Tous les tutoriels Syndic

Exemple de reprise travaux par le nouveau syndic

Reprise des travaux lors de la reprise des soldes de la copropriété

Reprise complète des comptes de travaux lors d'une reprise des comptes par le nouveau syndic (exemple)

Le cas d'école :

Une petite copropriété composée de 3 copropriétaires dont les comptes sont repris par le nouveau syndic au 01/01/2013 (sur la base des comptes remis par l'ancien syndic au 31/12/2012) :

La copropriété a lancé en 2012 un campagne de travaux de voirie dont le budget travaux s'élève à 6000€, appelés en 3 fois, dont un appel effectué en 2012 (exercice précédent)
Il restera donc 2 appels de fonds à lancer par le nouveau syndic en 2013 (surtout ne pas relancer les appels de fonds effectués par l'ancien syndic!)
Les travaux ont commencé en 2012 et le prestataire a facturé en 2012 pour un montant de 3000€
Cette facture a été payée au prestataire en 2012

La reprise des soldes de la balance (ou du grand livre) de l'ancien syndic fait apparaitre les soldes suivants:

Voici les différents traitements qu'il faudra réaliser pour la reconstitution de l'annexe 5 :

Création du budget du compte travaux créé par l'ancien syndic (lors le tutoriel de création des budgets travaux)
Saisie de la reprise des soldes de l'ancien syndic
Pour les comptes travaux (102000xx-671000xx et 702000xx) : Sélectionner les comptes créés par le logiciel lors de la création du budget travaux (point 1 ci-dessus)

Pour information :

Le compte 102000xx correspond aux appels de fonds lancés auprès des copropriétaires par l'ancien syndic
(Il faudra connaitre les montants des appels de fonds travaux appelés par l'ancien syndic sur l'exercice précédent auprès des copropriétaires)
Le compte 671000xx et le compte 702000xx correspondent aux montants des factures travaux enregistrées par l'ancien syndic

ACTIONS :

Effectuer la répartition des 2000€ du point 4, répartition des appels de fonds déjà appelés par l'ancien syndic
Il y lieu de saisir les éléments qui serviront à gérer les montants déjà facturés et payés sur ce budget travaux
Saisir sur le compte 671000xx, dans la colonne DEBIT le montant facturé par le prestataire sur l'exercice précédent sans oublier de sélectionner la clé de répartition de charges lié à ce compte travaux.
Saisir sur le compte 702000xx, dans la colonne CREDIT le montant facturé par le prestataire sur l'exercice précédent sans oublier de sélectionner la clé de répartition de charges lié à ce compte travaux.

Création du budget travaux commencé l'année précédente

Reconstitution du budget travaux : Le logiciel créé automatiquement les comptes comptables travaux qui serviront pour toute la durée des travaux (jusqu'à la clôture des travaux)

Ainsi pour ce budget travaux voirie, le logiciel a créé 3 comptes distincts qui serviront à articuler les jeux d'écriture pour la comptabilité de ce budget travaux:

Le compte 10200001
Le compte 67100001
Le compte 70200001

Rappelons qu'en principe, le gestionnaire n'aura pas à manipuler ces comptes, le logiciel est organisé de manière à reconnaitre le comptes du chaque budget travaux, de façon entièrement transparente pour le comptable.

En cas de manipulation de ces comptes, le gestionnaire risque de produire des erreurs fatales à la bonne tenue de ses comptes comptables

La reprise des soldes incluant la reprise des comptes travaux

Saisir les éléments du compte 671 (au DEBIT)
Saisir le montant du compte 702 (au CREDIT)

On remarque que :

Le COMPTE TRAVAUX 102 est bien enregistré précédement (cadre en vert) dans la reprise de soldes
Les COMPTES TRAVAUX 671 et 702 sont biens enregistrés (cadres en violet)
Que le montant de la colonne débit est EGAL à la colonne crédit : ce qui est obligatoire

Reconstituer la répartition des appels de fonds travaux lancés auprès de chaque copropriétaire par l'ancien syndic.

Se référer au tutoriel de reconstitution des appels travaux par copropriétaire pour arriver à cet écran

IMPORTANT à retenir : Nous avons réparti les 2000€ appelés au titre du budget des travaux de voierie par l'ancien syndic auprès des copropriétaires
Les trois copropriétaires ont ainsi été appelés (et pas forcément payés) de respectivement :

880 €

400 €

720 €

soit un total de 2000€

Valider cette répartition de manière à ce que le logiciel enregistre toutes les écritures comptables correspondantes

Après cette répartition, la balance de reprise des soldes se retrouve déséquilibrée!!!

La zone bleue fait ressortir les écritures passées par le logiciel pour rétablir la répartition des travaux appelés par l'ancien syndic auprès des copropriétaires (3 écritures par copropriétaire) :

On constate qu'à ce stade la balance de reprise des comptes est déséquilibrée...
Cette situation est normale (ou presque) nous allons simplement supprimer l'écriture initiale du compte 10200001 que nous avons passé précédemment (qui fait maintenant double emploi avec les écritures copropriétaires) de manière à rééquilibrer cette balance

Après suppression de cette écriture (clic sur la croix rouge), la balance est équilibrée.
Si c'est le cas, la reprise du budget travaux et l'antériorité des écritures sont terminés.

Suite à donner au budget travaux après avoir terminé la reprise des travaux

Ne pas lancer les appels de fonds pour ces travaux sur les exercices antérieurs :
Ces appels de fonds réalisés par l'ancien syndic sur les périodes précédentes sont déjà pris en compte dans le traitement de la reprise des comptes

Ne pas saisir les factures des prestataires qui ont déjà été prises en compte dans la reprise des comptes :
Lors de la clôture du budget travaux (la clôture des travaux) la balance générale doit être équilibrée.

Pour vérifier, il suffit de se rendre sur l'écran de contrôle de cohérence sur l'onglet d'accueil (voir copie écran ci-dessous)

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Un copropriétaire refuse l'accès à son appartement pour laisser executer des travaux votés

Un copropriétaire refuse l'accès à son appartement pour laisser executer des travaux votés

L’assemblée générale ayant décidé de réaliser des travaux sur les parties communes, mais pour y accéder, l’entreprise doit passer par mon appartement.

Puis-je refuser l'accès de cette entreprise à mon appartement ?

Si les travaux ont été décidé par l’assemblée générale et au cette décision n’a pas été contes tée, elle est devenue définitive.

Si vous refusiez, vous pourriez être poursuivi et être contraint de laisser exécuter les travaux et bien sur de laisser l’accès votre appartement pour la réalisation des travaux votés.

Les juges retiennent en effet que le refus de laisser un professionnel accomplir sa mission constitue un «trouble manifestement illicite».

Face à ce refus, le syndic doit, après mise en demeure non suivie d’effet, saisir le juge des référés pour faire ordonner l’accès aux parties privatives.

Le copropriétaire peut le cas échéant être condamné à des dommages et intérêts ou à supporter les coûts supplémentaires entrainées par son refus (en l’occurrence, dans cette affaire, il s’agissait des frais supplémentaires entrainés par la location d’un échafaudage ; ou les frais de déplacement inutiles effectués par le professionnel).

En cas de conflit, et que le copropriétaire estime que la gène occasionnée lui est insuportable, les juges pourraient donner raison au copropriétaire si l’accès à ses parties privatives en affecte l’usage ou leur consistance de façon durable, ou s’il constitue une atteinte disproportionnée au droit au respect de son domicile, par rapport au but poursuivi.
Pourquoi mon appel de fonds exceptionnel dans le budget travaux est vide

Pourquoi mon appel de fonds exceptionnel dans le budget travaux est vide ?

Bonjour,
Je viens de créer un appel de fonds exceptionnel dans le budget travaux pour la résidence 7 rue jean pierre T .
Voulant imprimer cet appel de fonds, il est vierge et le montant de l'appel est affiché à 0 sachant que l'appel est de 7000 €.
Pourriez vous faire le nécessaire
merci encore
Travaux à la charge des propriétaires

Travaux à la charge des propriétaires non récupérables sur les locataires

Nous avons fait poser des compteurs d'eau, travaux normalement à la charge des propriétaires.
Or quelque soit la catégorie dans laquelle ces travaux sont déclarés, ils apparaissent comme "éventuellement" récupérables sur les locataires dans le bilan des charges.
Ce bilan ne peut donc être transmis directement au locataire.

Merci de m'indiquer la démarche à suivre pour modifier la paramétrage de la règle de récupération des charges.

Préciser si les charges sont récupérables ou non sur le locataire

Bonjour Monsieur,
Merci pour votre message.

Pour imputer ou non des charges récupérables, vous devez préciser l’information au niveau de la saisie de l’enregistrement de la facture dans la zone de saisie intitulée « MONTANT CHARGES LOCATIVES ».

Onglet FINANCE, lien ENREGISTRER DES FACTURES.

Vous devez donc modifier vos écritures de travaux et saisir le montant récupérable que vous estimez (0 en l’occurrence).
Je ne trouve pas les écritures de cloture travaux de la copropriété
Je ne trouve pas les écritures de régul travaux refection piscine

Bonjour
j'ai cloturé des travaux, mais je ne les retrouve pas dans les comptes copro.
Par exemple le dossier travaux AG DU 4.4.15 je trouve bien les écritures, mais pas le travaux refection piscine que je ne les retrouve pas.

pourquoi ??
Les travaux sont bien cloturés

Bonjour

Les travaux sont bien cloturés, mais les écritures n'apparaissent pas sur les comptes des copropriétaires et c'est normal, voici pourquoi :

Et bien parce que le résultat de la cloture des travaux, tout comme la cloture des charges générales ne peuvent pas apparaitre sur les comptes des propriétaires tant que l'AG n'a pas validé les comptes.
Ainsi, le résultat de la cloture des travaux, apparaitra détaillée (travaux par travaux) sur le compte des copropriétaires, seulement après avoir cloturé et régularisé les comptes de la copropriété.
Par exemple, vous avez cloturé les compte 2018 à la date du 01/03/2019, et à cette date apparait sur les comptes des copropriétaires le résultat cette cloture 2018, à la date du 01/03/2019.
Si vous souhaitez avoir tout de suite le résultat de la cloture des travaux,
- soit aller consulter les comptes 102xxxx dans FINANCES puis CONSULTATION DE COMPTES.
1. 1. L’onglet « Finance »
    
    Consultation par comptes ==> Par comptes
    
    Numero du compte, sélectionner le compte – 10200003
    
    Date : 01/08/2014 au 31/03/2015
    
    Cliquez sur consultation , vous aurez votre liste
    
    Sélectionner l'option " Tout cocher" et "Imprimer la liste"
- Soit aller dans le dossier du travaux, tout en bas ETAT FINANCIER et vous verrez le résultat de la cloture du dossier travaux, par copropriétaires.
Cordialement
Travaux copropriété remboursés par assurance avec franchise
Travaux copropriété avec franchise d'assurance

Bonjour,
Nous avons eu 2 sinistres.

J'ai crée les budgets pour travaux urgents.

Il me faut appeler aux copropriétaires le montant qui ne sera pas pris en charge par l'assurance (franchise). Comment dois-je faire ?
Merci de votre aide
Cordialement
CG
Procédure pour appeler la franchise d'assurance pour des travaux dans la copropriété

Bonjour,

Voici la procédure exacte pour chacun des sinistres et donc des travaux :

A - ASSURANCE:
1 - Enregistrer en banque le reglement de l'assurance (débit Banque et crédit Le Fournisseur ASSURANCE, voir les tutoriels pour passer les écritures de remboursement d'assurance dans la copropriété)

B - BUDGET TRAVAUX
1 - Créer votre dossier travaux, avec en budget la totalité du montant des travaux.
2 - Créer l'échéancier du budget travaux avec au mois 2 échéances
3 - Aller modifier l'échéancier (bouton MODIFIER L'ECHEANCIER). Figure ici 2 lignes (pour notre exemple)
- Modifier la première ligne et saisir en montant, celui de la franchise (c'est ce montant qui sera appelé auprès des copropriétaires) et modifier la date de l'appel à votre convenance.
- Modifier la 2e ligne et saisir le montant remboursé par l'assurance (la date n'a pas d'importance, mettre un ou 2 jours après la date de l'appel de fonds de laligne 1 par exemple)
4 - Passer une écriture diverse pour solder le compte fournisseur assurances, par le crédit du compte 711500 Travaux du nom du dossier travaux - SUBVENTION. Ici le compte du fournisseur sera soldé et l'endemnité d'assurance sera affectée au dossier travaux.
5 - Faire vos appels de fonds travaux
6 - Encaisser les reglement des propriétaires correspondants aux travaux
7 - Enregistrer les factures du/des fournisseur qui a réalisé les travaux (pour la totalité du budget initial, ou à peu près)
8 - Enregistrer le paiement des factures du fournisseur travaux
9 - Cloturer le dossier travaux si tout est terminé (les travaux, et les finances des travaux)
10 - Cloturer PROVISOIREMENT l'exercice pour voir comment se comporte la régularisation du dossier travaux.

Vous constaterez que seul le montant de la franchise a été appelé et payé par les propriétaires.

Bien cordialement

Les avantages des solutions en full web VILOGI

Votre gestion immobilière digitalisée!

Chez VILOGI, nous considérons que la vie de l’immeuble est au cœur des préoccupations des propriétaires et des locataires.
Le digital est votre clé d’entrée. Il vous permet d’améliorer vos performances d’aujourd’hui et de vous positionner sur les marchés de demain.
Depuis 2010, VILOGI a choisi de participer à la révolution numérique des métiers de l'immobilier, pour réinventer et simplifier la gestion immobilière avec ses offres de services en ligne dédiés aux métiers de l'immobilier, pour accompagner les mutations dans les usages et préparer l’évolution des technologies.
Disponibles sur une seule et unique plateforme collaborative en mode SaaS (full web), nos logiciels, nos applications mobiles et nos API de dernière génération facilitent l’intégration de tous les acteurs de l’immobilier.

Demander un devis 01.55.28.32.32

Un copropriétaire refuse l'accès à son appartement pour laisser executer des travaux votés

Pourquoi mon appel de fonds exceptionnel dans le budget travaux est vide ?

Travaux à la charge des propriétaires non récupérables sur les locataires

Préciser si les charges sont récupérables ou non sur le locataire

Je ne trouve pas les écritures de régul travaux refection piscine

Les travaux sont bien cloturés

Travaux copropriété avec franchise d'assurance

Procédure pour appeler la franchise d'assurance pour des travaux dans la copropriété