Créer un événement pour le cabinet du syndic

Si vous souhaitez lancer un événement sur votre logiciel de gestion syndic, allez dans l'onglet "DEVIS & SERVICES", puis cliquer sur "Créer un événement" :

 Avant de commencer la gestion de l'événément sur VILOGI, vous devez choisir son demandeur, c'est-à-dire lier votre événement à un propriétaire / locataire ou fournisseur spécifique. Choisissez tout d'abord le profil du demandeur et ensuite cliquez sur la personne correspondante qui va s'afficher suite à votre choix du profil.
C'est également possible de saisir le nom du demandeur directement dans la partie "Nom du demandeur" afin de le choisir directement.

 La prochaine étape vous permet de rentrer tous les détails de votre événement : le nom de l'événement, responsable et priorité de l’événement, ainsi que son origine et sa date de relance.

Le logiciel vous propose de choisir un modèle d’événement : vos modèles ou les modèles pre-enregistrés de VILOGI. Pour savoir comment paramétrer vos modèles sur VILOGI, consultez le tutoriel « Paramétrage des événements sur VILOGI ».

Ensuite, il faudrait saisir tous les détails de l’événement en question :

• Ville et code postal ;
• Modèle d’événement (veuillez choisir un modèle de votre événement – ordre de service, rendez-vous, sinistre dégâts des eaux, etc) ;
• Nom de l’événement (exemple : Fuite d’eau lot 5 Mme Aubert) ;
• Date de relance (correspond à la date limite de clôture de l'événement) ;
• Code postal ;
• Responsable d’événement (vous pouvez choisir un / une chargé(e) d’événement parmi tous les utilisateurs VILOGI) ;
• Priorité : haute ou normale ;
• Origine : email, téléphone, orale, courrier, contractuel, interne)
• Description : mettez une petite description qui décrit l’événement afin que d’autres utilisateurs puissent consulter et comprendre l’événement).
• Pièce jointe : vous pouvez mettre un document ou une photo liés à cet événement en pièce jointe.

Dès que vous avez saisi tous les détails de votre événement, le logiciel vous accompagne directement à l’étape suivante : la réalisation de chaque étape (action) de votre événement.

Veuillez noter que vous ne pouvez pas passer à l’étape suivante sans réaliser la précédente (les étapes non-réalisées sont en gris).

En fonction de vos actions, le logiciel vous propose d’envoyer des mails à vos destinataires (propriétaires / fournisseurs/ autres), facturer, demander un devis, demander une intervention fournisseurs, etc.

En cliquant sur « Confirmer l’action » vous validez la fin de l’action et le logiciel vous invite à réaliser l’étape suivante :

Avant de passer à l’étape suivante, vous avez la possibilité de réaffecter vos actions. Pour cela, cliquez sur une des étapes pour l’ouvrir, et réaffectez l’action à un utilisateur de votre choix :

1. Cliquez sur la petite icône d’utilisateur pour ouvrir l’action ;
2. Affectez votre action à un des utilisateurs VILOGI ;
3. Cliquez sur « Réaffecter » afin d’enregistrer cette modification.

Une fois toutes les actions réalisées et confirmées, vous pouvez clôturer votre événement en cliquant sur "Clôturer l'événement" :

Pour retrouver l’ensemble de vos événements, allez sur « Devis & Services » puis dans « Liste des événements ».

Ici, vous pouvez consulter vos événements en cours et clôturés.

De plus, vous pouvez retrouver les événements sur les fiches des propriétaires / fournisseurs concernés par l’événement ainsi que sur votre agenda interactif :