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Gestion des droits des utilisateurs

Paramétrer facilement votre logiciel de syndic de copropriété

Gestion des droits des utilisateurs

Configuration des comptes utilisateurs : Création et attribution des droits d’accès pour vos collaborateurs dans le logiciel

Pour accéder à la gestion des droits d'utilisateurs, vous devez cliquer sur l'onglet "Paramétrage" puis "Gestion utilisateurs", comme indiqué ci-dessous :

Paramétrage
Gestion utilisateurs

Procédure pour créer, modifier ou supprimer un utilisateur

Accès à la gestion des utilisateurs :

Dans cet espace, vous accédez à la liste complète des utilisateurs enregistrés. Voici les étapes à suivre :

Créer un nouvel utilisateur : Cliquez sur l’onglet "Nouveau" pour ajouter un utilisateur.
Modifier un utilisateur : Cliquez sur l’icône en forme de feuille bleue située à côté du nom de l’utilisateur.
Supprimer un utilisateur : Cliquez sur l’icône de poubelle rouge à côté du nom de l’utilisateur pour le supprimer.

Ecran de paramétrage d'un utilisateur du logiciel syndic de copropriété

Lors de la saisie des coordonnées de l'utilisateur, assurez-vous de suivre attentivement les étapes suivantes :

Renseignez toutes les informations obligatoires, signalées par un astérisque devant les champs concernés. Les champs sans astérisque ne sont pas obligatoires et peuvent être laissés vides.
Créez un mot de passe unique et confidentiel, comportant au moins 12 caractères, incluant des majuscules, des minuscules, des chiffres, et des caractères spéciaux.

Affectation de la gestion des copropriétés à l’utilisateur concerné

Afin d'affecter les coprorpriétés de votre choix à l'utilisateur concerné, vous devrez procéder aux étapes suivantes :

6. Ajouter plusieurs copropriétés : Cliquez sur l'onglet "Ajouter" pour transférer les copropriétés sélectionnées vers la section "Copropriétés sélectionnées".

7. Retirer plusieurs copropriétés : Cliquez sur l'onglet "Enlever" pour déplacer les copropriétés vers la section "Choisir une copropriété".

Attention : Pour ajouter UNE copropriété, cliquez dessus et déplacez-la vers la section "Copropriétés sélectionnées".

Attribution des droits à l'utilisateur au sein de la copropriété

Vous souhaitez attribuer des droits à vos utilisateurs pour qu'ils puissent faire certaines actions sur vos copropriétés sur votre logiciel de gestion de syndic ?

Avec VILOGI, vous pouvez attribuer des droits spécifiques à chaque collaborateur en fonction de leur rôle (comptable, accueil, trésorier, gestionnaire, etc.), leur offrant ainsi un accès aux fonctionnalités correspondant à leur profil.

Chaque utilisateur dispose d'un identifiant unique et d'un mot de passe pour se connecter au logiciel.

L'option disponible permet de donner des droits à l'utilisateur. En effet, vous pouvez choisir les droits à accorder, et les options sélectionnées détermineront les actions autorisées.

Pour ce faire, cliquez sur l'onglet "Ajouter" ou "Enlever" en fonction de vos choix, de la même manière que pour l'attribution de la gestion des copropriétés indiqué dans l'étape précédente.

Options disponibles : Vous pouvez attribuer des droits à l'utilisateur.
Options possibles : Sélection des droits à accorder à l'utilisateur.
Options sélectionnées : Actions autorisées.

Attention : Pour ajouter UN droit, cliquez dessus et déplacez-le vers la section "Options sélectionnées".

Par conséquent, les droits d'utilisateurs englobent les différents domaines d'application auxquels un utilisateur peut accéder et intervenir. L'affectation des droits d'utilisateurs est donc essentielle, elle permet d'accorder à l'utilisateur des droits qui lui seront uniques et spécifiques.

Seul l'administrateur du compte est habilité à créer, attribuer, modifier et supprimer les comptes des utilisateurs.

Limitation de l'utilisation du logiciel de gestion de syndic

Le logiciel est accessible depuis n'importe quel ordinateur et depuis n'importe quel lieu (cabinet du syndic, domicile, bureau, etc.). Cependant, il est possible de restreindre l'accès au logiciel à des lieux précis en fonction de l'adresse IP du réseau local (Une adresse IP est un identifiant unique attribué à chaque appareil connecté à Internet).

11. Pour simplifier la création d’un nouvel utilisateur, l’administrateur peut copier les droits d’un utilisateur existant et les attribuer au nouvel utilisateur.

12. Toutefois il vous est possible de limiter l'utilisation du logiciel à des lieux précis identifiés par l'adresse IP du réseau local.

13. Vous avez la possibilité d'ajouter des informations liées à l'utilisateur, sans impact sur ses droits.

Pour restreindre l'utilisation du logiciel à une seule adresse IP (par exemple, celle du bureau), il suffit d'entrer l'adresse IP de l'ordinateur dans le champ dédié (voir l'image ci-dessus).
Pour obtenir l'adresse IP de votre ordinateur, rendez-vous sur le site suivant : http://www.mon-ip.com/ pour la connaître instantanément.
Si l'astérisque (*) reste configurée par défaut, toutes les adresses IP pourront se connecter.

ATTENTION : En saisissant une seule adresse IP, celle-ci sera la seule autorisée à accéder au logiciel.

Accès aux informations et aux codes d'accès de l'utilisateur du compte

L'administrateur du compte du logiciel de gestion de syndic de copropriété peut être amené à mettre à jour ses informations et ses codes d'accès, comprenant une adresse e-mail et un mot de passe confidentiel. Pour cela, il suffit de cliquer sur le nom du compte situé en haut à droite de chaque écran.

L'accès au compte est réservé uniquement à l'administrateur. Les autres utilisateurs pourront accéder à leurs propres comptes en suivant cette même procédure.

Modification mot de passe de l'utilisateur

Une fois sur la page dédiée, cliquez sur le bouton, "Modification du mot de passe" comme illustré ci-dessous.

15. Vous pourrez ensuite définir un nouveau mot de passe en respectant les critères suivants : un minimum de 12 caractères incluant des majuscules, des minuscules, des chiffres, ainsi que des caractères spéciaux.

16. Pour terminer, assurez-vous de sauvegarder vos modifications afin que le nouveau mot de passe soit pris en compte.

Personnalisation de votre avatar

Dans la section "Gestion des droits d'utilisateurs", un symbole apparaît sur vos initiales. Cliquez dessus pour accéder à la sélection d'avatars disponibles.

Une fois l'accès ouvert, vous pourrez parcourir une large gamme d'avatars et sélectionner celui qui vous convient le mieux, ou bien télécharger une photo personnelle.

Après votre choix, enregistrez-le en cliquant sur le symbole noir situé sous les avatars, puis confirmez votre sélection en cliquant sur l’onglet "Valider".

Choisissez l'avatar de votre choix
Importez une photo personnelle
Confirmez votre sélection

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