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Syndic préparez-vous à l audit de votre caisse de garantie !  avec le logiciel syndic de copropriété
Syndic préparez-vous à l'audit de votre caisse de garantie !

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Être adhérent de l’UNIS, c'est bénéficier de nombreux avantages, permettant d'exercer sa profession en ayant la garantie d’être en conformité avec la réglementation, particulièrement complexe et en évolution permanente.

Envoyer le courrier PAR PUBLIPOSTAGE aux copropriétaires

Créer ses molèles de courrier pour du publipostage avec le logiciel syndic


Le centre de diffusion pour envoyer les courriers par publipostage aux copropriétaires

La communication des informations et des documents (factures, notes et rapports, etc), les échanges entre le syndic de copropriété et les copropriétaires font partie de la vie quotidienne de la gestion des immeubles.

 

Votre logiciel de gestion de syndic de copropriété dispose d'une fonctionnalité puissante qui permet d'envoyer en quelques clics des documents ou des courriers par publipostage aux copropriétaires.

Pour le courrier à envoyer aux copropriétaires, le syndic pourra préparer ses propres modèles de courrier (qu'il pourra réutiliser quand il le souhaite), et il pourra aussi utiliser les modèles tous prets, mis à sa disposition par VILOGI. Il y a possibilité de créer autant de modèles de courrier que souhaité et de les classer par catégorie.

 

Pour acccéder à cette fonctionnalité il suffit de se rendre dans le CENTRE DE DIFFUSION situé dans l'onglet COPROPRIETE

 

Avec votre logiciel de gestion de syndic VILOGI, vous avez la possibilité  d'envoyer plusieurs TYPES DE DOCUMENTS :

  • des messages d'informations (un simple email par exemple)
  • des appels de fonds (envoyer le dernier appel de fonds)
  • des relevés de compte et de charges
  • des convocations aux assemblées générales
  • des procès verbaux d'assemblée générale
  • des relances pour les impayés
  • des lettres à partir de modèles préparés à l'avance
  • des mandats SEPA
  • ou simplement des messages aux fournisseurs

- les courriers sont classés par catégories : par exemple, pour envoyer des  COURRIERS par publipostage, un menu déroulant proposera des modèles de courrier:

  • d'assurance, de sinistre
  • d'autorisation copropriétaire (en lettre recommandée électronique)
  • de gestion locative
  • d'information
  • de bienvenue aux nouveaux résidents

Pour les  RELANCES (en cas de retard de paiement des copropriétaires) , un menu déroulant propose des modèles de relances :

  • 1ère relance
  • 2è relance
  • Mise en demeure

 

 

Syndic envoi lettre simple aux coproprietaires

Le centre de diffusion pour envoyer les courriers par publipostage aux copropriétaires

Pour cela, il suffit de  choisir le support de communication approprié, en cochant les PROPRIETAIRES destinataires des documents à envoyer.

Puis, saisir le titre du SUJET.

 

Ensuite, il est possible de saisir le MESSAGE de votre choix, avec a possibilité d'une mise en forme habituelle au traitement de texte :

  • Caractères gras
  • Taille de la police
  • Alinéas
  • Date et  heure
  • Mise en forme des lettrages
  • Données du syndic de copropriété
  • Données de la copropriété
  • Données du destinataire
  • Autres données

Pour valider l'envoi, cliquer sur ENREGISTRER


Aperçu de votre courrier avant envoi aux copropriétaires

Après avoir ENREGISTRER votre lettre, vous choissisez désormais le mode de transmission, soit :

  • par envoi postal
  • par remise en main propre
  • par mail
  • par lettre recommandée électronique
apercu-lettres-aux-coproprietaires-logiciel-vilogi

Aperçu de votre courrier avant envoi aux copropriétaires

Dans la deuxième partie de l'écran (en jaune), s'affiche l'aperçu entier de votre courrier pour permettre une relecture finale avant expédition

 

 

Les avantages des solutions en full web VILOGI

Des fonctionnalités puissantes et évolutives pour votre gestion de syndic digitalisée!


  • VILOGI développe et exploite une plateforme gestion de syndic qui allie efficacité et économie. La facilité d’utilisation la rend ludique tout en respectant l’ensemble de la réglementation.

    VILOGI propose un package de gestion complet comprenant :

    • La comptabilité complète et automatisée, les nombreux rapports, les annexes et autres documents comptables exportables en plusieurs formats.
    • Tous les modes de paiement modernes en multi-copropriété
    • Le lecteur de chèques et le scanner de factures (OCR)
    • La gestion intégrale et automatisée (réédition des comptes, impayés, mutations , états datés, gestion du courrier...)
    • L'intégration automatisée des données des fichiers de base (copropriétaires, lots, clés, compteurs...)
    • De nombreux outils de gestion pour piloter vos copropriétés
    • Les extranets (copropriétaires, locataires et bailleurs)
    • Le puissant module d'Assemblée Générale automatisant les tâches (mode en ligne ou installé sur pc et syncronisé)
    • L'application mobile VOTE EN AG A DISTANCE (Smatphone et IPhone) pour les votes des copropriétaires à distance en assemblée générale
    • Le carnet d'entretien enrichi fournissant à vos clients un maximul d'informations vous libérant des appels
    • La gestion des évènements, des ordres de services, des sinistres et la todo list
    • La visite technique des immeubles (application sur PC et application mobile sur Smatphone et IPhone)
    • Le carnet numérique du logement
    • La gestion électronique des documents (GED)
    • L'application mobile pour les propriétaires (Smatphone et IPhone)
    • Un centre de diffusion pour piloter vos communications avec les propriétaires, incluant une messagerie intégrée
    • L’envoie des notifications pas SMS
    • Les lettres recommandées électroniques
    • La télétransmission automatisée des données au REGISTRE DES COPROPRIETE
    • Outils dédiés aux controleurs de la caisse de garantie
    • Les sauvegardes assurées par VILOGI
    • Les mises à jours automatiques
    • Les exports de vos données à tout moment
    • Outils de pilotage pour l'administrateur de biens mono et multi-agences
    • Les API pour développer vos propres applications mobiles
    • ....
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