Créer et personnaliser des lettres types dans VILOGI

La gestion des lettres types repose sur un système de modèles :

• Il n’existe pas de modèle vierge
• Le logiciel met à disposition plusieurs modèles préexistants
• Ces modèles peuvent être :
• utilisés tels quels
• modifiés
• dupliqués pour créer un nouveau modèle personnalisé

1. Sélectionner une lettre type dans la liste.
2. Apporter les modifications souhaitées dans le contenu.
3. Cliquer sur le bouton Modifier la lettre (bouton central).

Sans cette action, les modifications ne sont pas enregistrées.

Pour créer un modèle personnalisé à partir d’un modèle existant :

1. Sélectionner une lettre type.
2. Modifier le champ Titre de la lettre.
3. Cliquer sur le bouton Création de la lettre (premier bouton).

Le logiciel crée alors un nouveau modèle indépendant, que vous pouvez mettre en forme librement.

L’éditeur permet :

• la saisie de texte libre
• la mise en forme (gras, souligné, etc.)
• l’insertion de champs de fusion

Le corps de la lettre correspond uniquement au contenu rédactionnel.

Le logo ne doit jamais être intégré dans le corps de la lettre.
Il est réservé aux en-têtes et pieds de page, paramétrés dans un onglet distinct.

Les champs de fusion permettent de personnaliser automatiquement les courriers lors de l’envoi.

Ils sont organisés par sources de données :

• données du cabinet
• données du destinataire
• données du bail
• données du bien
• autres données

Après toute création ou modification :

• cliquer sur Modifier la lettre
• le modèle est alors sauvegardé et disponible à l’utilisation

Ce modèle pourra ensuite être :

• réutilisé
• ajusté ponctuellement (date, montant, coordonnées)
• envoyé depuis le centre de diffusion

Le fonctionnement complet repose sur :

• un corps de lettre géré via les lettres types
• des en-têtes et pieds de page communs à toutes les lettres
• des courriers prêts à l’envoi vers :
• copropriétaires
• les fournisseurs

Les lettres types permettent de créer des modèles de courriers directement dans le logiciel afin de communiquer efficacement avec les copropriétaires.
Ces modèles peuvent ensuite être personnalisés et envoyés en quelques clics, tout en conservant une structure homogène.

Depuis le menu :

• Paramètres
• Lettres types
• Onglet Gestion des lettres types

Cet espace correspond à l’éditeur de courriers intégré au logiciel