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Envoyer un courrier recommandé simple
Créer ses molèles de courrier pour du publipostage avec le logiciel syndic
- Paramétrer l'en tête et le pied de page de vos courriers
- Préparer un envoi de lettre simple du syndic
- Envoyer un courrier recommandé simple
- Envoyer le courrier PAR PUBLIPOSTAGE aux copropriétaires
- Configurer le LOGO du syndic sur les lettres adressées aux copropriétaires
- Filtrer le courrier à envoyer
- Sur l'onglet PARAMETRAGE
- Accéder à la rubrique PARAMETRES LETTRES TYPE
- Cliquer sur Gestion lettres types
Il est possible de créer une lettre-type soit :
- En partant d'un modèle déjà crée
- Si rien n'est encore crée, cliquer sur Création d'une nouvelle Lettre par défaut pour tout le monde
Dans l'espace qui s'ouvre, il est possible de saisir :
- Le titre de la lettre ( dans l'exemple," lettre vierge")
- La catégorie (dans l'exemple, "lettre simple")
Une barre d'outils de mise en forme du texte est présente : fonctions classiques de mise en caractères gras, italiques, souligné, de mise en couleur de la police, d'aperçu simultané du texte rédigé , etc...
Création de la lettre-type de la part du syndic de copropriété
Mais avant de rédiger, vous pourrez configurer les éléments de l'expéditeur (le syndic) et ceux du ou des destinataires copropriétaires
Mise en forme de l'expéditeur syndic et du destinataire copropriétaire
En cliquant sur "Données du Syndic", il est possible de sélectionner :
- Le nom
- L'adresse
- Le code postal
- La ville
- Le pays
- Le téléphone
- Le fax
- Le site web
- L'email
- Le numéro de Siret
- Le numéro d'APE
- La carte pro
Puis, cliquer sur CREATION DE LA LETTRE
Mise en forme de l'expéditeur syndic et du destinataire copropriétaire
Puis, refaire les mêmes sélections aux choix, sur les petits menus déroulants concernant :
- Les données de la copropriété
- Les données du destinataire
- Les autres données (titre de la lettre, date, etc)
La lettre-type est crée pour pour les prochains échanges avec les copropriétaires
En revenant sur la rubrique Gestion Lettres Types,
Il sera possible de sélectionner cette lettre-type à l'avenir en cliquant sur le menu déroulant :
Ici "Lettre Simple" - "Lettre vierge"
La lettre-type est crée pour pour les prochains échanges avec les copropriétaires
Envoi de la lettre rédigée aux copropriétaires
La lettre est prête à l'envoi en suivant la procédure classique d'envoi via :
- Onglet COPROPRIETE
- Rubrique CENTRE DE DIFFUSION
- Sélectionner " LETTRES" comme SUJET DE COMMUNICATION
- Cocher les copropriétaires destinataires de la lettre
- Saisir le sujet
- Rédiger le message
- Sélectionner la fonction avec ou sans accusé réception
- Possibilité de joindre un fichier dans l'espace dédié
- Cliquer sur ENREGISTRER
Envoi de la lettre rédigée aux copropriétaires
Choix du mode d'expédition de la lettre du syndic de copropriété
Choix du mode d'expédition de la lettre du syndic de copropriété
Plusieurs choix d'expédition :
- Envoi postal
- Remise en main propre
- Envoi par mail
- Envoi en lettre recommandée
Aperçu de la lettre avant impression et envoi aux copropriétaires
Aperçu de la lettre avant impression et envoi aux copropriétaires
Vérifier les crédits d'expédition de lettres recommandées
- Dans PARAMETRAGE
- Rubrique LETTRES RECOMMANDEES ELECTRONIQUES
Vérifier les crédits d'expédition de lettres recommandées
Courrier prêt à l'envoi avec crédit suffisant
Courrier prêt à l'envoi avec crédit suffisant
L'application mobile pour vos copropriétaires, vos locataires et vos bailleurs
Incluse dans votre forfait et sans supplément de prix, VILOGI met à la disposition de vos clients, copropriétaires, locataires et bailleur une application mobile universelle.
Paiement des appels de fonds ou des quittances de loyer en ligne, Participer à l'AG et voter de chez soi, avec son téléphone mobile, oui, c'est possible !...'
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Création de la lettre-type de la part du syndic de copropriété