Reconstituer l avance de trésorerie automatiquement

Lors de la saisie des reprises des soldes (Reports à Nouveau) d'une nouvelle copropriété par un nouveau syndic, il est fréquemment constaté que le detail des avances de trésorerie par copropriétaire n'est pas indiqué dans les documents fournis par l'ancien syndic :

• Seul le montant global des avances de trésorerie figure dans le grand livre.
• Souvent, les logiciels d'ancienne génération ne permettaient pas de fournir le détail des avances par copropriétaire qui ont été réalisées dans la copropriété, dans les années précédentes.

Un syndic qui assure correctement sa mission devra bien entendu fournir le détail des avances par copropriétaires, il  devra donc un jour ou l'autre reconstituer l'avance de trésorerie de chaque copropriétaire.

Voici la procédure simplifiée qui permet en quelques clics de reconstituer l'avance de trésorerie par copropriétaire :

Rappelons que chaque copropriétaire pourra, après avoir effectué cette procédure, consulter sur son relevé de compte ou bien sur les appels de fonds, les montant affectés correspondant à ses avances de trésorerie.


Avant de commencer, le gestionnaire devra s'assurer que:

• Les montants des comptes 103000xx (pour les avances de trésorerie) et 102000xx (pour les comptes travaux) sont correctement saisis

La procedure permet de répartir soit les avances de trésorerie, soit les budgets avances de travaux (appels de fonds travaux) lancés par l'ancien syndic sur les exercices précédents.

Cette procédure est extrêment facile à mettre en oeuvre, toutes les écritures comptables seront passées par le système évolué de VILOGI.

1 - Onglet PARAMETRAGE

2 - Rubrique Répartition des avances          

• Cette fonctionnalité permet de répartir un montant saisi dans la reprise de soldes de l'ancien syndic, correspondant soit à une avance de trésorerie (comptes 103), soit à des appels de fonds travaux (comptes 102), et pour lesquels le nouveau syndic ne connait pas la répartition pas copropriétaire.
• S'il s'agit d'une reprise des comptes travaux par copropriétaires (comptes 102) il y a lieu de créer auparavant un budget travaux, pour voir apparaitre ici le n° de compte du travaux souhaité.

3 - Sélectionner le compte qui sera réparti:

S'il s'agit de répartir une avance de trésorerie, sélectionner celle qui correspond le mieux à l'avance (ou aux avances) qui ont été constituées auparavant dans la copropriété

Il existe 3 types d'avances de trésorerie en copropriété:

• 1031 0000 - Avances de trésorerie (avances courantes dites "fond de roulement" )
• 10320000 - Avances pour des dépenses ou des travaux non encore votés
• 10330000 - Autres avances
• 10340000 - Avances travaux loi ALUR
  A compter du 1er janvier 2017, les copropriétaires doivent voter un fonds travaux dont le montant, décidé en assemblée générale, ne peut être inférieur à 5% du budget prévisionnel. Rappellons que cette avance de trésorerie spéciale restera attachée au lot: ce qui veut dire que si le copropriétaire qui a fait cette avance à la copropriété, ne pourra pas récupérer cette avance qui est destinée aux gros travaux dans la copropriété.

4 - Sélectionner l'exercice de la reprise (par défaut, c'est l'exercice de la reprise qui apparait)

5  -Rédiger un libellé explicite, car un libellé clair permet d'identifier d'un coup d'oeil l'origine des écritures qui figureront dans le drand livre, à l'issue de ce traitement.

6  -Sélectionner la clé de charges qui à été utilisée à établir les avances de trésorerie par l'ancien syndic.
En principe, c'est la clé de charges générales qui est appliquée

7 - Saisir le montant qui figure dans la balance ou le grand livre de l'ancien syndic: c'est le montant repris dans la reprise de solde que nous devons répartir par copropriétaire

8 - Appuyer sur le bouton REPARTITION pour faire apparaitre le détail de la répartition qui sera effectuée auprès copropriétaire en fonction de la clé

Ce document permet de vérifier le résultat de la répartition du montant saisi, par copropriétaire

9 -  Liste des copropriétaires

10 - Liste des tantièmes figurant dans la clé de charges sélectionnée plus haut, qui servira à calculer le montant à répartir par copropriétaire

11 - Rappel des millièmes (ou tantièmes) total de la clé de charges

12 - Montant affecté à chaque copropriétaire: Il est possible de modifier ce montant, en prenant garde de vérifier que le total réparti figurant en bas de la colonne correspond bien au montant total à répartir saisi plus haut.

13 - Total des tantièmes servant à calculer la répartition :  ce total est égal au montant figurant à la colonne 11

14 - C'est le total des montants des avances réparties par copropriétaires. Doit être égal au montant saisi dans la case MONTANT au point 7

15 -Appuyer sur le bouton pour VALIDER LA REPARTITION

ATTENTION ! Dès que vous aurez appuyé sur ce bouton, le système va passer toutes les écritures utiles pour réaliser cette répartition sur le compte de chaque copropriétaire

Il y aura 2 écritures passées sur le compte de chaque copropriétaire :

• Les comptes 110/119/103 et 450 seront impactés pour une répartition d'avances de trésorerie
• Les comptes 110/119/102 et 450 pour des appels de fonds travaux

• Dernière étape qui consiste à supprimer l'avance de trésorerie globale, initialement saisi dans la reprise de soldes et qui a servi à réaliser cette répartition (point 7 )

• En tout état de cause, le syndic devrait s'en rendre compte car après ce traitement, les colonnes debit et crédit seront déséquilibrés dans la reprise des soldes