Registre des salariés de la copropriété

Enregistrement des informations des salariés. Le registre unique du personnel

• La procédure d'enregistrement des salariés ci-dessous permet de consigner les mouvements du personnel et de gérer le registre unique du personnel de la copropriété. .
  Le registre unique du personnel est une formalité d’embauche obligatoire.
• Il devra indiquer les entrées et sorties de personnel, quel que soit le contrat, même pour les salariés embauchés par l’intermédiaire d’une agence de travail temporaire.
• S'il peut être tenu dans un format papier, le registre  unique du personnel peut aussi être tenu de manière informatique s’il offre des garanties de contrôle équivalentes au support papier.
  
  Déclaration CNIL du registre des salariés:
• Le registre unique du personnel est dispensé de déclaration préalable à la CNIL
• (voir Dispense n° 2 - Délibération n°2004-097 du 9 décembre 2004 décidant la dispense de déclaration des traitements de gestion des rémunérations mis en œuvre par les personnes morales de droit privé autres que celles gérant un service public).
  
  Aucune forme n’est imposée
• Les salariés doivent être enregistrés dans l’ordre des dates d’entrées. Le registre unique du personnel doit être conservé 5 ans à compter de la dernière date de sortie d’un salarié..

Attention : Bien le tenir à jour le registre unique du personnel car il peut vous être demandé en cas de contrôle par l’Inspection du Travail

• Onglet FINANCES
• Lien SALARIES

• Appuyer sur le bouton NOUVEAU pour enregistrer un nouveau salarié dans la copropriété

• Saisir toutes les informations du salarié.
• Appuyer sur le bouton ENREGISTER pour enregistrer l'enregistrement de la fiche du salarié

La liste des comptes correspondant aux organismes sociaux (classe 43 pour les comptes sociaux et 44 pour l'état), nécessaires pour passer les écritures de paie, apparait sur cet écran.

• Il est cependant nécessaire de complèter cette liste en créant les organismes auxquels est liée spécifiquement votre copropriété
• Nous allons maintenant voir comment créer un nouveau compte d'organisme social
• Appuyer sur le bouton NOUVEAU pour créer un nouveau compte d'organisme social pour votre copropriété
• Pour modifier le NOM de l'Organisme social cliquer sur l'icône bleue

• Saisir le nom de l'organisme
• Saisir le numéro de compte comptable

Ce numéro de compte doit OBLIGATOIREMENT:

• Commencer par les chiffres 43 ou 44
• Comporter 8 chiffres mais le logiciel complètera par des 0 (zéro) si le nombre de chiffres saisie n'est pas suffisant

Pour vous guider, voici quelques exemples de nuémros de comptes d'organismes sociaux:

Utiliser les comptes commençant par 43 pour créer les organismes sociaux,

• 43210000 Pôle emploi
• 43220000 Cotisation retraite CRIP
• 43230000 Cotisation retraite XXXX
• 43240000 Formation professionnelle continue (AGEFOS)
• 43250000 Fond National d'Aide au Logement (FNAL)

Utiliser les comptes commençant par 44 pour créer les organismes d'état (Etat, impôts et taxes)

En cas de besoin, n'hesitez pas à contacter le support qui vous aidera.