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Créer les compteurs d'eau en copropriété

Création des compteurs, saisie des index et facturation des consommations individuelles des copropriétaires

Facturer tous types de compteurs (eau, électricité, chauffage...) avec le logiciel syndic de copropriété

Dans ce tutoriel, nous allons apprendre à facturer l'eau à chaque copropriétaire à partir des relevés de compteurs d'eau divisionnaires réalisés dans la copropriété.

C'est l'exemple de la consommation de l'eau froide qui est présenté ici. A noter que le logiciel de syndic permet aussi la facturation d'autres fluides dans la copropriété tels que l'eau chaude, l'électricité le gaz ou autres.

Pour les autres fluides, la démarche sera identique au traitement de la facturation d'eau froide. Pour effectuer ce traitement, nous allons voir :

Comment paramétrer les compteurs
Comment saisir les index de relevé des compteurs d'eau divisionnaires
Comment calculer le prix du m3 d'eau à partir des factures d'eau
Comment facturer l'eau aux copropriétaires
Comment vérifier la facturation de l'eau qui figurera aussi sur les appels de fonds aux copropriétaires

A chaque étape, vous avez la possibilité de revenir en arrière, de modifier ou encore de supprimer le traitement de la facturation de l'eau.

Comment créer les compteurs de la copropriété avec le logiciel syndic

Avant toute chose il est nécessaire de créer les compteurs d'eau dans la copropriété visée
Pour cela munissez vous de la liste des compteurs attachés aux lots

En effet, contrairement aux idées reçues, les compteurs sont toujours liés aux lots et non pas aux coprorpiétaires, car les les lots restent alors que les copropriétaires peuvent changer.

Les informations concernant les compteurs et plus particulièrement au moment de les créer sur votre logiciel syndic de copropriété sont cruciales :

N° du compteur
Nom du groupe auquel apprtient le compteur (par exemple : salle de bain, cuisine, colonne bat A...)
Type de compteur (eau chaude, eau froide...)
N° lot auquel est attaché le compteur
Index d'initialisation: il s'agit ici de saisir l'index de compteur saisi lors de la dernière facturation de l'eau aux copropriétaires
Exercice d'initialisation : information très importante car c'est l'exercice qui sera attaché au relevé du compteur
Commentaires
ENREGISTRER le compteur

Certaines de ces informations méritent quelques explications:

Sélectionner ou créer le groupe de compteur de la copropriété

Lorsqu'il existe plusieurs compteurs d'eau dans un appartement, il est utile de regrouper les compteurs par rubrique (par exemple les compteurs des cuisines, ou des salle de bain...)
Cela aidera le gestionnaire lors de la saisie des indexes de compteur avant de facturer les consommations aux copropriétaires.

Vous pouvez :

Sélectionner un groupe existant
Ou bien le créer

Le logiciel enregistrera le nouveau groupe de compteurs et vous pourrez le sélectionner à nouveau pour l'affecter aux autres compteurs.

Sélectionner le type de compteur (eau, gaz, électricité, calories...).

Sélectionner le type de compteur (eau froide, eau chaude...)
Vous avez la possibilité de créer dynamiquement ici un nouveau type de compteur à votre convenance.

Dès que vous saisissez un nouveau type de compteur, celui-ci est enregistré et il apparaitra dans la liste de sélection par la suite.

Sélectionner le lot sur lequel est installé le compteur

Affecter le compteur au lot où est installé ce compteur

Saisir l'index de début du compteur afin de pouvoir calculer les consommation d'eau du copropriétaire

Cette étape est importante car cela permettra de débuter le calcul des consommations lors du prochain relevé d'index des compteurs, à partir du bon exercice comptable.

Saisir l'index de DEPART du compteur qu se retrouve ainsi initialisé.
Sélectionner la PERIODE (l'exercice ) à l'intérieure de laquelle a été initialement saisi le compteur (souvent c'est le plus ancien relevé réalisé qui fait office d'index de départ)
Puis ENREGISTRER votre travail

Liste des compteurs et modification des compteurs

Le détail des compteurs apparait dans la liste des compteurs de la copropriété :

Pour modifier un compteur, cliquer sur l'icône bleue et accéder à l'interface de modification.
Pour supprimer le compteur, cliquer sur la croix rouge

Pour modifier ou supprimer un compteur de la copropriété.

Pour modifier ou supprimer un compteur de la copropriété :

Pour modifier les informations du compteur, il suffit de cliquer sur le bouton bleu
Pour supprimer complètement un compteur, cliquer sur la croix rouge

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Consommation d'eau facturée dans la copropriété et dépenses liées

Consommation d'eau facturée dans la copropriété et dépenses liées

Bonjour,
J ai actuellement une externalisation en cours dans vos services ... !

Je me suis penché sur le logiciel, et j aimerais avoir des explications car je ne vois pas comment je vais faire au sujet de la facturation de l'eau ! Je m'explique :

Nous possédons un compteur Général sur lequel la compagnie des eaux nous facture , et nous avons 11 compteurs divisionnaires.. nous avons aussi un adoucisseur d eau pour lequel nous n avons pas de compteur , tout ça pour vous dire , que j ai une grosse différence entre le cumul des compteurs divisionnaire et le compteur General de l’ordre de mémoire de 10 % de la consommation totale, votre logiciel facture deux fois l eau si j ai bien compris au moment de l appel de fond ... Actuellement j utilisais un logiciel qui me calculait en fonction de la consommation de chaque appartement et les personnes trouvaient déja que la facture d eau etait très élévée , j ose pas imaginer lorsque je vais utiliser votre logiciel qui va leur réclamer deux fois le montant !!! De plus si j ai bien compris il répartit dans mon cas l eau consommé par l adoucisseur selon les tantièmes ou de façon égalitaire ce que je ne souhaite pas ! De plus la facture de sel pour l adoucisseur ,je souhaiterai qu'elle soit repartie en fonction de la consommation d eau de chaque appartement et non d une façon égalitaire ou en tantième ... et la encore je ne sais pas comment faire !

Merci pour toutes ces précisions ..

Bonne journée..

Cordialement

facturation de l'eau se fait en fonction de vos usages

Sur VILOGI la facturation de l'eau se fait en fonction de vos usages, à partir des relevés des index de compteur.

Il faut distinguer les dépenses d''eau en tant que FLUIDE et les dépenses d'entretien ou de chauffage de l'eau qui sont répartis à part.

Pour l'EAU :

L'ensemble des relevés de compteurs = la consommation globale de la copropriété exemple 1000m3.

Le prestataire facture 1200m3 car il y a des consos pour l'arrosage des pelouse (ceci est un exemple) ce que nous apellons les COMMUNS--> consommation de l'adoucisseur inclus pour un montant total de 5000€. Cette facture est payée par la copropriété et répartie comme les autres dépenses sur une clé à définir (le logiciel permet de calculer une clé à partir des consommation de l'exercice précédent).

Le prix unitaire qui sera facturé aux copropriétaires pour leur consommation = 5000€ / 1000m3 = 5€/m3.

Ceci permet d'inclure la consommation des communs dans la facturation de l'eau aux copropriétaires.

L'ensemble des éléments facturés aux copropriétaires vient en déduction des dépenses de la copropriété. Ce qu'"ils payent d'un coté, ils le récupère de l'autre.

Si les années précédentes ils n'étaient facturés qu'une seule fois, cela ne devrait rien changer si maintenant la facturation est répartie en 2 fois.

Par ailleurs, les copropriétaires ne verront pas la facturation individuelle d'eau avant la fin de l'exercice, car cette consommation figurera sur leurs relevés individuels de dépenses...

Pour les dépenses liées à la production et à l'entretien de l''eau, il y a lieu des les enregistrer comme toutes autres dépenses à la charge de la copropriété avec la clé de consommation d'eau comme indiqué plus haut.

Il y aurait possibilité d'inclure le "cout" de ces dépenses de le prix unitaire de l'eau, mais cela augmentera fortement le prix du m3 au désagrément et l'incompréhension des copropriétaires (tout est trop chers!).

Lorsque vous facturez l'eau aux copropriétaires, le logiciel génère automatiquement une clé portant le n° 999 avec la date de la facturation.

Bon courage.
Différence relevés eau et compteur général

Ecart consommations eau des propriétaires et la consommation totale

Bonjour,
Dans les consommations eau l'ensemble des propriétaires ont consommés 1006 m3 et la consommation totale est de 1054 m3; ou puis je retrouver la différence de 48 m3 qui doit être répartie au1/14e ?
Merci
Cordialement
AFRB
Explication consommation l'eau relevé de charges

Nous avons reçu une demande d'explications concernant l'eau sur les postes eau

Bonjour,
Nous avons reçu une demande d'explications concernant l'eau sur les postes eau.
Pouvez-vous nous transmettre l'explication à donner au Commissaire aux comptes pour ce double poste.
Sachant que lors de l'exercice précédent nous avions réparti l'eau aux tantièmes et non à la conso individuelle et que cette année nous avons réparti l'eau de la conso individuelle de deux années.
Vous trouverez en pièce jointe l'email du Commissaire aux comptes et le relevé général des dépenses 2018.
Vous en remerciant par avance et restant dans l'attente de vous lire.
Cordialement.
Marie LL
L'eau facturée n'apparait pas sur le compte du copropriétaire

L'eau facturée n'apparait pas sur le compte du copropriétaire

bonsoir
j'ai facturé l'eau à M Bxxxxxr mais cela n'apparait pas sur son relevé de compte, de plus son solde propriétaire ne correspond pas au solde de son relevé de charges?
cordialement
Erreur de saisie des index d'eau copropriété

Bonjour Après avoir saisie les nouveaux index eau et le prix unitaire 2018, la génération est incorrecte COPRO xxxxxx

Je pense avoir saisie les nouveaux index en me positionnant sur l'exercice 2019 ce qui provoque cette anomalie.

Avez vous la possibilité d'effacer ma saisie afin que réapparaissent les derniers index 31/12/2017

Cordialement

Il suffit de modifier l'exercice sur les relevés d'index de compteur d'eau

Bonjour,

Il n'est pas nécessaire de recommencer la saisie, mais uniquement de modifier l'exercice sur les relevés d'index de compteurs comme ci-dessous.

Positionnez vous sur les relevés des compteurs (onglet COPROPRIETE puis menu SAISIE DES CONSOMMATIONS).

Sur l'écran de saisie des consommation, aller tout en bas dans le cadre "Liste des index saisis 01/01/2019-31/12/2019"

Puis cliquez sur le bouton bleu en face de chaque consommation pour modifier l'exercice comme indiqué sur l'image ci-dessous

modifier l'exercice sur les relevés d'index de compteur d'eau

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