Gestion des contrats d'entretien fournisseurs

La gestion de vos contrats d'entretien avec vos fournisseurs sur le logiciel syndic de copropriété vous permet :

• de suivre les échéances de vos contrats d'entretien et de pouvoir les reconduire ou les négocier à neauveau
• de veiller au respect des accords financiers avec notamment la possibilité de lier les mouvements comptables avec les contrats d'entretien et d'en extraire le bilan
• d'afficher automatiquement sur le carnet d'entretien le détail de chacun des contrats de maintenance signé par le syndic (également disponible sur l'extranet des copropriétaires)
• de pouvoir relancer des demandes de devis à travers la plateforme mis à votre disposition par VILOGI afin d'élargir vos horizons pour trouver d'autres prestataires et de faire jouer la concurrence.
• d'enregistrer un scénario d'éclatement de la facture sur plusieurs lignes de dépenses (comptes de dépenses et/ou clés de charges)

Dans l'onglet FOURNISSEURS -> sélectionner le fournisseur visé par le contrat d'entretien.

Saisir les éléments du contrat signé avec le fournisseur:

1. Type de contrat
2. N° de contrat
3. Date d'effet du contrat
4. Date d'échéance du contrat
5. Date de fin du contrat
6. Localisation : c'est le lieu ou se déroulera le contrat, pratique pour trouver la chaudière de l'immeuble par exemple
7. Périodicité
8. Nom de l'entreprise en charge du contrat
9. Montant arrêté pour ce contrat de maintenance
10. Description
11. Uploader le fichier du contrat scanné (GED)
12. Enregistrer votre travail

Maintenant que le contrat est créé, vous pouvez y ajouter un scénario d'enregistrement de facture. Pour cela, il faut accéder au contrat en mode "MODIFICATION" :

Dans ce scénario, vous pourrez définir toutes les lignes que le logiciel va créer au moment d'enregistrer la facture. Que vous souhaitiez éclater la facture sur plusieurs comptes de dépense, ou sur plusieurs clé de charges, vous créez les lignes dont vous avez besoin et définissez la répartition. 

ATTENTION : la répartition se fait UNIQUEMENT en pourcentages. (comme illustré ci-dessous)

Pour utiliser ce contrat, et ce scénario de répartition, il faut appeler le contrat via son numéro. Sur les pages "ENREGISTRER DES FACTURES" ET "SCAN DES FACTURES", il faut : 

• Sélectionner le fournisseur dans le champ "FOURNISSEUR"
• Cliquer dans le champ "N° DE CONTRAT", le logiciel vous propose alors le ou les contrats du fournisseur sélectionné. Choisissez le contrat dont vous avez besoin et cliquez sur le bouton "RECHERCHER CONTRAT"

Une fois le contrat sélectionné, le logiciel vous emmène sur une page d'écritures multiples, directement alimentées avec les données et du contrat. Il a précalculé la répartition sur chaque ligne, à vous de controler et de valider.