vous souhaitez créer votre modèle d’événement à partir d'un modèle pré-enregistré, cliquez sur « Copier l’évènement ». Cette fonction vous permet de modifier le modèle de base, rajouter des étapes ou les supprimer – tout pour structurer votre propre modèle d’événements de gestion syndic.

Trouvez ci-dessous comment créer votre événement-type à partir d’un modèle pré-enregistré sur VILOGI :

1. Cliquez sur le cahier bleu pour modifier le titre (nom) de votre modèle ;
2. Cliquez sur le cahier bleu à côté du nom de l’action modifier son nom ;
3. Cliquez sur la poubelle rouge afin de supprimer une action ;
4. Cliquez sur « Ajouter une action » pour ajouter plus d’actions ;
5. Cliquez sur le nom de l’action afin de choisir votre action type (envoi d'un mail, facturation, demande de devis etc.) ;
6. Enregistrez votre modèle dès qu’il est complet ;

Vous pouvez également changer l’ordre des actions, il suffit juste de glisser et de placer des actions où vous souhaitez.

Si vous souhaitez créer un modèle d’événement sans utiliser les modèles de base, cliquez sur « Créer ». Ajoutez autant d’actions que vous souhaitez afin d'organiser la structure de votre événement-type.

Vos modèles sont désormais créés et pourront être utilisés sur votre logiciel de gestion syndic VILOGI.