Créances douteuses en gestion syndic

La comptabilisation des créances douteuses comme une charge pour les copropriétaires est une reconnaissance de la solidarité entre les copropriétaires (décret comptable).

En effet, les copropriétaires devront prendre à leurs charges le montant de la créance irrecouvrable due par le copropriétaire defaillant

La gestion "comptable" des créances irrecouvrables est complexe et necessite le passage d'écritures dans 7 comptes différents!

• Compte 459000 Copropriétaire - Créances douteuses
• Compte 680000 Dotation aux dépréciations sur créances douteuses
• Compte 491000 Dépréciation compte copropriétaire
• Compte 512000 Banque
• Compte 677000 Pertes sur créances irrécouvrables
• Compte 780000 Reprises de dépréciations sur créances douteuses
• Compte 450000 Compte du copropriétaire défaillant
• Si la gestion "comptable" des créances douteuses doit capter toute l'attention du gestionnaire, il n'en demeure pas moins que le respect de la procédure juridique l'est aussi. Il lui est donc nécessaire de s'entourer de conseils juridiques avant de s'engager dans cette procédure complexe.

Mesures préventives à prendre par le syndic pour les copropriétaire défaillants:

• Le processus du traitement des créances douteuses débute au moment ou la créance du copropriétaire défaillant est considérée comme douteuse par le syndic
• A ce stade, le syndic matérialisera en comptabilité la créance douteuse :

en DEBITANT le compte 459 Copropriétaires - créances douteuses

en CREDITANT du compte du copropriétaire défaillant

• Ainsi, le virement du solde du compte 45 du copropriétaire défaillant au compte 459 est le signal d'alerte officiel mis en oeuvre par le syndic, vis à vis du copropriétaire défaillant, mais aussi des membres du conseil syndical et des autres copropriétaires.

Voici dont l'écriture à passer par le gestionnaire (le syndic) lorsqu'il estime que la créance devient difficilement recouvrable.

• Si le syndic n'arrive pas à récupérer les créances du copropriétaires defaillant, il doit informer l'assemblée générale des copropriétaires des actions qu'il aura mené pour récupérer les sommes dues par le copropriétaire, en portant la question à l'ordre du jour.
• Si l'AG vote la mise en oeuvre de la saisie immobilière du ou des lots du copropriétaire défaillant, il doit fixer le montant de la mise à prix (qui devra rester dans la limite du raisonnable). L'AG devra aussi faire une estimation de ce que la copropriété pourrait récupérer des fruits de cette vente.
• Ce qui permettra d'évaluer le montant de la somme que l'on pourra raisonnablement considérer comme "irrécouvrable" à l'issue de la procédure judiciaire.
  L'évaluation de la somme irrecouvrable constituera une "charge" de l'exercice où l'assemblée s'est prononcée

Voici à travers un exemple, la chronologie du traitement comptable lié à chacune des étapes de la procédure judiciaire

Exemple d'un copropriétaire qui a une dette de 20 000€ vis-à-vis de la copropriété :

•  L'AG du 27 avril 2011 vote la saisie immobilière, avec le montant de la mise à prix
• L'AG estine à 12000€ le montant qui serait irrécupérable de la créance du syndicat
• Le 18 novembre 2014, le syndicat récupère 9500€ à la suite de l'adjudication

• Ecriture à passer au moment ou l'AG autorise le syndic à mettre en œuvre la procédure de saisie immobilière
• Il est fort probable que le syndic ai passé cette écriture bien avant la décision de l'AG, dès lors qu'il a estimé que la créance devenait irrécouvrable (voir procédure plus haut).

• Ecriture à passer au moment ou l'AG autorise le syndic à mettre en œuvre la procédure de saisie immobilière
• Dès que cette écriture est passée pour le montant estimé de la dette irrecouvrable, dans le compte 680000 Dotation aux dépréciations pour créances douteuses, ce montant constituera une charge supportée par l'ensemble des autres copropriétaires.

Ecriture à passer pour l'encaissement à la banque du chèque en provenance de la vente par adjudication du ou des lots du copropriétaire défaillant.

• Ce montant passé dans le compte de charge 677000 Pertes sur créances irrécouvrables constitue comme son nom l'indique la perte définitive pour la copropriété. Ce montant peut être différent que celui estimé par l'AG et passé dans le compte 680000 dans l'écriture n°2.
• Dans cet exemple, la perte estimé lors de l'AG s'élevait à 12000€, alors qu'après la vente par adjucication, la perte définitive s'élève à 10500€. (20000 de créance - 9500 de produit de la vente)

• Cette écriture de régularisation annule simplement la première écriture de charges passée dans le compte 680000 dans l'eciture n°2
• Cela permet dans ce cas précis ou la produit de la vente est supérieur à celui attendu et donc que la perte définitive est inférieure à celle prévue, de restituer aux copropriétaires les 12000€ initialement estimé car la perte définitive qui leurs sera imputée sera de 10.500€.