Déséquilibre entre le budget et les appels de fonds

Une anomalie qui apparait sur le document nommé "REPARTITION DU SOLDE DES CHARGES" de chaque copropriétaire, lorsqu'il s'agit d'un exercice qui a necessité une reprise des comptes (reprise des comptes en cours de l'exercice)

Causes:

• Le gestionnaire a fait une reprise des comptes de l'ancien syndic, mais les appels de fonds passés par l'ancien syndic ne correspondent pas au budget
• Le gestionnaire a fait une reprise des comptes de l'ancien syndic, mais les appels de fonds passés par l'ancien syndic ne sont pas répartis par copropriétaires (compte 701000 groupant l'ensemble des appels de fonds)

Par exemple, pour un budget de 10.000€ réparti en 4 appels de fonds de 2500€ chacun. : 

• Le nouveau syndic reprend les comptes à partir du 3ème trimestre
• Et saisi le montant des appels de fonds appelés par l'ancien syndic qui s'élève à 2000€ par trimestre,
• soit 4000€ pour les 2 premiers trimestre de l'exercice repris (au lieu de 5000€!!!!).

C'est une grave erreur car le syndic a l'obligation de s'assurer que le montant des appels de fonds correspond bien au budget vopté par l'AG.

Bien sur le nouveau syndic peut s'en rendre compte et fréquement le support de VILOGI reçoit des questions à ce sujet :

• Car le nouveau syndic fait ses appels de fonds avec le logiciel de gestion de syndic VILOGI à partir du budget voté par l'AG, et le montant de ces appels de fonds s'élève naturellement à 2500€ par trimestre...normal!
• Par contre, au moment de la régularisation...problème!!!! car le budget faisant 10000€ et le total des appels de fonds appelés auprès des copropriétaire fait 9000€.

Le logiciel réalisant une présentation des documents à partir de 2 sources différentes (pour aller déceler ce type d'anomalie), le document "REPARTITION DU SOLDE DES CHARGES" fait ressortir une anomalie (voir image ci-dessous).

Comment déceler cette anomalie :

Cette anomalie est décelée par les syndics lorsqu'ils consultent le document des copropriétaires intitulé "REPARTITION DU SOLDE DES CHARGES" de l'exercice clôturé