Gestion du mandat de syndic

Dans le carnet d'entretien, vous pouvez créer et gérer vos mandats de copropriété ainsi que le forfait associé automatiquement.

Procédure d'ajout d'un forfait au mandat :

Après avoir ajouté votre mandat de syndic, vous serez redirigé vers la page ci-dessous, où vous pourrez ajouter des prestations au forfait. Le logiciel VILOGI vous permet de personnaliser votre forfait en sélectionnant et en ajoutant les options diverses de votre choix.

1- Ajouter la prestation au forfait.

2- Sélectionner les types de prestations souhaitées en cochant les options appropriées.

3- Ajouter la prestation souhaitée

Une fois que vous aurez ajouté la prestation souhaitée, vous vous trouverez à l’étape suivante qui est la validation de votre prestation.

Une fois validée, vous accéderez à une page où vous pourrez renseigner les informations suivantes affichées à l'écran :

4 – Le nom de la prestation : Nom donné à la prestation concernée

5 – Quantité : La quantité à inclure

6 – Le prix TTC : Le prix TTC (Toutes Taxes Comprises) est le prix final payé par le consommateur, incluant toutes les taxes, principalement la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée).

7 - TVA : La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est une taxe sur la consommation appliquée à la plupart des biens et services, collectée par les entreprises et reversée à l'État.

8 - Méthode de calcul : Vous pourrez choisir parmi les trois méthodes suivantes :

• Unitaire : Le prix TTC sera le prix facturé
• Par lot principal : Le prix TTC sera multiplié par le nombre de lots principaux lors de la création de la facture.
• Tous les lots: Le prix TTC sera multiplié par le nombre total de lots de la copropriété lors de la création de la facture.

9 - Montant Total TTC :  Le Montant Total TTC (Toutes Taxes Comprises) est le prix global payé par le consommateur, incluant toutes les taxes applicables.

10 - Description :  La description de cette prestation sera automatiquement récupérée à partir de la description fournie lors de la création du type de prestation. 

11 -  Valider les prestations :  Valider la prestation du forfait à valider

Depuis cette page, vous pourrez effectuer la validation finale de vos prestations forfaitaires.

12- Prestation du forfait  Vous trouverez un récapitulatif des prestations incluses dans le forfait du mandat de syndic. Pour supprimer une prestation, cliquez sur l’icône en forme de petite poubelle rouge.

13- Ajouter une prestation au forfait : Vous avez la possibilité d’ajouter une prestation au forfait.

14- Modifier le forfait : Vous pouvez également modifier le forfait selon vos besoins.

15- Valider le forfait : Enfin, une fois que vous êtes satisfait des informations, vous pourrez valider le forfait.

Si une facture est réalisée, le message suivant apparaîtra :

Dans l'exemple ci-dessus, le mandat de syndic débute le 26/07/2024, soit aujourd'hui.

Par conséquent, un encadré intitulé « Factures potentielles » apparaîtra. Sur cet écran, vous pourrez choisir parmi plusieurs options à sélectionner ou à exclure :

16 – Cochez sur la case « Forfait du 26/07/2024 au 30/09/2024 » si vous souhaitez facturer.

17 – Facturer les honoraires sélectionnées : Vous procéderez à la facturation des honoraires sélectionnées.

18 – Supprimer les honoraires sélectionnés : Vous pourrez supprimer les honoraires choisies.

19 - Ne rien faire : Pour rappel, comme dans notre exemple où le mandat a été effectué aujourd'hui, si vous cliquez sur cet onglet, la facture sera générée ce soir à minuit.

Pour le forfait, nous vous offrons la possibilité de choisir parmi quatre types de facturation.

La distinction entre les trois types de facturation trimestrielle réside dans le mois de départ de chaque trimestre.

Par exemple, si vous optez pour "Tous les 3 mois (Février, Mai, Août, Novembre)", les trimestres seront répartis comme suit :

• Février, Mars, Avril
• Mai, Juin, Juillet
• Août, Septembre, Octobre
• Novembre, Décembre, Janvier

 Cette section vous fournit une vue d'ensemble des prestations à facturer par l'onglet "Prestations en cours" et de celles déjà facturées par l'onglet "Prestations passées".

Pour ajouter une prestation facturable, cliquez sur l'onglet "Ajouter une prestation" pour ouvrir un formulaire d'ajout de prestation.

Nous vous offrons la possibilité de sélectionner un taux d’augmentation annuel et de définir la date d’application de cette augmentation pour ajuster le prix de votre forfait.

Pour ce faire, il vous suffit de choisir le taux d’augmentation souhaité (en pourcentage) et de déterminer la date d’application.

Utilisation pour la gestion des prestations

À l'intérieur de la page concernée, vous trouverez divers éléments préremplis :

1. Type de prestation
   Ce champ vous permet de choisir parmi tous les types de prestations créées sur Vilogi. En fonction de la prestation choisie, les autres informations seront automatiquement mises à jour, incluant le prix et la description définis lors de la création de cette prestation.

2. Date de facturation
   Indiquez la date à laquelle la prestation sera facturée et validée automatiquement sur votre compte.
3. Type de facturation
   Sélectionnez si vous souhaitez facturer votre prestation de manière unique ou l'étaler sur plusieurs factures en optant pour une facturation mensuelle ou trimestrielle.

4. Méthode de calcul
   Choisissez parmi les trois méthodes suivantes :

   • Unitaire : Le prix TTC sera le prix facturé.
   • Par lot principal : Le prix TTC sera multiplié par le nombre de lots principaux lors de la création de la facture.
   • Tous les lots : Le prix TTC sera multiplié par le nombre total de lots de la copropriété lors de la création de la facture.
5. Taux TVA
   Le taux de TVA sont automatiquement récupérés à partir des informations fournies lors de la création du type de prestation choisi. Vous avez néanmoins la possibilité de les modifier si nécessaire.
6. Fournisseur
   Renseignez les informations liées à la facturation de la prestation.
7. Clé de charge
   Indication de la clé de charges concernée.
8. Description
   La description de cette prestation sera automatiquement récupérée à partir de la description fournie lors de la création du type de prestation. Vous pouvez la modifier si nécessaire.
9. Préciser un copropriétaire si besoin
   Si la prestation doit être facturée à un copropriétaire spécifique et non à toute la copropriété, vous pouvez le spécifier ici.
10. Quantité
    Indication de la quantité de prestation à facturer.
11. Prix TTC unitaire
    Le prix TTC unitaire sera le prix facturé.
12. Prix total
    Le prix total de la prestation.
13. Compte de charges
    Indication le compte de charges lié à la facturation de la prestation.
14. Enregistrer
    Enregistrer les données

Depuis cette liste, vous pouvez gérer vos prestations selon vos besoins :

• Supprimer une prestation : Cliquez sur l'icône de la poubelle rouge.
• Modifier une prestation : Cliquez sur l'icône de la petite feuille bleue.

La prestation restera dans cette liste jusqu'à ce qu'elle soit automatiquement facturée à la date indiquée lors de son ajout.

Cette section vous offre une vue d'ensemble visuelle des informations globales du mandat.

Vous avez également la possibilité de :

1. Modifier le mandat
2. Signaler la fin du mandat

Pour signaler la perte du mandat, cliquez sur le bouton « Perte du mandat ». Un pop-up apparaîtra alors.

Pour gérer la perte de votre mandat, suivez les étapes ci-dessous et fournissez les informations demandées :

1. Renseignez les informations requises

• Date de perte du mandat

Indiquez la date exacte à laquelle votre mandat a été perdu. Cette date sera enregistrée dans les informations du mandat.

• Date d'arrêt de la facturation

Spécifiez la date à partir de laquelle le logiciel devra arrêter de facturer les honoraires du syndic correspondant au forfait. Cette date est essentielle pour annuler les factures à partir de ce moment.

2. Création automatique d'un événement

Lors de la déclaration de la perte du mandat, nous offrons la possibilité de créer automatiquement un événement pour gérer cette perte. Voici comment procéder :

1. Sélectionnez un responsable

   • Choisissez un responsable parmi la liste proposée.
   • Si vous préférez ne pas créer d'événement, sélectionnez « Aucune création d’événement ». Aucun événement ne sera alors créé suite à la perte du mandat.

2. Choisissez un modèle d’événement

   • Sélectionnez le modèle d’événement approprié pour gérer la perte du mandat.

En suivant ces étapes et en validant les informations saisies, vous assurerez une gestion optimale de la perte de votre mandat ainsi qu'une transition fluide.