Pour faire apparaitre au jour de l'AG sur l'annexe 5 (et par la suite l'annexe 4) l'ensemble des flux mouvementés sur les différents comptes sur les exercices précédents, notamment les comptes des fournisseurs de travaux, nous devons passer quelques écritures qui permettront de reconstituer ces mouvements, et présenter ainsi aux copropriétaires des documents dignes d'une gestion professionnelle de syndic.

• Nous allons passer pour chacun des fournisseurs concernés deux ecritures distinctes, puis nous supprimerons 2 écritures passées dans la reprise de soldes.
• Dans l'exemple il n'y en a qu'un seul fournisseur, mais bien souvent il y a plusieurs prestataires concernés et donc plusieurs factures et reglements. Il faudra bien entrendu tenir compte des mouvements de chacun des fournisseurs.
• A priori ces explications et ce traitement peuvent paraitre complexe dans sa théorie, mais en réalité cela se réalise très facilement si vous suivez strictement ce qui est indiqué dans ce tutoriel, et le résultat en vaut vraiment la chandelle...

ATTENTION! Cette écriture à passer par

l'onglet FINANCES

puis le menu AUTRES ECRITURES

Il s'agit d'enregistrer ici la (ou les) factures du fournisseur travaux (il est conseillé de saisir une seule écriture pour toutes les factures d'un même fournisseur)

• Cette écriture est à renouveler pour chacun des fournisseurs qui auraient facturé des prestations du compte travaux sur les exercices précédents

15. Onglet FINANCES

16. Rubrique  AUTRES ECRITURES

17. Au DEBIT: Sélectionner le compte 671000xx correspondant au nom du budget travaux (ici Travaux Façade)

18. Au CREDIT: Sélectionner le compte du fournisseur

19. Date de l'écriture : Saisir le même date que celle de la reprise des soldes (souvent le 1er jour de l'exercice repris).

20. Sélectionnez la clé de charges affectée à ces travaux (voir le budget).

21. Saisir un libellé explicite

22. Saisir le montant de la (ou des) facture du fournisseur passées sur le (ou les) exercice précédent.

23. Saisir la TVA (certains copropriétaires ou bailleurs sont amenés à récupérer la TVA sur les travaux).

24. Possibilité de SCANNER et de lier le document numérisé à l'écriture comptable (GED).

25. Ne pas oublier de cliquer sur le bouton pour ENREGISTRER votre travail!

Avant d'apporter les compléments d'informations pour corriger ces manquements (point 10 et 11) nous allons voir comment se présente l'annexe 5 qui devrait faire apparaitre les détails de la situation financière de ce budget travaux .

11. 13. 14. On remarque dans l'annexe 5 des montants indispensables à une bonne gestion, sont absents...
Nous allons y remédier avec la procédure suivante.

Il s'agit maintenant d'enregistrer le (ou les) reglements de factures du fournisseur travaux (Il est conseillé de saisir une seule écriture pour tous les reglements d'un même fournisseur).

• Cette écriture est à renouveler pour chacun des fournisseurs dont les factures travaux de la copropriété auraient été payées par l'ancien syndic sur les exercices précédents.
• Bien entendu, si la facture du prestataire n'as pas été payée, il n'y a rien à passer ici

26. Sélectionner le fournisseur (identique à l'écriture enregistrée ci-dessus).

27. Sélectionner le compte 110000 Report à Nouveau (Soldes créditeurs).

17. Au DEBIT : sélectionner le compte 671000xx correspondant au nom du budget travaux (ici Travaux Façade)

28. Date de l'écriture : saisir le même date que celle de la reprise des soldes (souvent le 1er jour de l'exercice repris).

29. Inutile de saisir une clé

30. Saisir le montant payé par l'ancien syndic. Il peut s'agir d'un montant regroupant l'ensemble des reglements de ce fournisseur pour ces travaux précis.

31. Saisir un libellé explicite

22. Saisir le montant de la (ou des) facture du fournisseur passées sur le (ou les) exercice précédent.

32. Ne pas oublier de cliquer sur le bouton pour ENREGISTRER votre travail!

Il s'agit ici de supprimer certaines écritures qui ont été enregistrées dans le tableau de la reprise des soldes et qui viendraient en doublon avec celles que nous venons de passer

• Ce traitement est à renouveler pour chacun des fournisseurs dont les fatures travaux de la copropriété auraient été enregistrées lors de la reprise des soldes par le nouveau syndic de copropriété

33. 34. Cliquer sur la croix rouge en face des écritures

• Vérifier que l'ensemble des mouvements de ce budget travaux (non cloturé) gérés par l'ancien syndic ont bien été pris en compte dans le logiciel de gestion de copropriété
• Verifier les flux financiers dans le suivi du budget travaux
• Vérifier l'annexe 5 sur laquelle doit figurer le détail des flux financiers des budgets travaux de la copropriété
• Vérifier le tableau de contrôle de cohérence sur l'écran d'accueil du logiciel syndic VILOGI

• Voici la synthèse des flux financiers completée qui apparait maintenant avec les rubriques renseignées

• On remarquera toutefois que les éléments de paiement des copropriétaires n'apparaissent pas....
• Il faudra pour cela effectuer une répartition des budgets travaux par copropriétaire (voir le tutoriel ici)

Voici l'annexe 5 reconstituée au 1er jour de l'exercice faisant apparaitre les éléments financiers des budgets travaux

• Une vérification a faire immédiatement après avoir terminé ces traitements est de se rendre sur l'écran d'accueil du logiciel
• Le cadre intitulé "contrôles de cohérence" permet de s'assurer que les balances des comptes sont bien équilibrés après ces traitements et que tout est en ordre pour continuer à gérer cette copropriété sereinement
• Voici les éléments un extrait du tableau de contrôle de cohérence de l'écran d'accueil de votre logiciel de syndic VILOGI

Après vérification l'ensemble des mouvements de la reprise travaux s'est terminée avec succès