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Relevé des compteurs d'eau à partir d'un fichier Excel (1 de 2)

Création des compteurs, saisie des index et facturation des consommations individuelles des copropriétaires

Comment saisir les relevés de compteurs avec un fichier excel

Cette méthode est facile à mettre en oeuvre, rapide et évite les erreurs de saisie du gestionnaire.

En préalable il est bien sur nécessaire que l'ensemble des compteurs aient été créés dans la copropriété par le gestionnaire.

Il suffira ensuite d'utiliser un fichier Excel sur lequel figurera les éléments nécessaires à la saisie des index de compteurs. A ce propos, le gestionnaire pourra utiliser le fichier EXCEL mis à sa disposition dans le menu « relevés des consommations », soit un fichier qu'il aura créé lui-même et qui fournira les informations nécessaire à l'importtation des données de relevé d'index à partir des numéros de compteur.

Puis le gestionnaire procédera à l'importation du fichier Excel ou plus simplement un copié-collé des données du fichier Excel.

Nous allons voir ici comment récupérer le fichier Excel pré-rempli pour les relevés de compteurs, puis comment importer les données lorsque le fichier EXCEL des consommations sera rempli avec des date de relevé et de l'index de fin figurant sur chaque compteur.

Récupérer le fichier EXCEL pré-rempli pour le relevé des index de compteur des copropriétaires

Pour télécharger le fichier qui contient toutes les informations pour faire le relevé des index de compteur :

Aller dans l'onglet COPROPRIETE puis dans le menu SAISIE DES CONSOMMATIONS.

Les zones qui apparaissent ici sont :

La possibilité d'éditer et imprimer la liste des relevés des compteurs détaillés par copropriétaires
La possibilité d'exporter les consommations au format EXCEL ou bien la liste des compteurs à des fins de saisie des relevés -> c'est ce qui nous interesse ici.
Pour importer les relevés que vous venez de réaliser à partir d'un fichier EXCEL (nous verrons cela plus loin)
Pour sélectionner l'exercice comptable concerné par le relevé.

Cliquer sur le menu EXPORTER pour afficher le choix du fichier à télécharger.

Sélectionner le fichier d'aide EXCEL pour réaliser les relevés de compteur

Faire le choix du fichier EXCEL qui sera affiché. Ici nous allons sélectionner le « TABLEAU D'AIDE A LA SAISIE ».

ce bouton permet d'afficher un tableau EXCEL avec les éléments des relevés antérieurs
ce bouton pour afficher le tableau d'aide à la saisie du relevé des compteurs qui nous interesse ici

Présentation du fichier excel pré-rempli des données des compteurs des copropriétaires

Ce fichier pré-rempli permet de voir la liste des données existantes relatives aux compteurs installés dans la copropriété:

Nom du copropriétaire
n° du compteur
n° du lot correspondant
Date de l'ancien relevé de l'index
Index de l'ancien relevé

On aperçoit que les compteurs sont regroupés par type de compteur (ici Eau chaude, et Eau froide)

A partir de ce fichier, il restera au gestionnaire à remplir le fichier des données manquantes, c'est à dire le nouveau relevé des index de chaque compteur.

Les colonnes 8 et 9 sont facultatives

Fichier des relevés de compteur rempli par le syndic de copropriété

Importation des données des compteurs d'eau des copropriétaires

Cliquer sur le bouton n°3 de l'image ci-dessus.

Apparaissent 2 icônes EXCEL.

5 - pour un copier/coller d'un tableau EXCEL (plus simple)

6 - pour le téléchargement de votre fichier EXCEL

L'interface d'importation des données s'ouvre

Sélectionner les données des compteurs d'eau avec la souris

Sélectionner avec la souris toute la zone à partir de la 2ème ligne (ne pas sélectionner la 2ère ligne qui contient les entêtes de colonnes).

Vous pouvez sélectionner les entêtes des types de compteurs, elles ne seront pas prises en compte lors de l'intégration des données des compteurs d'eau.

Dans l'image ci-dessous on aperçoit en vert la zone qui a été sélectionnée avec la souris.

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Différence relevés eau et compteur général

Ecart consommations eau des propriétaires et la consommation totale

Bonjour,
Dans les consommations eau l'ensemble des propriétaires ont consommés 1006 m3 et la consommation totale est de 1054 m3; ou puis je retrouver la différence de 48 m3 qui doit être répartie au1/14e ?
Merci
Cordialement
AFRB
Explication consommation l'eau relevé de charges

Nous avons reçu une demande d'explications concernant l'eau sur les postes eau

Bonjour,
Nous avons reçu une demande d'explications concernant l'eau sur les postes eau.
Pouvez-vous nous transmettre l'explication à donner au Commissaire aux comptes pour ce double poste.
Sachant que lors de l'exercice précédent nous avions réparti l'eau aux tantièmes et non à la conso individuelle et que cette année nous avons réparti l'eau de la conso individuelle de deux années.
Vous trouverez en pièce jointe l'email du Commissaire aux comptes et le relevé général des dépenses 2018.
Vous en remerciant par avance et restant dans l'attente de vous lire.
Cordialement.
Marie LL
Consommation d'eau facturée dans la copropriété et dépenses liées

Consommation d'eau facturée dans la copropriété et dépenses liées

Bonjour,
J ai actuellement une externalisation en cours dans vos services ... !

Je me suis penché sur le logiciel, et j aimerais avoir des explications car je ne vois pas comment je vais faire au sujet de la facturation de l'eau ! Je m'explique :

Nous possédons un compteur Général sur lequel la compagnie des eaux nous facture , et nous avons 11 compteurs divisionnaires.. nous avons aussi un adoucisseur d eau pour lequel nous n avons pas de compteur , tout ça pour vous dire , que j ai une grosse différence entre le cumul des compteurs divisionnaire et le compteur General de l’ordre de mémoire de 10 % de la consommation totale, votre logiciel facture deux fois l eau si j ai bien compris au moment de l appel de fond ... Actuellement j utilisais un logiciel qui me calculait en fonction de la consommation de chaque appartement et les personnes trouvaient déja que la facture d eau etait très élévée , j ose pas imaginer lorsque je vais utiliser votre logiciel qui va leur réclamer deux fois le montant !!! De plus si j ai bien compris il répartit dans mon cas l eau consommé par l adoucisseur selon les tantièmes ou de façon égalitaire ce que je ne souhaite pas ! De plus la facture de sel pour l adoucisseur ,je souhaiterai qu'elle soit repartie en fonction de la consommation d eau de chaque appartement et non d une façon égalitaire ou en tantième ... et la encore je ne sais pas comment faire !

Merci pour toutes ces précisions ..

Bonne journée..

Cordialement

facturation de l'eau se fait en fonction de vos usages

Sur VILOGI la facturation de l'eau se fait en fonction de vos usages, à partir des relevés des index de compteur.

Il faut distinguer les dépenses d''eau en tant que FLUIDE et les dépenses d'entretien ou de chauffage de l'eau qui sont répartis à part.

Pour l'EAU :

L'ensemble des relevés de compteurs = la consommation globale de la copropriété exemple 1000m3.

Le prestataire facture 1200m3 car il y a des consos pour l'arrosage des pelouse (ceci est un exemple) ce que nous apellons les COMMUNS--> consommation de l'adoucisseur inclus pour un montant total de 5000€. Cette facture est payée par la copropriété et répartie comme les autres dépenses sur une clé à définir (le logiciel permet de calculer une clé à partir des consommation de l'exercice précédent).

Le prix unitaire qui sera facturé aux copropriétaires pour leur consommation = 5000€ / 1000m3 = 5€/m3.

Ceci permet d'inclure la consommation des communs dans la facturation de l'eau aux copropriétaires.

L'ensemble des éléments facturés aux copropriétaires vient en déduction des dépenses de la copropriété. Ce qu'"ils payent d'un coté, ils le récupère de l'autre.

Si les années précédentes ils n'étaient facturés qu'une seule fois, cela ne devrait rien changer si maintenant la facturation est répartie en 2 fois.

Par ailleurs, les copropriétaires ne verront pas la facturation individuelle d'eau avant la fin de l'exercice, car cette consommation figurera sur leurs relevés individuels de dépenses...

Pour les dépenses liées à la production et à l'entretien de l''eau, il y a lieu des les enregistrer comme toutes autres dépenses à la charge de la copropriété avec la clé de consommation d'eau comme indiqué plus haut.

Il y aurait possibilité d'inclure le "cout" de ces dépenses de le prix unitaire de l'eau, mais cela augmentera fortement le prix du m3 au désagrément et l'incompréhension des copropriétaires (tout est trop chers!).

Lorsque vous facturez l'eau aux copropriétaires, le logiciel génère automatiquement une clé portant le n° 999 avec la date de la facturation.

Bon courage.
L'eau facturée n'apparait pas sur le compte du copropriétaire

L'eau facturée n'apparait pas sur le compte du copropriétaire

bonsoir
j'ai facturé l'eau à M Bxxxxxr mais cela n'apparait pas sur son relevé de compte, de plus son solde propriétaire ne correspond pas au solde de son relevé de charges?
cordialement
Facturer le chauffage aux copropriétaires

Facturer le chauffage aux copropriétaires à partir du rélevé du répartiteur de la copropriété

Bonjour (et toujours et encore merci)
Pour le chauffage : nous avons des répartiteurs par une société OCEA qui les relève en juin de chaque année.
Je reçois en septembre une liste détaillée avec la somme à régler par chaque propriétaire (somme que je mets sur le tableau des charges lors du bilan final) ainsi que la somme totale pour la résidence.
OCEA a besoin de l’électricité consommée pour la chaufferie, les factures de gaz de l’année et le gaz consommé pour chauffer l’eau.

L’ancien syndic nous faisait payer le gaz pour l’eau chaude également.
Si vous avez besoin de son mode de calcul, je peux vous en faire un exemple car c’est assez compliqué à expliquer sur un mail.
Mais peut etre n’en avez-vous pas besoin ?
1. Les propriétaires étant enregistrés grâce à vous (merci), comment dois je procéder pour leur attribuer un lot ?

2. Si je comprends bien pour chaque clé se décompose plusieurs postes de charges ?
Ce qui m’induit en erreur concerne les charges propriétaires et charges occupants…
Dans votre logiciel, est-il possible de bien différencier les deux et surtout l’expliquer et le détailler sur le bilan de fin d’année ?
Merci votre aide.
Cordialement

Les avantages des solutions en full web VILOGI

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Ecart consommations eau des propriétaires et la consommation totale

Nous avons reçu une demande d'explications concernant l'eau sur les postes eau

Consommation d'eau facturée dans la copropriété et dépenses liées

facturation de l'eau se fait en fonction de vos usages

L'eau facturée n'apparait pas sur le compte du copropriétaire

Facturer le chauffage aux copropriétaires à partir du rélevé du répartiteur de la copropriété