Paramétrer les informations du syndic de copropriété

• Votre plateforme de gestion immobilière VILOGI foisonne de services intégrés qui rendent la gestion plus facile des administrateurs de biens  et des syndics de copropriété

•  A titre d'exemple, les fonctionnalités telles que le registre national des copropriétés, le carnet numérique du logement, les lettres recommandées électroniques sont autant de fonctionnalités intégrées dans votre logiciel VILOGI qui nécessitent un paramétrage détaillé ci-dessous.

Dans ce tutoriel nous allons voir tous les éléments qui seront nécessaires au logiciel pour offrir le meilleur aux administrateur de biens.

Pour accéder au paramétrage des informations du syndic:

• Menu PARAMETRAGE accessible en haut de tous les écrans du logiciel
• Rubrique PARAMETRES SYNDIC

Sur cet écran figure l'ensemble du paramétrage du syndic de copropriété

Nous passerons rapidement sur les éléments constituant l'identité du syndic affichés sur la première partie de l'écran:

• Nom et adresses, téléphones, emails.... (point 3)

 Une attention particulière à l'attention des gestionnaires situés dans des pays dont la règlementation diffère de celle de la France:

• Dans le formulaire PAYS, si le pays saisi est autre que FRANCE, cela aura pour conséquence de désactiver certaines obligations relatives à l'édition de documents sur lesquels certains textes obligatoires apparaissent (appels de fonds, convocations aux AG...).
• Cela est bien sur très pratique pour les gestionnaires hors de France.

• L'information relative à la pointe financière essentielle pour l'administrateur de biens

• Le logiciel dispose d'une fonctionnalité très pratique qui permet de visualiser l'ensemble de la situation financière gérée par le syndic (tous les soldes de toutes les banques de toutes les copropriétés gérées). A partir de cette information, il sera possible au gestionnaire de verifier la cohérence du montant de la garantie financière qu'il aura souscrit

• En fonction du résultat, il pourra faire évoluer le montant de la pointe financière

Saisir le montant de la pointe garantie ainsi que le nom de la compagnie d'assurance garante (GALIAN dans notre exemple)

Les informations juridiques relatives au syndic de copropriété :

• n° SIRET
• Code APE
• N° de sa carte professionnelle
• Capital social

Les logos du syndic: c'est à partir de ces images uploadées sur l'application qu'il sera possible de faire apparaitre le logo du syndic sur les documents édités (appels de fonds, convocations aux AG, relances...)

Possibilité de configurer 2 logos distincts :

1. Le logo pour les entêtes de pages, ce logo apparaitra sur l'entête des documents du syndic
2. Le logo destiné à la signature des messages (mails) du syndic

Pour uploader le logo, il suffira de faire glisser avec la souris, le fichier du logo sur le petit rectangle (entouré en vert ci-dessus).

• Ci-dessous à titre d'exemple, un logo que le syndic de copropriété pourra charger sur le logiciel
• Les informations juridiques y figurent aussi
• Comme indiqué sur l'écran, le format du logo principal ne devra pas dépasser 510 pixels de largeur et 260 pixel de hauteur

Par exemple un logo 560 pixel de largeur et 120 de hauteur sera valide, ainsi qu'un logo de 250 pixels de largeur et 250 pixel de hauteur...

1. Saisir dans ce cadre le taux de TVA
2. Le n° de TVA intracommunautaire
3. Laisser l'arrondi positionné par défaut à 2 chiffres (le chiffre 2 = 2 décimales après la virgule)
4. ou bien saisir le chiffre 0 pour aucun chiffre après la virgule

Ce dernier paramètre est utilisé par les syndics de copropriété situés dans les pays et territoires dont la monnaie ne nécessite pas de décimales après la virgule.

• Chaque année, le représentant légal de la copropriété doit procéder à la mise à jour des informations qu’elle contient.
• La fiche synthétique de la copropriété prévue à l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 est établie par le représentant légal de la copropriété. Les données qu’elle contient sont précisées par le Décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016.
• Avec le logiciel VILOGI, le syndic a la possibilité de télédéclarer automatiquement la fiche synthétique de  toutes les copropriétés dont la gestion lui a été confié
• Cette fonctionnalité est extrêmement pratique et lui évitera des saisies longues et fastidieuses ainsi que les erreurs de saisie 

Dans ce cadre il est possible de saisir les informations relatives au REGISTRE DE LA COPROPRIETE

1. Identifiant du télé-déclarant
2. Email du télé-déclarant