Procédure de remise à l'encaissement des chèques

La règlementation contraint les gestionnaires (syndics/administrateurs de biens) à enregistrer les chèques reçus au fur et à mesure de leur reception. Tous chèques reçus doit faire l'objet d'un enregistrement dans les livres comptables de la copropriété, quand bien même ils ne sont pas déposés immédiatement à la banque.

 La procédure de remise de chèques permet au syndic d'enregistrer les chèques reçus des copropriétaires au fur et à mesure, sans se préocuper de la copropriété ni du compte bancaire de la copropriété : 

• A partir du nom du copropriétaire encaissé, le logiciel trouvera automatiquement la bonne copropriété et la bonne banque.
• A l'issue de la saisie des chèques, le logiciel éditera les bordereaux de chacune des banques, de chaque copropriété.
• La saisie des chèques remis à l'encaissement sera passée sur le compte intermédiaire 5112000 CHEQUES A ENCAISSER. C'est bien ce compte qui apparaitra en contrepartie des paiements sur les comptes des copropriétaires.
• Lors de la validation de la remise de chèques (Bouton VALIDATION), et seulement à ce moment là, ce compte intermédiaire sera soldé par le débit du compte banque (512000xx). Lors du rapprochement bancaire de la copropriété, seul le montant total de la remise en banque sera à pointer (le total de tous les chèques remis).

ATTENTION: Après validation de la remise des chèques à l'encaissement, il ne sera pas possible de modifier celle-ci.

Conformément à la règlementationn, en cas d'anomalie, constatée APRES, la validation, il faudra passer les écritures pour rectifier l'erreur.

 REMARQUE: lors de l'enregistrement des chèques, c'est le compte 511200 qui apparaitra sur les comptes des copropriétaires et non pas le compte 512000.

Pour accéder à cet écran, rendez-vous sur la page "FINANCES / BANQUE / REMISE ENCAISSEMENT". 

Sur cette page, vous avez accès à la liste de vos remises d'encaissement, et vous pouvez en créer une nouvelle via le bouton "Nouveau. 

Sur cet écran, vous pouvez déterminer les éléments suivants :

Type de remise : Le plus souvent, ce sera une remise de chèque, qui est la valeur par défaut, mais au besoin, vous pouvez aussi constituer une remise de virement ou d'espèces. Pour les virements, la tendance amène à utiliser d'autres méthodes que celle dela remise.

Date du dépôt : Date à laquelle vous irez à la banque faire le dépôt

Libellé automatique : VILOGI propose une libellé par défaut pour chaque ligne de la remise. Libellé qui est modifiable

 Dans le champ "Fichiers scan chèque", vous pouvez, si vous utilisez un scanner de chèque, insérez les images des chèques scannés et le fichier texte produit par le dit scanner. 
ATTENTION : on parle d'ici d'un scanner de chèqe. Un scanner spécifique, dédié uniquement à la lecture des chèques. Pas un scanner standards ou le scanner de votre imprimante.

Un tutoriel spécifique est consacré à ces chèques scannés, vous le trouverez ici. 

Sur cet écran, vous pouvez saisir un chèque selon 3 méthodes : 

• Méthode 1 : Lettrage automatique par VILOGI

Simple, vous chez le copropriétaire dans le champ "Copropriétaire", vous saisissez les éléments du chèque (N°, montant, date, banque, ...) et cliquez sur le bout "Enregistrer". Le logiciel va de lui-même affecter cet encaissement au copropriétaire et letter de la dette la plus ancienne à la dette la plus récente. 

• Méthode 2 : Lettrage d'un appel de fonds

Guère plus compliqué, vous saisissez la référence de l'appel de fonds danas le champ idoine, VILOGI trouve le copropriétaire qui va avec et affecte le chèque aux lignes comptables qui dépendent de cet appel de fonds. Pas à d'autres dettes. Bien sur il faudra saisir les éléments du chèqe (date, montant, N°, ...).

• Méthode 3 lettrage d'une dette précise

Pour chercher cette dette, il faut cliquer sur la loupe qui se trouve au niveau du champ "Recherche Référence Appel de fonds". VILOGI ouvre une pop-up, vous cherchez le propriétaire et cliquez sur le symbole € devant la dette honorée par le chèque. Le logiciel affectera alors ce chèque à cette dette. 

Vous pouvez bien sur faire des remises multi-chèques et multi-copropriétés. Une fois l'ensemble des chèques saisis, vous pouvez cliquer sur le bouton "Valider la remise". VILOGI procède aux différentes écritures et vous un bordereau de remise par coproriété. 

NOTA BENE :

• Lorsque vous faites des remises à l'encaissement, le logiciel passe immédiatement les règlements sur les comptes des copropriétaires via le compte 511000 CHEQUES A ENCAISSER.
• Puis lorsque vous validez cette remise (pour remettre vos chèques en banque) le logiciel passe une écriture automatiquement entre le 511 et le 512, mais pour la TOTALITE de la remise.
• Cela vous permet de ne pointer qu'une seule écriture sur le compte banque lors du rapprochement bancaire
• Cette procédure répond à la réglementation comptable.