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Gestion du mandat de syndic

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Ajout du mandat dans le carnet d'entretien

Au sein du carnet d’entretien vous pouvez créer et gérer vos mandats de copropriété ainsi que le forfait lié.

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Ajout du mandat dans le carnet d'entretien

Pour le forfait nous vous donnons la possibilité de choisir votre type de facturation entre 4 choix,


Forfait du mandat

Pour le forfait nous vous donnons la possibilité de choisir votre type de facturation entre 4 choix,

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Forfait du mandat

La différence entre les trois types de facturation trimestrielle vient du mois de départ de chaque trimestre.

Exemple si vous choisissez « Tous les 3 mois (Février, Mai, Aout,Nov) » les 4 trimestres seront :

  • Février, Mars,Avril
  • Mai, Juin, Juillet
  • Aout, Septembre, Octobre
  • Novembre, Décembre, Janvier

Taux d'augmentation

De plus nous vous permettons de choisir un taux d’augmentation annuel ainsi que la date d’augmentation afin de faire évoluer le prix de votre forfait.

Pour ce faire il suffit de choisir la valeur (en pourcentage) voulu et de choisir la date d’augmentation.

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Taux d'augmentation

Exemple :

Mon forfait s’étale du 15/02/2022 aux 14/02/2025 et vous avez une augmentation annuelle de 5% à la date anniversaire du forfait.

Il vous suffira de mettre « 5 » au taux d’augmentation et la première date anniversaire du forfait « 15/02/2023 »

 

Le forfait n’est pas obligatoire à la création du mandat et peut se faire par la suite directement dans le mandat.


Nouveau mandat avec forfait

Une fois le mandat et le forfait crée vous devriez avoir une page comme celle-ci :

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Nouveau mandat avec forfait

La page se décompose en trois grosses parties :

  • Les prestations annexes
  • Le mandat
  • Le forfait du mandat

Les prestations annexes

Cette partie vous permet d’avoir un accès visuel à toutes les prestations qui vont être facturées (onglet prestation en cours) et celle qui ont déjà été facturées (onglet prestation passée).

Afin d’ajouter une prestation facturable il vous suffit de cliquer sur ajouter une prestation cela vous ouvrira un formulaire d’ajout de prestation :

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Les prestations annexes


Prestation suite

À l’intérieur du formulaire nous allons rencontrer différent élément préremplis :

  • Type de prestation (vous permet de choisir parmi tous les types de prestations créées sur Vilogi. En fonction de la prestation choisit les autres informations seront modifiées en direct en prenant en compte les valeurs choisies pour cette prestation lors de sa création comme le prix et la description)
  • Préciser un copropriétaire si besoin (Si la prestation doit être facturée à un copropriétaire en particulier et non pas à toute la copropriété)
  • Date de facturation (La date ou la prestation sera facturée et validée automatiquement sur votre compte)

 

  • Type de facturation (Vous pouvez choisir de facturer de façon unique votre prestation mais aussi de l’étaler en plusieurs factures en choisissant entre Tous les mois ou bien de façon trimestrielle)

 

  • Quantité (La quantité de prestation a facturé)

 

  • Prix TTC, Taux Tva (Le prix et la Tva sont automatiquement récupéré depuis les informations données lors de la création du type de prestation choisi, vous avez tout de même la possibilité de le modifier au besoin)

 

  • Méthode de calcul (Vous avez le choix entre 3 méthodes différentes,
    • « Unitaire » le prix TTC sera le prix facturé
    • « Par lot Principal » au moment de la création de la facture nous multiplierons le prix TTC par le nombre de Lot principal
    • « Tous les lots » au moment de la création de la facture nous multiplierons le prix TTC par le nombre total de lots de la copropriété

 

  • Fournisseur, Compte de Charge, Clé (Les informations liées à la facturation de la prestation)

 

  • Description (La description de cette prestation, automatiquement nous récupérons la description écrite lors de la création de ce type de prestation)
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Prestation suite


Exemple d’un ajout de prestation :

Ici nous avons besoin de facturer en une fois la copropriété pour une impression de 10 dossiers pour le 20/09/2022

Pour ce faire j’ai simplement sélectionné le type de prestation correspondant à mon besoin « Documentation - dossier à imprimer (pv certfifé conforme, dossier pour DPE et carnet d'entretien) »

Le prix d’une impression, sa tva et sa description ont automatiquement été mise. J’ai simplement eu à mettre ma quantité voulue (10), changer la date pour avoir le 20/09/2022 et mettre les bons comptes fournisseur et de charge. Cette prestation est liée à la copropriété entière et je veux qu’elle soit facturée en une seule fois et de façon unitaire, je n’ai donc pas du toucher ces paramètres.

Une fois les bonnes informations misent je peux enregistrer cette prestation. Nous pouvons alors constater que la liste des prestations en cours est mise à jour.

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Exemple d’un ajout de prestation :


Edition de la prestation

Depuis cette liste vous pouvez supprimer (avec la poubelle rouge) ou bien modifier (avec le carnet bleu) la prestation si besoin.

A partir de maintenant la prestation va rester à cet endroit jusqu’à sa facturation automatique à la date entrer lors de son ajout.

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Edition de la prestation

Depuis cette liste vous pouvez supprimer (avec la poubelle rouge) ou bien modifier (avec le carnet bleu) la prestation si besoin.

A partir de maintenant la prestation va rester à cet endroit jusqu’à sa facturation automatique à la date entrer lors de son ajout.


Le mandat du syndic

mandat syndic

Cette partie vous permet d’avoir un accès visuel à l’information globale du mandat.

Vous avez aussi la possibilité de modifier le mandat ainsi que de signaler la perte du mandat.

Le bouton « perte du mandat » fait apparaitre un pop-up :

Afin de gérer la perte du mandat vous devez renseigner plusieurs informations :

  • La date de perte du mandat (corresponds à la date où votre mandat est perdu, elle apparaîtra dans les informations du mandat)
  • La date de l’arrêt de la facturation (cela permet de savoir à partir de qu’elle date nous annulons les factures d’honoraire du syndic correspondant à au forfait)

Lors de la perte du mandant nous donnons la possibilité de créer un événement automatiquement afin que vous puissiez directement affecter une personne pour gérer la perte

  • Vous devez sélectionner un responsable parmi la liste si vous choisissez « Aucune création d’événement » alors aucun événement sera créé à la suite de la perte du mandat
  • Vous choisissez un modèle d’événement

Forfait du syndic

Cette partie vous permet d’avoir un accès visuel à l’information globale du forfait. Vous allez devoir ajouter des prestations au forfait afin de pouvoir le créer entièrement et de facturer la copropriété. Pour ce faire vous allez dans un premier temps sélectionner des types de prestation qui compose votre forfait. La liste des prestations possibles est relier aux prestations facturables que vous avez créées et qui sont considérées comme appartenant au forfait.

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    • Le lecteur de chèques et le scanner de factures (OCR)
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    • Les extranets (copropriétaires, locataires et bailleurs)
    • Le puissant module d'Assemblée Générale automatisant les tâches (mode en ligne incluant l'AG en vidéo et les votes à distances
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    • Le carnet d'entretien enrichi fournissant à vos clients un maximum d'informations vous libérant des appels
    • La gestion des évènements, des ordres de services, des sinistres et la todo list
    • La visite technique des immeubles (application sur PC et application mobile sur Smatphone et IPhone)
    • Le carnet numérique du logement
    • La gestion électronique des documents (GED)
    • L'application mobile pour les propriétaires (Smatphone et IPhone)
    • Un centre de diffusion pour piloter vos communications avec les propriétaires, les locataires, les gardiens et les fournisseurs incluant une messagerie intégrée
    • L’envoi des notifications pas SMS
    • La signature électronique de vos contrats
    • Les lettres recommandées électroniques
    • La télétransmission automatisée des données au REGISTRE DES COPROPRIETES
    • Outils dédiés aux controleurs de la caisse de garantie
    • Outils et géolocalisation pour l'estimation des biens des copropriétaires pour AUGMENTER les revenus des syndics de copropriété
    • Les sauvegardes assurées par VILOGI
    • Les mises à jours automatiques
    • Les exports de vos données à tout moment
    • Outils de pilotage pour l'administrateur de biens mono et multi-agences
    • Les API pour développer vos propres applications mobiles et autres
    • ....