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Relevé des compteurs d'eau à partir d'un fichier Excel (1 de 2)

Création des compteurs, saisie des index et facturation des consommations individuelles des copropriétaires


Comment saisir les relevés de compteurs avec un fichier excel

Cette méthode est facile à mettre en oeuvre, rapide et évite les erreurs de saisie du gestionnaire.

En préalable il est bien sur nécessaire que l'ensemble des compteurs aient été créés dans la copropriété par le gestionnaire.

Il suffira ensuite d'utiliser un fichier Excel sur lequel figurera les éléments nécessaires à la saisie des index de compteurs. A ce propos, le gestionnaire pourra utiliser le fichier EXCEL mis à sa disposition dans le menu « relevés des consommations », soit un fichier qu'il aura créé lui-même et qui fournira les informations nécessaire à l'importtation des données de relevé d'index à partir des numéros de compteur.

Puis le gestionnaire procédera à l'importation du fichier Excel ou plus simplement un copié-collé des données du fichier Excel.

Nous allons voir ici comment récupérer le fichier Excel pré-rempli pour les relevés de compteurs, puis comment importer les données lorsque le fichier EXCEL des consommations sera rempli avec des date de relevé et de l'index de fin figurant sur chaque compteur.


Récupérer le fichier EXCEL pré-rempli pour le relevé des index de compteur des copropriétaires

Pour télécharger le fichier qui contient toutes les informations pour faire le relevé des index de compteur :

Aller dans l'onglet COPROPRIETE puis dans le menu SAISIE DES CONSOMMATIONS.

Saisie par le syndic des relevés de compteurs d eau dans la copropriété

Récupérer le fichier EXCEL pré-rempli pour le relevé des index de compteur des copropriétaires

Les zones qui apparaissent ici sont :

  1. La possibilité d'éditer et imprimer la liste des relevés des compteurs détaillés par copropriétaires
  2. La possibilité d'exporter les consommations au format EXCEL ou bien la liste des compteurs à des fins de saisie des relevés -> c'est ce qui nous interesse ici.
  3. Pour importer les relevés que vous venez de réaliser à partir d'un fichier EXCEL (nous verrons cela plus loin)
  4. Pour sélectionner l'exercice comptable concerné par le relevé.
Cliquer sur le menu EXPORTER pour afficher le choix du fichier à télécharger.

Sélectionner le fichier d'aide EXCEL pour réaliser les relevés de compteur

Faire le choix du fichier EXCEL qui sera affiché. Ici nous allons sélectionner le « TABLEAU D'AIDE A LA SAISIE ».

  1. ce bouton permet d'afficher un tableau EXCEL avec les éléments des relevés antérieurs
  2. ce bouton pour afficher le tableau d'aide à la saisie du relevé des compteurs qui nous interesse ici
Choisir le fichier d aide pour faire les relevés des compteurs

Sélectionner le fichier d'aide EXCEL pour réaliser les relevés de compteur


Présentation du fichier excel pré-rempli des données des compteurs des copropriétaires

Ce fichier pré-rempli permet de voir la liste des données existantes relatives aux compteurs installés dans la copropriété:

  1. Nom du copropriétaire
  2. n° du compteur
  3. n° du lot correspondant
  4. Date de l'ancien relevé de l'index
  5. Index de l'ancien relevé

On aperçoit que les compteurs sont regroupés par type de compteur (ici Eau chaude, et Eau froide)

A partir de ce fichier, il restera au gestionnaire à remplir le fichier des données manquantes, c'est à dire le nouveau relevé des index de chaque compteur.

Les colonnes 8 et 9 sont facultatives

 

 

Saisie des compteurs d eau des copropriétaires et importation avec excel

Présentation du fichier excel pré-rempli des données des compteurs des copropriétaires


Fichier des relevés de compteur rempli par le syndic de copropriété

Saisir les relevés de compteurs dans le fichier excel de VILOGI

Fichier des relevés de compteur rempli par le syndic de copropriété


Importation des données des compteurs d'eau des copropriétaires

Cliquer sur le bouton n°3 de l'image ci-dessus.

Apparaissent 2 icônes EXCEL.

5 - pour un copier/coller d'un tableau EXCEL (plus simple)

6 - pour le téléchargement de votre fichier EXCEL

Importation des relevés des compteurs d eau avec le logiciel syndic de copropriété

Importation des données des compteurs d'eau des copropriétaires


L'interface d'importation des données s'ouvre

Interface pour intégrer les données des relevés de compteur sur le fichier excel

L'interface d'importation des données s'ouvre


Sélectionner les données des compteurs d'eau avec la souris

Sélectionner avec la souris toute la zone à partir de la 2ème ligne (ne pas sélectionner la 2ère ligne qui contient les entêtes de colonnes).

Vous pouvez sélectionner les entêtes des types de compteurs, elles ne seront pas prises en compte lors de l'intégration des données des compteurs d'eau.

Dans l'image ci-dessous on aperçoit en vert la zone qui a été sélectionnée avec la souris.

Faire la sélection du relevé des compteurs d eau avec la souris pour intégrer les données

Sélectionner les données des compteurs d'eau avec la souris

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique
  • L'eau facturée n'apparait pas sur le compte du copropriétaire L'eau facturée n'apparait pas sur le compte du copropriétaire
  • Erreur de saisie des index d'eau copropriété Erreur de saisie des index d'eau copropriété
  • Budget eau calculé sur la consommation réelle des copropriétaires Budget eau calculé sur la consommation réelle des copropriétaires
  • Relevé des index de compteur d'eau dans la copropriété Relevé des index de compteur d'eau dans la copropriété
  • Facturer le chauffage aux copropriétaires Facturer le chauffage aux copropriétaires
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