Validation des factures du syndic aux copropriétés et aux copropriétaires

Après avoir créé les prestations puis avoir procédé à la facturation soit à la copropriété soit aux copropriétaires, nous allons voir:

• Comment afficher la liste des factures et des brouillons
• Comment supprimer ou modifier un brouillon de facture
• Comment valider les brouillons de facture pour en faire des factures (validation des factures)
• Comment sont numérotées les factures

• Dans la première colonne, les icônes pour afficher et imprimer les factures du syndic : On remarque que la première facture (celle que nous venons de générer dans ce tutoriel) ne dispose pas encore de cette icône car cette facture est "temporaire" et n'est encore qu'un "brouillon de facture" non encore validé.
  Cette facture à l'état de brouillon "non validée" est une facture temporaire

• Dans cette colonne apparaissent les numéros de factures incrémentiels. La première facture temporaire n'est pas numérotée comme les autres, c'est un numéro provisoire affecté par le système. Lorsque la facture sera validée, ce numéro disparaitra au profit d'un numéro de facture définitif

• Cette colonne affiche les noms des "clients" facturés (Les clients pour le syndic). Figurent les noms des copropriétés ou des copropriétaires qui ont été sélectionnés lors des étapes de facturation précédentes
• Les différentes colonnes (Date de création, Montant HT, TVA, Montant TTC)
• Statut de la facture brouillon ou validée

• Comme nous l'avons vu, les factures générées sont dans un premier temps des factures temporaires, elles ne disposent pas de n° de facture et ont un statut "brouillon"
• A ce stade, le gestionnaire peut supprimer (clic sur la croix rouge) la facture temporaire (qu'il n'est pas possible de modifier)
• Lors que la facture temporaire a bien été vérifiée par le gestionnaire et qu'il n'y a pas d'erreur, il devra procéder à la validation de la facture

6 - Cliquer sur le nom de la facture pour acceder à la validation de celle-ci

7 - Cliquer sur le bouton VALIDER pour valider la facture définitivement

• Dès validation, un numéro sera attribuée à cette facture et la date de facturation sera chronologique

• Une écriture comptable sera passée par le système au journal des Opérations Diverses sur les compte de la copropriété :

La charge pour la copropriété (classe 6) au DEBIT

Le compte du syndic (le fournisseur de la classe 4) au CREDIT

ATTENTION  : La date de facturation respecte strictement l ordre chronologique, leur horodatage ne peut être modifiable par une ressasie, ce qui serait une facture anti-datée

(exemple : Créer une facture le mardi 27/01 en saisissant comme date de facturation le Lundi 26/01)

• Il est conseillé de vérifier la clé de répartition de charges car le système affecte par defaut la 1ère clé enregistrée par le syndic dans cette copropriété (cette clé est généralement la clé de charges générales)
• Le cas échéant, modifier la clé (consultation de comptes, puis modifier)