Votre logiciel vous permet de créer et d'organiser vos événements à votre convenance.

Par exemple, un évènement peut consister à réaliser une ou plusieurs actions après avoir reçu un appel téléphonique pour une demande de dépannage en provenance d'un copropriétaire.

Pour gérer vos évènements vous devez auparavant créer vos modèles d'événements. Chaque modèle d'événement est composé d'une ou plusieurs actions chronologiques que vous pouvez ordonner à votre convenance.

VILOGI met à votre disposition des modèles d'évènements prédéfinis avec des actions inétégrés que vous pourrez utiliser tels quels.

Vous pouvez créer vos propres modèles d'événements (les événements personnalisés) et y inclure des actions.

Pour paramétrer vos modèles d'événements, aller dans le menu PARAMETRAGE en haut à droite de chaque écran.

Puis cliquer dans le menu GESTION DES EVENEMENTS

L'interface de création des modèles d'événements est très simple et propose:

1. soit de sélectionner un modèle d'évènement existant (modèles prédéfinis par VILOGI) dans une liste de choix
2. soit de créer un nouveau modèle d'évènement à votre convenance

En cliquant sur la flèche à droite de la liste de choix vous apercevrez les 2 groupes d'événements disponibles:

1 - les événements personnalisés créés par le cabinet (vous pouvez créer autant de modèles d'événements que vous souhaitez)

• Mise en demeure
• Remise en service chauffage
• Rendez-vous technique
• Réunion du conseil syndical

2 - les événements prédéfinis par l'équipe VILOGI (vous ne pouvez pas modifier ces évènements). Nous avons ici l'essentiel des événements, bien que la liste ne soit pas exhaustive car elle évoluera au fur et à mesure des besoins que vous pourrez exprimer.

• AG convocation
• Contentieux et Litiges
• Correspondances
• Envoi d'un courrier
• Facture
• Ordre de service
• Rendez-vous
• Sinistre dégât des eaux
• Visite technique de copropriété

Nous allons ici décortiquer un évènement existant qui a été personnalisé par le cabinet du syndic:

1. Sélectionner l'évènement nommé REMISE EN SERVICE DU CHAUFFAGE dans le groupe Mes Evénements dans la liste de choix (nous avons sélectionné ici Remise en service du chauffage)
2. Le titre du modèle d'évènement que vous pouvez modifier ou supprimer
3. Le bouton pour ajouter une nouvelle action à votre modèle événement (vous pourrez modifier l'ordre de ces actions à tout moment)
4. Bouton pour copier un évènement et l'adapter selon vos souhaits
5. Lorsque l'action a été ajoutée, vous apercevrez une liste de choix à sélectionner (ici nous avons sélectionné ACTION SIMPLE et CONFIRMATION)
6. L'icône bleu pour saisir le titre de votre action (la corbeille ici pour supprimer l'action le cas échéant)
7. Aperçu de l'ordre chronologique de vos actions (vous pouvez modifier cet ordre en passant votre souris au dessus de la ligne de l'action pour la déplacer à l'endroi de votre choix)
8. Bouton pour Enregistrez votre évènement

Pour voir les actions disponibles à insérer dans vos modèles d'événements cliquez sur la liste de choix des actions:

1. Action simple
2. Envoi d'email
3. Envoie courrier
4. Correspondance
5. Demande de devis
6. Reception de devis
7. Acceptation de devis
8. Ordre de service
9. Rendez-vous
10. Confirmation
11. Déclaration de sinistre
12. Demande d'intervention fournisseur
13. Intervention fournisseur finie
14. Edition d'un document
15. Entrée locataire (pour le logiciel de gestion locative)
16. Sortie locataire (pour le logiciel de gestion locative)

Chacune des actions à un rôle prédéfini.

Ce rôle consiste à vous guider dans les actions à mener.

Par exemple l'action ORDRE DE SERVICE qui sera inséré dans un modèle d'événement ORDRE DE SERVICE est une action qui vous dirigera vers le centre de diffusion pour l'envoi d'un ordre de service, soit par email, par SMS soit par courrier. Une fois cette action déclenchée, vous pourrez envoyer le courrier et les informations de cette instruction seront affichées sur l'interface du fournisseur.

Pour modifier l'ordre chronologique d'une action, il suffit de cliquer avec la souris sur l'action, tout en laissant votre doigt gauche enfoncé et en déplaçant la souris.

Le cadre contenant l'action suivra le mouvement de la souris.

Déplacer l'action vers le haut ou le bas puis lacher la souris.