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Ecritures de reconstitution des factures des fournisseurs travaux

Reprise des travaux lors de la reprise des soldes de la copropriété

Intérêts de reconstituer les factures travaux de la copropriété

Pour faire apparaitre au jour de l'AG sur l'annexe 5 (et par la suite l'annexe 4) l'ensemble des flux mouvementés sur les différents comptes sur les exercices précédents, notamment les comptes des fournisseurs de travaux, nous devons passer quelques écritures qui permettront de reconstituer ces mouvements, et présenter ainsi aux copropriétaires des documents dignes d'une gestion professionnelle de syndic.

Nous allons passer pour chacun des fournisseurs concernés deux ecritures distinctes, puis nous supprimerons 2 écritures passées dans la reprise de soldes.
Dans l'exemple il n'y en a qu'un seul fournisseur, mais bien souvent il y a plusieurs prestataires concernés et donc plusieurs factures et reglements. Il faudra bien entrendu tenir compte des mouvements de chacun des fournisseurs.
A priori ces explications et ce traitement peuvent paraitre complexe dans sa théorie, mais en réalité cela se réalise très facilement si vous suivez strictement ce qui est indiqué dans ce tutoriel, et le résultat en vaut vraiment la chandelle...

ATTENTION! Cette écriture à passer par

l'onglet FINANCES

puis le menu AUTRES ECRITURES

1ère écriture : Passer les factures des prestataires travaux (factures enregistrées par l'ancien syndic de copropriété)

Il s'agit d'enregistrer ici la (ou les) factures du fournisseur travaux (il est conseillé de saisir une seule écriture pour toutes les factures d'un même fournisseur)

Cette écriture est à renouveler pour chacun des fournisseurs qui auraient facturé des prestations du compte travaux sur les exercices précédents

15. Onglet FINANCES

16. Rubrique AUTRES ECRITURES

17. Au DEBIT: Sélectionner le compte 671000xx correspondant au nom du budget travaux (ici Travaux Façade)

18. Au CREDIT: Sélectionner le compte du fournisseur

19. Date de l'écriture : Saisir le même date que celle de la reprise des soldes (souvent le 1er jour de l'exercice repris).

20. Sélectionnez la clé de charges affectée à ces travaux (voir le budget).

21. Saisir un libellé explicite

22. Saisir le montant de la (ou des) facture du fournisseur passées sur le (ou les) exercice précédent.

23. Saisir la TVA (certains copropriétaires ou bailleurs sont amenés à récupérer la TVA sur les travaux).

24. Possibilité de SCANNER et de lier le document numérisé à l'écriture comptable (GED).

25. Ne pas oublier de cliquer sur le bouton pour ENREGISTRER votre travail!

Comment se présente l'annexe 5 relative aux travaux en cours dans la copropriété?

Avant d'apporter les compléments d'informations pour corriger ces manquements (point 10 et 11) nous allons voir comment se présente l'annexe 5 qui devrait faire apparaitre les détails de la situation financière de ce budget travaux .

11. 13. 14. On remarque dans l'annexe 5 des montants indispensables à une bonne gestion, sont absents...
Nous allons y remédier avec la procédure suivante.

2ème écriture : Enregistrer les paiement des factures des prestataires travaux (paiements enregistrés par l'ancien syndic de copropriété)

Il s'agit maintenant d'enregistrer le (ou les) reglements de factures du fournisseur travaux (Il est conseillé de saisir une seule écriture pour tous les reglements d'un même fournisseur).

Cette écriture est à renouveler pour chacun des fournisseurs dont les factures travaux de la copropriété auraient été payées par l'ancien syndic sur les exercices précédents.
Bien entendu, si la facture du prestataire n'as pas été payée, il n'y a rien à passer ici

26. Sélectionner le fournisseur (identique à l'écriture enregistrée ci-dessus).

27. Sélectionner le compte 110000 Report à Nouveau (Soldes créditeurs).

17. Au DEBIT : sélectionner le compte 671000xx correspondant au nom du budget travaux (ici Travaux Façade)

28. Date de l'écriture : saisir le même date que celle de la reprise des soldes (souvent le 1er jour de l'exercice repris).

29. Inutile de saisir une clé

30. Saisir le montant payé par l'ancien syndic. Il peut s'agir d'un montant regroupant l'ensemble des reglements de ce fournisseur pour ces travaux précis.

31. Saisir un libellé explicite

22. Saisir le montant de la (ou des) facture du fournisseur passées sur le (ou les) exercice précédent.

32. Ne pas oublier de cliquer sur le bouton pour ENREGISTRER votre travail!

Suppression des écritures passées dans le tableau de la reprise des soldes de la copropriété

Il s'agit ici de supprimer certaines écritures qui ont été enregistrées dans le tableau de la reprise des soldes et qui viendraient en doublon avec celles que nous venons de passer

Ce traitement est à renouveler pour chacun des fournisseurs dont les fatures travaux de la copropriété auraient été enregistrées lors de la reprise des soldes par le nouveau syndic de copropriété

33. 34. Cliquer sur la croix rouge en face des écritures

Vérification de l'ensemble des mouvements de ce budget travaux

Vérifier que l'ensemble des mouvements de ce budget travaux (non cloturé) gérés par l'ancien syndic ont bien été pris en compte dans le logiciel de gestion de copropriété
Verifier les flux financiers dans le suivi du budget travaux
Vérifier l'annexe 5 sur laquelle doit figurer le détail des flux financiers des budgets travaux de la copropriété
Vérifier le tableau de contrôle de cohérence sur l'écran d'accueil du logiciel syndic VILOGI

Voici la synthèse des flux financiers completée qui apparait maintenant avec les rubriques renseignées

On remarquera toutefois que les éléments de paiement des copropriétaires n'apparaissent pas....
Il faudra pour cela effectuer une répartition des budgets travaux par copropriétaire (voir le tutoriel ici)

Annexe 5 des travaux reconstituée au 1er jour de l'exercice

Voici l'annexe 5 reconstituée au 1er jour de l'exercice faisant apparaitre les éléments financiers des budgets travaux

Voici un extrait du tableau de contrôle de cohérence de l'écran d'accueil

Une vérification a faire immédiatement après avoir terminé ces traitements est de se rendre sur l'écran d'accueil du logiciel
Le cadre intitulé "contrôles de cohérence" permet de s'assurer que les balances des comptes sont bien équilibrés après ces traitements et que tout est en ordre pour continuer à gérer cette copropriété sereinement
Voici les éléments un extrait du tableau de contrôle de cohérence de l'écran d'accueil de votre logiciel de syndic VILOGI

Après vérification l'ensemble des mouvements de la reprise travaux s'est terminée avec succès

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Travaux copropriété remboursés par assurance avec franchise
Travaux copropriété avec franchise d'assurance

Bonjour,
Nous avons eu 2 sinistres.

J'ai crée les budgets pour travaux urgents.

Il me faut appeler aux copropriétaires le montant qui ne sera pas pris en charge par l'assurance (franchise). Comment dois-je faire ?
Merci de votre aide
Cordialement
CG
Procédure pour appeler la franchise d'assurance pour des travaux dans la copropriété

Bonjour,

Voici la procédure exacte pour chacun des sinistres et donc des travaux :

A - ASSURANCE:
1 - Enregistrer en banque le reglement de l'assurance (débit Banque et crédit Le Fournisseur ASSURANCE, voir les tutoriels pour passer les écritures de remboursement d'assurance dans la copropriété)

B - BUDGET TRAVAUX
1 - Créer votre dossier travaux, avec en budget la totalité du montant des travaux.
2 - Créer l'échéancier du budget travaux avec au mois 2 échéances
3 - Aller modifier l'échéancier (bouton MODIFIER L'ECHEANCIER). Figure ici 2 lignes (pour notre exemple)
- Modifier la première ligne et saisir en montant, celui de la franchise (c'est ce montant qui sera appelé auprès des copropriétaires) et modifier la date de l'appel à votre convenance.
- Modifier la 2e ligne et saisir le montant remboursé par l'assurance (la date n'a pas d'importance, mettre un ou 2 jours après la date de l'appel de fonds de laligne 1 par exemple)
4 - Passer une écriture diverse pour solder le compte fournisseur assurances, par le crédit du compte 711500 Travaux du nom du dossier travaux - SUBVENTION. Ici le compte du fournisseur sera soldé et l'endemnité d'assurance sera affectée au dossier travaux.
5 - Faire vos appels de fonds travaux
6 - Encaisser les reglement des propriétaires correspondants aux travaux
7 - Enregistrer les factures du/des fournisseur qui a réalisé les travaux (pour la totalité du budget initial, ou à peu près)
8 - Enregistrer le paiement des factures du fournisseur travaux
9 - Cloturer le dossier travaux si tout est terminé (les travaux, et les finances des travaux)
10 - Cloturer PROVISOIREMENT l'exercice pour voir comment se comporte la régularisation du dossier travaux.

Vous constaterez que seul le montant de la franchise a été appelé et payé par les propriétaires.

Bien cordialement
Appels de fonds liés à des travaux

Appels de fonds liés à des travaux dont le montant est modifié...

J'ai rentré les appels de fonds liés a des travaux prévus en AG sur 3 mois comme prévus.
Au cours de travaux une plus value a été entérinée et nous avons décidé de l'encaisser en 1 fois le 31/08.
Si je fais la même démarche que pour la distribution des 3 appels je ne peux pas cocher 1 mois seulement.
Comment dois je traiter cet appel unique non prévu ?
merci pour votre conseil

Voici comment modifier le montant des travaux dans la copropriété

Bonjour Monsieur Michel C,
Pour traiter l’opération telle que demandée (à partir de demain matin cette cette nouvelle procédure sera en ligne):
1 –aller dans modifier les travaux
2 – créer un nouvelle ligne de budget travaux du montant du dépassement des travaux du budget original.
3 – ne pas recalculer l’échéancier mais…
4 – modifier l’échéance souhaitée en ajoutant le montant du dépassement au montant de l’échéance prévue au départ.

Le total des échéances devrait correspondre à votre nouveau budget.
L’échéance modifié appelée sera effectuée sur le montant que vous avez modifié.
Les autres échéances seront inchangés.

Un tuto sera bientôt rédigé à cet effet.
N’hésitez pas à nous contacter si besoin pour cette nouvelle procédure.
Cordialement.
Budget travaux modifié en cours de travaux

Budget travaux modifié en cours de travaux

Merci de votre réponse “rapide”.
J’avais bien vu le tutoriel que vous indiquez, mais c’est parce je pense qu’il ne répond pas à ma question que je vous ai écrit : Vous indiquez dans le tutoriel que le logiciel réparti le montant supplémentaire du budget sur “les appels de fonds restant à appeler”, alors que je veux que le montant supplémentaire soit régularisé totalement dès le 2ème appel. C’est d’ailleurs une question de fond plus générale, car le 1er appel est basé sur un budget extrêmement approximatif, voté il y a un an (un budget d’année N 2), la nouvelle AG, qui se situe entre le 1er et le 2ème appel, fixe un budget plus réaliste, et le 2ème appel doit régulariser totalement ce budget : ma base de calcul du 2ème appel est donc : 1er appel plus 2ème appel égal la moitié du budget voté à l’AG. Et il ne s’agit pas d’une légère modification, l’ensemble des postes est revu. Pour moi le vrai budget est celui voté à la nouvelle AG, et le N 2 n’est qu’un artifice pour faire un 1 er appel...
Je croyais que c’était comme cela dans toutes les copros...
Une solution ?
Merci d’avance
F Michel
Un copropriétaire refuse l'accès à son appartement pour laisser executer des travaux votés

Un copropriétaire refuse l'accès à son appartement pour laisser executer des travaux votés

L’assemblée générale ayant décidé de réaliser des travaux sur les parties communes, mais pour y accéder, l’entreprise doit passer par mon appartement.

Puis-je refuser l'accès de cette entreprise à mon appartement ?

Si les travaux ont été décidé par l’assemblée générale et au cette décision n’a pas été contes tée, elle est devenue définitive.

Si vous refusiez, vous pourriez être poursuivi et être contraint de laisser exécuter les travaux et bien sur de laisser l’accès votre appartement pour la réalisation des travaux votés.

Les juges retiennent en effet que le refus de laisser un professionnel accomplir sa mission constitue un «trouble manifestement illicite».

Face à ce refus, le syndic doit, après mise en demeure non suivie d’effet, saisir le juge des référés pour faire ordonner l’accès aux parties privatives.

Le copropriétaire peut le cas échéant être condamné à des dommages et intérêts ou à supporter les coûts supplémentaires entrainées par son refus (en l’occurrence, dans cette affaire, il s’agissait des frais supplémentaires entrainés par la location d’un échafaudage ; ou les frais de déplacement inutiles effectués par le professionnel).

En cas de conflit, et que le copropriétaire estime que la gène occasionnée lui est insuportable, les juges pourraient donner raison au copropriétaire si l’accès à ses parties privatives en affecte l’usage ou leur consistance de façon durable, ou s’il constitue une atteinte disproportionnée au droit au respect de son domicile, par rapport au but poursuivi.
Travaux à la charge des propriétaires

Travaux à la charge des propriétaires non récupérables sur les locataires

Nous avons fait poser des compteurs d'eau, travaux normalement à la charge des propriétaires.
Or quelque soit la catégorie dans laquelle ces travaux sont déclarés, ils apparaissent comme "éventuellement" récupérables sur les locataires dans le bilan des charges.
Ce bilan ne peut donc être transmis directement au locataire.

Merci de m'indiquer la démarche à suivre pour modifier la paramétrage de la règle de récupération des charges.

Préciser si les charges sont récupérables ou non sur le locataire

Bonjour Monsieur,
Merci pour votre message.

Pour imputer ou non des charges récupérables, vous devez préciser l’information au niveau de la saisie de l’enregistrement de la facture dans la zone de saisie intitulée « MONTANT CHARGES LOCATIVES ».

Onglet FINANCE, lien ENREGISTRER DES FACTURES.

Vous devez donc modifier vos écritures de travaux et saisir le montant récupérable que vous estimez (0 en l’occurrence).

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Chez VILOGI, nous considérons que la vie de l’immeuble est au cœur des préoccupations des propriétaires et des locataires.
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Travaux copropriété avec franchise d'assurance

Procédure pour appeler la franchise d'assurance pour des travaux dans la copropriété

Appels de fonds liés à des travaux dont le montant est modifié...

Voici comment modifier le montant des travaux dans la copropriété

Budget travaux modifié en cours de travaux

Un copropriétaire refuse l'accès à son appartement pour laisser executer des travaux votés

Travaux à la charge des propriétaires non récupérables sur les locataires

Préciser si les charges sont récupérables ou non sur le locataire