Vérifier votre clôture et la régularisation comptable par le syndic de copropriété

Lors de la clôture d'un exercice comptable d'une copropriété, le logiciel de gestion syndic effectue un certain nombre de calculs complexes notamment dans les calculs liés à la régularisation des charges , puis met à la disposition du syndic de copropriété tous les documents obligatoires qui seront présentés à l'AG des copropriétaires.

L'ensemble des documents comptables doit présenter des éléments cohérents et équilibrés pour répondre aux obligations comptables.

Il arrive parfois que certains documents ne soient pas équilibrés, ceci étant du principalement aux reprises comptables qui sont mal effectuées par le syndic lors des enregistrements des données comptables dans le logiciel.
En effet si les éléments comptables sont mal équilibrés lors de la reprise comptable saisie par le syndic, le logiciel fera ressortir cette anomalie tout le long de l'exercice comptable mais aussi lors de la clôture.

Votre logiciel de gestion des copropriétés, fait ressortir ces éventuelles anomalies: c'est ce que vous allez apprendre dans ce tutoriel en vous montant les principaux points indiquant une anomalie au niveau de la régularisation de charges.

Cela vous permet de trouver la source d’erreur et de la corriger au plus vite avant la validation des comptes.

La première chose à vérifier après l’édition de la régularisation est la page d’accueil, notamment le module « Contrôles de cohérence ».

Le logiciel va mettre les croix rouges indiquant des anomalies comptables. Ci-dessous, vous avez quelques exemples des croix rouges que vous pouvez rencontrer à la clôture d’exercice.

• La balance n’est pas équilibrée : vous avez toujours le montant de déséquilibre à droite du message d’erreur. Il est possible de cliquer sur le montant afin de visualiser la balance et d’essayer de trouver les écritures qui posent le problème.
• Le reliquat est trop important : cette anomalie indique que le reliquat de répartition (la somme des arrondis sur cet exercice) représente plus de 3% du budget courant. Normalement, ce montant doit être à 0 ou à quelques centimes maximum.

Si aucune croix rouge mentionnée ci-dessus n’est présente sur votre page d’accueil, vous pouvez avancer vers le deuxième point : annexe 1.

Pour y accéder, allez dans « Rapports » puis « Pour l’assemblée ». Mettez-vous sur l’exercice de clôture et cliquez sur le rapport d’Annexe 1. Ce rapport doit être équilibré après la clôture (débit=crédit).

Si ce n’est pas le cas, cela veut dire qu’il y a un problème au niveau de la comptabilité de l’exercice clôturé.

Un autre point à analyser pour vous assurer que la clôture et la régularisation sont correctes est le rapport RGDD (Relevé Générale Des Dépenses).

Pour le retrouver, allez dans « Rapports » puis « Pour l’assemblée » et cliquez sur le rapport « Relevé Général Des Dépenses ».

Vous devez surtout regarder la situation du compte 66200000 (Autres charges financières et agios).
Ce compte fait ressortir le total des montants liés aux rompus qui ressortent obligatoirement lors de la répartition de chaque dépenses sur les lots.
La valeur de ce compte ne doit pas dépasser quelques centimes chaque année.

Comme déjà vu à l’étape concernant la page d’accueil, le logiciel vous prévient en cas de reliquat « trop important ».

Le reliquat de répartition se trouve dans le compte 47160000 (Reliquat de répartition). Si votre reliquat est important, cela signifie une anomalie comptable dans l’exercice clôturé.

Pour comprendre d’où ce montant provient exactement, vous pouvez aller dans « Finances » puis « Par comptes ».
Faites une recherche du compte 4716 sur l’exercice clôturé.
En fonction de la contrepartie des écritures de reliquat, vous pouvez trouver la source d’anomalie.
Par exemple, notre reliquat est dans le compte 701. Dans ce cas, l’anomalie provient souvent des mutations de la période. N'hésitez pas à vérifier vos ventes et à les refaire pour corriger la régularisation.

Si votre reliquat est dans le compte 702, veuillez vérifier vos écritures des travaux correspondants.