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Reconstituer l avance de trésorerie automatiquement
Logiciel de gestion syndic: comment traiter les avances de trésorerie
- Lister les avances de trésorerie disponibles dans la copropriété
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- Reconstituer l avance de trésorerie automatiquement
- Utiliser l avance de trésorerie pour financer les travaux
Lors de la saisie des reprises des soldes (Reports à Nouveau) d'une copropriété par un nouveau syndic, il est fréquemment constaté que le detail des avances de trésorerie par copropriétaire n'est pas indiqué dans les documents fournis par l'ancien syndic. Seul le montant global des avances de trésorerie figure dans le grand livre.
Nous vous proposons de saisir l'ensemble des soldes sur la page de reprise des soldes et de vous assurer que votre balance d'ouverture est bien équilibrée. Ensuite, il faudra répartir les avances pour déterminer la part de chaque copropriétaire.
Voici la procedure qui permet de répartir les avances : trésorerie, fonds travaux, appels de fonds travaux, ... :
- Assurez-vous que la balance d'ouverture est équilibrée
- Supprimez une avance de la reprise de soldes, ce qui crée un déséqulibre
- Allez sur la page "Répartition des avances"
Sélectionner le compte et le type d'avances de trésorerie
- Sélectionner le compte qui sera réparti:
S'il s'agit de répartir une avance de trésorerie, sélectionner celle qui correspond le mieux à l'avance (ou aux avances) qui ont été constituées auparavant dans la copropriété :
1031 0000 - Avances de trésorerie (avances courantes dites "fond de roulement" )
10320000 - Avances pour des dépenses ou des travaux non encore votés
10330000 - Autres avances
- Sélectionner l'exercice de la reprise (par défaut, c'est l'exercice de la reprise qui apparait)
- VILOGI propose le libellé par défaut "Reprise de solde antérieur". Si vous souhaitez un autre libellé, à vous de le saisir
- Sélectionner la clé de charges qui à été utilisée à établir les avances de trésorerie par l'ancien syndic. En principe, c'est la clé de charges générales qui est appliquée
- Saisir le montant qui figure dans la balance ou le grand livre de l'ancien syndic: c'est le montant repris dans la reprise de solde que nous devons répartir par copropriétaire
- Appuyer sur le bouton REPARTITION pour faire apparaitre le détail de la répartition qui sera effectuée auprès copropriétaire en fonction de la clé
Vérifier la répartition de l'avance de trésorerie par copropriétaires
VILOGIO vous propose une répartition en fonction des tantièmes de la clé sélectionnée. A vous de contrôler.
ATTENTION : Assurez-vous que le montant répartit soit conforme au montant que vous avez inscrit. Des écarts, dûs aux arrondis de centimes, peuvent se glisser dans la répartition proposée, à vous de les corriger.
Finissez le travail en cliquant sur "Valider la répartition". VILOGI passera alors les écritures comptables.
Dernier contrôle
Si vous revenez sur la page "Reprise des soldes", vous constaterez que le logiciel a passé automatiquement toutes les écritures. A vous de contrôler que la balance d'ouverture est toujours équilibrée.
Si elle ne l'est plus, l'erreur vient forcément des écritures de l'avance que vous venez juste de répartir.
Les avantages de l'externalisation de votre back-office!
En externalisant votre comptabilité, vous aurez tout le loisir de travailler à fidéliser et améliorer vos relations avec vos clients, tout en gardant un contrôle total sur la gestion de votre portefeuille et sa valorisation.
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Explications sur les avances de trésorerie des copropriétaires