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Gestion de mandat avec forfait sur VILOGI

Module de gestion de la facturation aux copropriétés ou aux copropriétaires avec le logiciel syndic de copropriété


Le facturation automatique des honoraires sur VILOGI

Vous avez désormais la possibilité de renseigner votre mandat au forfait sur votre logiciel de gestion syndic.

Cette fonctionnalité vous permet  pas seulement de renseigner vos forfaits sur VILOGI, mais également de laisser le logiciel calculer vos honoraires et de générer les factures automatiquement.

Dans ce tutoriel, nous allons apprendre comment saisir le forfait correctement afin de simplifier la gestion des honoraires sur VILOGI.


L'ajout de mandat de syndic sur VILOGI

Tout d'abord, vous avez besoin de rajouter votre mandat au niveau de carnet d'entretien de l'immeuble. Pour ce faire, allez dans l'onglet "Copropriété" puis "Carnet d'entretien". Dans le carnet, vous pouvez ajouter votre mandat et renseigner des informations générales de mandat, comme son numéro, les dates, etc ...

Comment ajouter un mandat de syndic dans le carnet d entretien

L'ajout de mandat de syndic sur VILOGI


Ajouter le forfait dans le mandat

Une fois que votre mandat est créé, vous pourrez l’ouvrir pour enregistrer votre forfait. Comme ci-dessous, vous devez, avant d’ajouter vos prestations, saisir le forfait avec tout le détail de ce dernier.

  1. Type de facturation : Ici, vous devez mettre la fréquence de facturation de vos honoraires/d’autres prestation du forfait, par exemple : tous les mois / tous les 3 mois etc
  2. Fournisseur : ce champ doit correspondre au compte fournisseur de votre Syndic.
  3. Compte : correspond au compte de la classe 6 de facturation d’honoraires de syndic
  4. Date de début et date de fin du forfait
  5. Nombre de factures : est calculé automatiquement en fonction de la période et de type de facturation
  6. Taux d’augmentation et la date de la prochaine augmentation si c’est le cas (dans ce cas c’est le logiciel qui fera les calculs automatiquement à partir de la date souhaitée)
  7. Clé de charges correspondante à la facturation d’honoraires
  8. Description du forfait qui reste informative et interne
Comment ajouter le forfait de syndic au sein de mandat sur VILOGI

Ajouter le forfait dans le mandat


Ajouter des prestations au sein du forfait

Pour ajouter des prestations (honoraires, par exemple) dans le forfait, vous devez cliquer sur « Ajouter une prestation au forfait ».

Ici, vous pouvez choisir le type de prestation que vous souhaitez. Attention, sur cet écran, le logiciel reprend les prestations déjà existantes. Vous devez les rajouter préalablement dans l’onglet « FINANCES » puis « Prestations facturables ».

Bien évidemment, vous pourrez choisir plusieurs prestations à la fois.

 

Ajouter les prestations dans le forfait

Ajouter des prestations au sein du forfait


Comment définir les prestatations dans le forfait

Suite à l’ajout d’une prestation dans le forfait, le logiciel vous permet de modifier et d’adapter les valeurs de la prestation choisie. Comme dans l’exemple ci-dessous, nous pouvons modifier la quantité, le prix TTC, le taux de la TVA, la méthode de calcul.

Cliquez sur « Valider les prestations » pour valider cette dernière.

Comment ajouter vos prestations dans le forfait

Comment définir les prestatations dans le forfait


Factures honoraires antérieurs

Après l’ajout des prestations, il faut cliquer sur « Valider le forfait » pour que le logiciel  prenne en compte toutes les prestations.

 Dès que cela est fait, le logiciel vous prépare la répartition des factures à générer pour chaque période de facturation.

Attention, si vous validez le forfait en cours d'exercice, vous aurez un message automatique comme ci-dessous. Le logiciel vous demande ce que vous souhaitez faire avec les honoraires antérieurs à la date de jour. Vous avez ces 3 choix :

  1. Les facturer : le logiciel va facturer les honoraires antérieurs de la période du forfait et les factures seront validées automatiquement ;
  2. Les supprimer : le logiciel ne va pas facturer les honoraires de début de la période. Les prochaines factures seront générées au début du trimestre prochain ;
  3. Rien faire : cela signifie qu'aucun de deux choix précédents n'a été choisi. Le logiciel va vous redemander lors de la prochaine ouverture du mandat. Attention, si aucun choix n'a été fait avant minuit du même jour, le logiciel va facturer les honoraires antérieurs de la période du forfait automatiquement.
Tutoriel logiciel immobilier pour syndics et administrateurs de biens

Factures honoraires antérieurs


Valider le forfait

Après l’ajout des prestations, il faut cliquer sur « Valider le forfait » pour que le logiciel  prenne en compte toutes les prestations.

 Dès que cela est fait, le logiciel vous prépare la répartition des factures à générer pour chaque période de facturation.

Chaque future facture est modifiable et supprimable avant sa génération. A la date indiquée, le logiciel génère une facture à minuit. La facture d’honoraires sera donc éditée automatiquement, le logiciel passera également une écriture correspondante pour facturer la copropriété.

Valider le forfait de syndic sur VILOGI

Valider le forfait


Factures du forfait éditées automatiquement

Vous pourrez retrouver toutes les factures éditées dans le mandat directement, dans l’onglet « Prestation passée ». Vous pourrez également consulter ces factures dans « FINANCES » puis « Les factures ».

Cliquez sur le logo bleu afin de consulter les factures générées.

Attention, les factures déjà générées ne peuvent pas être modifiées ou supprimées.

Consulter les factures du forfait générées par VILOGI

Factures du forfait éditées automatiquement


Perte de mandat

Dans le cas de perte de mandat, vous avez le bouton « fin de mandat » disponible dans le mandat.

En cliquant sur ce dernier, vous pouvez enregistrer la fin de ce dernier à partir de la date de votre choix.

Le logiciel dans le cas de perte de mandat va automatiquement arrêter la création des nouvelles factures d'honoraires.

Comment procéder dans le cas de fin ou perte de mandat

Perte de mandat

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