Comment ajouter une nouvelle copropriété

Pour l’ajout d’une Copropriété sur le logiciel de syndic VILOGI, allez dans « Paramétrage » puis cliquez sur « Ajout nouvelle Copropriété ».

Ici, vous devez ajouter : le nom de votre copropriété, son adresse et d’autres informations sur celle-ci.

Tout en bas, dans le module « Accès utilisateur » vous pourrez cocher les utilisateurs qui auront l’accès à cette copropriété.

Cliquez sur « Enregistrer » pour avancer à l'étape suivante.

Dès l’enregistrement de la nouvelle copropriété, vous serez automatiquement transféré vers la page d’intégration de celle-ci.

Ici, cliquez sur le bouton « Débuter le paramétrage » pour commencer la saisie des informations de la copropriété :

La première étape de création de la copropriété est informative.
Il suffit tout simplement de vérifier que toutes les informations du cabinet sont correctes.
Après la vérification, cliquez sur « Validation du Syndic » pour avancer.

A l’étape 2, vous devez saisir les coordonnées bancaires de la copropriété.
La ligne « Votre banque » existe déjà.
Il faut tout simplement cliquer sur l'icône en forme de cahier bleu à côté de cette ligne pour compléter les informations du compte bancaire (IBAN, BIC, n° du compte, ICS, etc..).

Cliquez sur « Validation de la banque » pour passer à l’étape suivante.

Ici, vous devez ajouter tous les lots de l’immeuble concerné.

Vous avez 2 méthodes pour ajouter les lots sur votre logiciel de syndic.

1. Manuellement : s’il n’y a pas beaucoup de lots dans cet immeuble, il est possible de les saisir à la main. Pour ce faire, vous devez renseigner des données de chaque lot (n°, son type, coordonnées) puis cliquer sur « Enregistrer un lot ». Cette opération doit être faite pour chaque lot séparément.
2. S’il s’agit d’une grande copropriété, il sera plus facile de les importer tous d’un coup. Pour cela, vous disposez du bouton « Importer les lots ». En cliquant dessus, vous aurez le choix entre « Copier/coller Excel » qui permet de copier le tableau excel ou csv pour l’intégrer sur le logiciel de syndic de copropriété VILOGI, et « Télécharger Fichier » où vous pourrez mettre votre document (format pdf, excel pu csv) en pèce jointe.
   
   
   

 Les deux options ont le même résultat, le choix de méthode dépend de vos préférences.

A la fin d’ajout des lots, cliquez sur le bouton « Validation des lots ».

Sur cet écran, vous pouvez ajouter et répartir toutes les clés de répartition de l’immeuble.

Comme à l’étape précédente, vous pouvez choisir entre la saisie manuelle et l’importation.

Lors de la saisie manuelle, vous devez préciser le n° de clé et son nom ainsi que la valeur totale de la clé.

En cliquant sur « Enregistrer une clé » vous allez devoir la répartir sur les lots directement.

Attention, après la répartition des clés, le logiciel vous informe s’il y a un problème dans la répartition.

Une fois toutes les clés sont saisies, vous pourrez cliquer sur « Validation des clé » pour passer à étape 5.

Sur cet écran, vous allez ajouter tous les propriétaires de l’immeuble.

De même façon, vous pouvez les enregistrer un par un ou cliquer sur « Importer les Propriétaires ».

Si le propriétaire est occupant, il suffit de cocher la case « Copropriétaire occupant » et le logiciel remplira l’adresse de ce dernier en reprenant l’adresse de l’immeuble (adresse, complément, CP, ville, pays, région).

Cliquez sur « Validation des Propriétaires » pour aller à la dernière étape.

Dans la dernière étape, il vous reste à affecter les lots aux propriétaires.

Pour le faire manuellement, vous devez cliquer sur chaque propriétaire puis choisir ses lots et mettre la date d’achat.
Si vous ne connaissez pas la date d’achat, mettez une date éloignée, par exemple au 01/01/2010.

Pour rattacher les lots de façon automatique, vous devez cliquer sur « Importer l’affectation ».

Validez l’affectation pour finaliser la procédure.

Si vous avez bien validé la dernière étape de création d’immeuble, félicitations ! Votre première copropriété a bien été intégrée sur votre logiciel syndic.

Si vous souhaitez revenir sur l’écran de création de copropriété pour modifier/corriger les données, cela est possible. Pour ce faire, cliquez sur « Paramétrage » puis « Relancer le paramétrage ». En cas de relance du paramétrage de copropriété, aucune donnée déjà intégrée ne sera supprimée.